Um dos principais objetivos da gestão de frotas é ter o controle total dos custos de manutenção da frota, custos com combustível, multas, motoristas e documentos e o planejamento de ações que permitam reduzir os custos operacionais da frota.
Por outro lado, além da redução de custos da frota, o gestor precisa também otimizar a sua operação, garantindo a disponibilidade dos veículos, atendimento dos serviços com qualidade, motivação da equipe e conformidade com as regulamentações necessárias.
Isso tudo, por sua vez, só pode ser alcançado através de uma gestão eficiente de frotas.
Para te ajudar com essa tarefa, vamos apresentar nesse artigo os 4 pilares da Gestão Eficiente de Frotas e ações que você pode realizar para fortalecer cada pilar.
O que é gestão de frotas?
Podemos afirmar, de forma resumida, que a gestão de frotas é o processo de administração de veículos comerciais utilizados por uma empresa.
Esse processo envolve a supervisão e a coordenação de todos os aspectos operacionais e estratégicos relacionados aos veículos, com o objetivo de maximizar a eficiência, a segurança e a produtividade.
Vale ressaltar que a gestão de frotas abrange várias atividades, como:
- Manutenção dos veículos;
- Controle de custos;
- Monitoramento de desempenho;
- Cumprimento das regulamentações;
- Implementação de tecnologias para otimizar operações.
Apesar de envolver um conjunto complexo de atividades e responsabilidades, esse setor pode levar a uma operação mais eficiente, segura e econômica, se for bem direcionada.
Sendo que a implementação de tecnologias avançadas e práticas de gestão modernas é essencial para enfrentar os desafios e aproveitar as oportunidades na administração de frotas.
A importância de uma gestão de frotas eficiente
A gestão eficaz de frotas permite otimizar rotas, reduzir o tempo de inatividade e maximizar a utilização dos veículos, o que resulta em operações mais eficientes.
Com o monitoramento constante e a análise de dados, é possível identificar e implementar estratégias para reduzir custos operacionais. Além da adoção de práticas de segurança e a manutenção regular dos veículos ajudam a prevenir acidentes como também é importante implementar práticas que priorizem a redução do consumo de combustível e a emissão de poluentes contribui para a sustentabilidade ambiental.
Assim, com o auxílio da tecnologia e uma boa gestão, as tomadas de decisões são mais assertivas e a gestão de frota é ainda mais eficiente.
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4 Pilares da gestão de frotas eficiente
Confira 4 pilares essenciais para uma gestão de frotas eficiente.
1. Segurança
De acordo com o Observatório de Segurança Viária, 90% dos acidentes de trânsito são provocados por falha humana. Já o Ministério da Infraestrutura evidencia que 50% dos acidentes são provocados por imprudência dos motoristas.
Muitos gestores ficam muito mais preocupados com roubo de carga do que com o modo de condução do seu motorista, porém, segundo a Associação de Gestão de Despesas de Veículos, acidentes envolvendo caminhões podem ser até 12 vezes mais custos do que roubo de carga nas estradas.
Por isso, o pilar fundamental da gestão de frotas é o pilar da segurança e o gestor de frotas deve garantir que a sua equipe está seguindo as regras de direção segura.
Primeiramente, deve ser construído dentro da empresa uma política de gestão de frotas, na qual será apresentado o modo correto e seguro de condução veicular.
As regras de limite de velocidade por via, condições climáticas, tipo e peso da carga transportada devem ser claramente comunicadas aos motoristas. Além disso, os motoristas devem ser treinados em técnicas de direção defensiva e eficiente, como, rodar com o RPM ideal, dirigir sempre com o veículo engatado, manter a velocidade constante sempre que possível, evitar curvas, acelerações e frenagens bruscas e não manter o veículo parado e ligado a menos que seja extremamente necessário.
Para avaliar e garantir que os motoristas estão cumprindo com as regras estabelecidas na política de gestão de frotas da empresa algumas ferramentas são muito importantes para o gestor de frotas.
Monitoramento de frotas
O monitoramento da frota em tempo real, através de tecnologias de rastreamento veicular, permite ao gestor de frotas acompanhar a sua operação em tempo real, bem como, avaliar todo o histórico operacional do veículo. Essa tecnologia permite avaliação de todo o histórico de viagens realizadas, pontos de parada, paradas com motor ligado, quilometragem percorrida, ociosidade da frota e outros indicadores.
Telemetria veicular
A telemetria veicular permite ao gestor a captação de dados do veículo como RPM, temperatura do motor, direção na banguela, velocidade, aceleração, curva e frenagem brusca para que assim ele possa analisar se o motorista está seguindo as regras estabelecidas.
Ranking de motoristas
A partir dos dados de telemetria veicular o gestor pode elaborar um ranking dos motoristas para premiar os melhores e efetuar treinamento com os que apresentam piores resultados. Além disso, ele pode acompanhar a performance histórica de cada motorista e verificar se os treinamentos estão apresentando os resultados desejados.
Checklist de saída
O checklist de saída do veículo é uma ferramenta de manutenção que traz grandes resultados de segurança. Com o checklist o motorista irá, sempre, verificar a integridade e conformidade da série de itens listados, evitando que o veículo saia da garagem para o serviço com algum problema. Itens como pressão do pneu, funcionamento de luzes, nível de óleo, quilometragem do veículo, presença de extintor de incêndio estão entre alguns dos parâmetros analisados.
2. Controle de custos
Custos é sempre uma das maiores preocupações dentro de qualquer empresa. Reduzir custos é sempre um dos principais objetivos. Por isso, o controle de custos da frota é um dos pilares para a gestão eficiente.
Para controlar o custo da frota é fundamental que o gestor tenha o controle e registro completo de todo o histórico de informações. A partir desses dados ele poderá analisar tendências de quebra de veículos, desvios de custos, desvios de eficiência do veículo entre outras coisas para que ele entenda a causa de cada problema e elabore planos de ação para a redução dos custos.
Toda estrutura de custos é divida em dois grupos: custos variáveis e fixos.
Os principais custos fixos de uma frota são
- Salário dos motoristas e assistentes;
- Depreciação veicular;
- Seguro veicular ou seguro de carga;
- Documentos e licenças do veículo;
- Sistema de gestão de frotas;
Os principais custos variáveis de uma frota são
- Custo com combustível;
- Custo com manutenção;
- Custo com pneus;
- Hora extra de motoristas e assistentes;
Com base no registro de informações históricas desses itens gere indicadores de custo para a sua frota, acompanhe periodicamente e trace um plano de ação em caso de desvio. Nesse sentido, os softwares de gestão de frotas são grandes aliados dos gestores, pois eles permitem a coleta e armazenamento dos dados para uma posterior análise e auxílio na tomada de decisão.
3. Eficiência
O pilar da eficiência tem como objetivo melhorar os indicadores operacionais e de custos da frota.
O custo por quilômetro é um dos principais indicadores de eficiência da frota, pois leva em consideração todos os custos, variáveis e fixos, e os relaciona a quilometragem percorrida para a execução dos serviços.
A utilização sistemas de monitoramento de frotas, telemetria veicular para o controle do modo de condução do motorista, criação de planos de manutenção preventiva, controle de multas, otimização de rotas, otimização do tamanho de frota e análise de terceirização da frota são algumas das principais ações que podem ser tomadas nesse pilar.
4. Conformidade
Não menos importante do que os demais pilares é a conformidade dos veículos com a legislação.
É fundamental garantir que todos os motoristas estão com a CNH válida e apresentam os cursos necessários para o transporte da carga.
Com relação ao veículo, é importante garantir que o seguro, sistema de rastreamento veicular e de carga, licenças de transporte e documentação estão em conformidade com as necessidades operacionais da empresa.
Além disso, é importante garantir através do checklist de saída do veículo que ele sempre saí da garagem com todos os requisitos de viagem cumpridos.
Assim, evita-se multas, ociosidade veicular, acidentes e a apreensão do veículo durante a viagem.
Outro ponto fundamental da conformidade é a garantia de seguimento da Lei do Motorista – Lei Nº 13.103, de 2 de Março de 2015. Para um gestor de frota é fundamental o conhecimento dos aspectos da lei para garantir que todos os direitos e deveres do motorista sejam respeitados, de modo a evitar que a empresa seja processada na Justiça do Trabalho.
Nesse sentido, o sistema de controle da jornada do motorista é a tecnologia principal para o gestor de frotas obter de maneira confiável as informações para a criação do diário de bordo do motorista.
Através da captação de dados do veículo, análise de pontos de parada, rotas, duração de viagens, identificação do motorista, a plataforma permite o preenchimento automático da jornada de trabalho do fornecendo informações com maior precisão e confiabilidade, evitando portanto erros de preenchimento, fraudes e processos trabalhistas.
Outros fatores que contribuem para uma gestão de frotas eficiente
Além dos pilares citados acima, confira outros fators que também contribuem para uma gestão de frotas eficiente.
Os veículos
Os veículos da sua frota são uma das suas principais prioridades. Sua estratégia de planejamento precisa incluir planos para os tipos de veículos que você possui, o número que você precisa e a maneira como você os manterá.
Ao selecionar os veículos, você deve considerar vários fatores, incluindo o tamanho e a capacidade de carga, o tipo de combustível, a eficiência do combustível e as emissões.
Além disso, o tipo de trabalho realizado pela frota deve ser considerado. O veículo que funciona melhor para uma frota urbana não será o mesmo veículo escolhido por um provedor de serviços que atende vários municípios na zona rural.
Os gerentes também devem considerar a vida útil do veículo e o plano de substituição.
Se esse plano incluirá ou não veículos elétricos também deve ser levado em consideração, pois o custo do combustível continua aumentando.
Cronograma de substituição
Sua frota precisa de um plano estabelecido para quando os veículos serão substituídos, e esse plano deve ser delineado e ajustado toda vez que você trouxer um novo veículo para a frota.
O cronograma de substituição precisa equilibrar seus custos de substituição com os custos de manutenção de um veículo mais antigo ou desatualizado. Antes da recessão, muitas frotas tinham uma regra prática padrão de substituir veículos a cada três anos, mas orçamentos apertados forçaram algumas mudanças. As médias estão mais próximas de 4 a 5 anos.
As políticas de substituição de sua frota podem variar de acordo com suas necessidades e orçamentos, mas você precisa ter um plano. Deixar de planejar te deixará em uma situação em que você não terá dinheiro quando um veículo não for mais utilizável.
Eficiência energética
A eficiência está se tornando cada vez mais importante para as frotas, pois as empresas têm um desejo maior de “tornar-se verde” e os custos de combustível continuam sendo problemáticos para orçamentos apertados.
As estratégias de planejamento precisam incluir diretrizes claras sobre como otimizar a eficiência da frota, com um objetivo de longo prazo de reduzir as emissões e melhorar a economia de combustível em toda a frota.
As estratégias de eficiência podem incluir:
- Adicionando veículos elétricos ou de combustível alternativo à frota.
- Usando uma estratégia de compartilhamento de carros para motoristas.
- Empregar um melhor planejamento de rotas para reduzir a quilometragem da viagem.
- Adicionando incentivos para motoristas que reduzem a quilometragem.
- Treinar os motoristas para usar estratégias de direção com economia de combustível.
- Usando a Telemetria para monitorar o comportamento do motorista.
Melhor colaboração entre os setores
Para que uma frota funcione da maneira mais eficaz possível, ela precisa trabalhar em conjunto com outros setores da empresa. O gestor de frota precisa ser capaz de colaborar com recursos humanos, marketing, gestão e departamento financeiro para tomar decisões eficazes que apoiem o negócio como um todo.
A colaboração garante que os fundos estejam disponíveis para manutenção e substituição quando forem necessários. Sua estratégia de planejamento precisa incluir diretrizes claras para essa colaboração para garantir que o gerente de frota mantenha o controle necessário sobre a frota e, ao mesmo tempo, estabeleça uma cultura de comunicação com outros departamentos.
Ao criar uma estratégia de planejamento para sua frota, considere tanto suas necessidades e prioridades atuais quanto as do futuro. Manter essas quatro prioridades de planejamento em mente o ajudará a criar um plano sustentável e eficaz.
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