Primeiros passos para iniciar a Gestão de Frota

Você olhou para a forma como a sua frota é gerida hoje e entendeu que é preciso mudar o direcionamento rumo a uma gestão mais eficiente? Se é por isso que você procurou esse texto então, parabéns! É possível que você seja novo no setor, ou que a empresa tenha feito um novo investimento aumentando o volume de trabalho e a complexidade em consequência. Independente do motivo buscamos aqui organizar algumas ações primárias para que você possa caminhar em direção a uma gestão mais simplificada e enxuta. Sugerimos que antes de pensar em ferramentas e processos para a melhoria da gestão que o seu primeiro passo seja a definição da sua torre de controle logístico. O conceito de torre de controle já foi explorado em outros textos nossos e se quiser se aprofundar, vale conferir! Para definir os elementos que compõem a torre é preciso entender quais dessas camadas fazem parte dela: sua empresa é responsável pelos abastecimentos dos veículos? E as manutenções, estão a cargo da sua empresa? (é comum em contratos de aluguel que as manutenções não façam parte do contrato) Você tem a necessidade de criar rotas previamente à operação? Sua operação envolve motoristas próprios ou terceiros? A performance deles é relevante para a empresa? Justifica monitorá-los? Essas são apenas algumas perguntas para começar o mapeamento das suas necessidades em relação à gestão de frotas. Vamos então sugerir alguns passos a tomar dentro das principais verticais que vão lhe ajudar a rapidamente iniciar um processo sustentável de controle dos ativos. **1. Gestão de Combustíveis** Se a sua empresa é a responsável pela aquisição ou realização dos abastecimentos é fundamental que essa etapa esteja bem monitorada, custos com combustíveis são um dos principais contribuintes para a formação dos gastos mensais com a frota, junto com manutenção e pneus chegam a 76% do montante. Sendo uma fonte de magnitude tão relevante é fundamental que os menores desvios sejam medidos e controlados. Uma excelente forma de realizar isso é registrando todos os abastecimentos feitos, tenham sido eles realizados dentro da empresa (em casos onde existe um tanque interno), ou fora da empresa. **2. Gestão de Manutenções** Se você já passou pelo problema de ter um veículo frequentemente apresentando falhas, ou já foi pego de surpresa com o mal funcionamento completamente não esperado, então você tem noção de como faz diferença exercer um controle rígido de manutenções, principalmente das preventivas. Opte por uma solução que vai te alertar no momento exato de realizar cada serviço, nesse ponto a digitalização é uma parceira excelente e muito mais eficaz do que o uso de planilhas ou de registros físicos em papel. **3. Telemetria** Você pensa ainda pensa que rastreamento e monitoramento são a mesma coisa? Caso sim, então esse é um ponto que definitivamente precisa ser olhado com mais cuidado. O rastreamento é uma solução extremamente difundida na gestão de frotas, porém, limitar-se à informação de posição do veículo é muito pouco quando pode-se ter acesso à uma gama enorme de dados como: sensores (abertura e fechamento de portas, acionamento de para-brisas), reconhecimento dos motoristas, dados de telemetria como aceleração e frenagem bruscas e muito mais. Caso sua empresa já faça uso de um solução simples e tradicional de rastreamento aproveite esse momento para reavaliar e buscar investir em soluções robustas e que estejam interessadas na sua frota de forma mais integral. **4. Integrações** Se você hoje já faz uso de soluções como: cartões de abastecimento, roteirizadores, ERPs ou outros sistemas, é possível que você não deseje se desfazer deles ao iniciar um processo de organização do setor, e na maioria dos casos nem é indicado que se abra mão de soluções que já tem trazido resultado e já são dominadas pela equipe. No entanto, o que não se pode abrir mão é que essas soluções dialoguem e para isso nada melhor do que um produto que tenha essa característica de ser integrador. **Outros custos** Alguns custos que você precisa prestar atenção para manter a sua gestão enxuta e bem gerida são custos com multas, pedágio e horas extras. Esses custos precisam ser devidamente registrados, a fim de identificar desvios e riscos à operação. Você como gestor precisa ter a autonomia de avaliar quais desses itens dizem realmente respeito à sua realidade, mas, é muito importante que ao iniciar esse processo você busque uma ferramenta que tenha a capacidade de centralizar essas informações e de oferecer uma gestão muito mais robusta, economizando tempo com geração de relatórios e cruzamento de informações. A Infleet desenvolve soluções com tecnologia de ponta para simplificar a gestão da sua frota. Nos deixe saber como podemos lhe ajudar nesse processo, nosso time comercial está pronto para auxiliar você a superar seus desafios do dia a dia.

Controle de portaria: aprenda a fazer o controle de entrada e saída de veículos

Ter processos de gestão que guiem o controle de frotas é fundamental para uma gestão de frotas bem sucedida. Ter o controle desses processos estabelecidos é o segundo passo para que a eficiência máxima da gestão seja alcançada, trazendo resultados positivos para a empresa. O controle e acompanhamento dos processos garantem um melhor acompanhamento dos principais indicadores de frotas, mais informações e maior embasamento para a tomada de decisões. Ter o controle dos processos de gestão de frotas é fundamental para garantir a eficiênica operacional, custos e segurança. Um dos processos que precisam ser gerenciados é o processo de entrada e saída de veículos, conhecido também como controle de portaria. **O QUE É O CONTROLE DE PORTARIA - ENTRADA E SAÍDA DE VEÍCULOS** O controle de portaria é algo bastante simples. Ele consiste no monitoramento da entrada e saída de veículos na garagem da empresa, controlando assim o seu uso diário. Isso é feito por meio do registro diário da data e hora de entrada e saída do veículo, registrando a sua placa, km, motorista e outras informações que possam ser pertinentes. Independente da quantidade de veículos da frota e do tipo de ferramenta que será utilizada, um sistema ou um registro manual em planilha, o gestor de frotas deve saber em todos os dias os veículos que saíram da sua garagem, qual era o motorista, quais as condições do veículo no momento da saída e quais as condições do veículo no momento do retorno. **POR QUE FAZER O CONTROLE DE PORTARIA - ENTRADA E SAÍDA DE VEÍCULOS** Monitorar a entrada e saída de veículos é uma excelente forma de obter informações para a gestão de frotas. O gestor de frotas irá entender bem como funciona o fluxo de caminhões da sua empresa, realizar o controle de quilometragem (essencial para o controle de manutenções, principalmente as preventivas) e controlar incidentes externos como uma avaria. Esse controle irá gerar transparência, gerando visibilidade para a prevenção de danos, agendamento de serviços de manutenção, identificação de motoristas responsáveis por multas e outros fatores. Os principais benefícios do controle de portaria são: * controle de quilometragem * identificação do condutor em caso de danos , multas e avarias ao veículo * controle de manutenções preventivas e corretivas * identificação de gargalos no processo logístico * controle de uso dos veículos * redução de custos Um exemplo de transparência que pode ser obtida através do controle de portaria é: sabendo do horário de saída e chegada dos veículos, o gestor de frotas pode verificar se ele está demorando muito para realizar a carga/descaga. Identificando esse gargalo ele pode então buscar entender o motivo para isso, que pode ser atraso na emissão de um documento necessário para a liberação do veículo, dificuldade em organizar a carga no baú ou encontrar a carga no estoque. Diante da identificação da causa do atraso, ele poderá otimizar a sua operação reduzindo os tempos de espera e desperdícios. **COMO FAZER O CONTROLE DE PORTARIA - ENTRADA E SAÍDA DE VEÍCULOS** O controle de portaria pode ser feito da maneira mais básica, com planilha e registros manuais de quais veículos entraram e saíram da empresa, com controle de data, hora, quilometragem, motorista e registro de avarias. Porém, a melhor forma de garantir um excelente processo de gestão de frotas é utilizando ferramentas que automatizem o processo de portaria e o conectem com outros processos como o de controle de multas e manutenções. Os pontos básicos a serem analisados em um controle de portaria são: * O controle deve ser feito diariamente * Deve ser feito o registro de informações básicas do veículo como quilometragem * Deve ser registrado o motorista responsável * Deve estar atrelado a um checklist de avarias para controlar o estado do veículo Essas são as informações básicas, outras informações mais completas, relacionados ao tipo de operação podem ser analisadas, como peso na saída e no retorno, rota que será realizada, carga transportada, etc. Um ponto fundamental, como em qualquer outro processo, é: tenha cuidado com o registro das informações. Registrar informações incorretas ou imprecisas é pior do que não ter informação. **FERRAMENTAS QUE AUXILIAM O CONTROLE DE PORTARIA - ENTRADA E SAÍDA DE VEÍCULOS** Alguns sistemas são fundamentais para auxiliar o gestor nessa atividade de controle de portaria. O primeiro, mais simples e comumente usado é o sistema de rastreamento veicular. O sistema de rastreamento veicular fornecerá ao gestor de maneira automática o horário de saída, chegada, quilometragem percorrida no dia, odômetro de saída e chegada do veículo. Além disso, em casos em que são usados cartões RFID ou leitores Ibutton para identificação do motorista, o sistema de rastreamento também permitirá a identificação automática do motorista responsável pelo veículo em um determinado dia. Uma segunda ferramenta essencial no controle de portaria é o checklist de saída e chegada do veículo. Com um aplicativo de checklist o motorista irá registrar todas as principais informações do carro antes de sair e assim que retornar, inclusive registrando avarias, tirando fotos e garantindo a conformidade com itens de segurança. Essa ferramenta ajudará a identificar o responsável por uma determinada avaria, como uma batida ou arranhão, e também ajuda a garantir que o veículo irá sair sempre dentro do padrão de controle de segurança. Você pode customizar o checklist para incluir itens como verificação do cinto de segurança, extintor de incêndio, pressão dos pneus e pressão e estado do pneu reserva. Isso ajuda a evitar problemas na estrada, melhora o consumo de combustível e aumenta a segurança operacional. Todas essas informações podem estar conectadas a um sistema de gestão de frotas, no qual é aberta uma solicitação de serviço de manutenção ou indica a necessidade de realização de uma manutenção preventiva a partir da indicação de uma avaria ou atualização da quilometragem.

Como identificar o momento certo pra vender um veículo da frota?

Se você é responsável pela gestão de uma frota automotiva, e ainda não precisou lidar com a necessidade de substituir um veículo da frota, pode ter certeza que esse momento certamente virá. Ativos são vendidos por diversos motivos que podem ser aparentes como o desgaste sofrido por uma carcaça, ou mais sutis como um consumo crescente de combustível que justifica o investimento em uma opção mais econômica. É preciso, portanto, prestar atenção aos principais indicadores que apontam para a necessidade de renovação da frota. Vamos listar aqui alguns dos principais gatilhos que devem chamar a sua atenção para a necessidade de atualizar a sua frota. **1. Economia de combustível** Para entender a curva de consumo dos seus veículos é muito importante que exista um alinhamento e unificação nos registros, como por exemplo através de uma plataforma que não só concentre todos os dados de abastecimento, mas que também permita identificar a curva de custo por tempo desses abastecimentos por ativo. É normal que um automóvel com mais tempo de uso apresente uma redução na sua autonomia, o que é preciso observar é se no tempo (e esse tempo depende do tipo de função que o veículo executa) o custo extra gerado por essa perda de autonomia é competitivo com a diferença de preço para um modelo mais novo e mais econômico. **** **2. Padronização** A padronização pode ser um fator importante a ser levado em conta, ela implica uma maior facilidade na realização de manutenções, por simplificar o processo de obtenção de peças e concentrar em uma única marca as prestações de serviço, o que inclusive pode ajudar na negociação de condições mais amigáveis de pagamento. Outra vantagem da padronização está na facilidade em comparar a performance dos condutores, evitando que possa ser usada como justificativa a hipótese de que um determinado veículo é mais performático que outro. **3. Custo crescente com manutenções** É sempre muito importante prestar atenção na forma como as manutenções tem consumido o tempo de rodagem da sua frota e o capital da sua empresa. Quando pensamos na substituição dos veículos é interessante analisar se o valor que é gasto com os serviços de manutenção em um ano é superior a 10% a 20% do custo de venda desse ativo, caso a resposta seja sim faz sentido considerar a venda do veículo. **4. Ociosidade** Uma frota ociosa significa um capital imobilizado que não gera retorno, esse é um cenário excelente para praticar economias, entre as economias é possível pensar na redução ou readequação da frota, talvez um certo veículo esteja ocioso pois o perfil de uso da frota mudou e ele não se encaixa mais tão bem, ou mesmo porque ações de melhoria de processo surtiram efeito e hoje a frota exige menos ativos para operar. Seja qual for a hipótese é sempre interessante se questionar se a quantidade de automóveis disponibilizados realmente é condizente com a demanda atendida pela frota. Esses são apenas os pontos que entendemos como sendo os principais, porém não precisa se limitar a eles, cada empresa tem a sua realidade individual e deve interpretá-la e tomar as medidas necessárias para tal. Nossa sugestão é que essas medidas sejam sempre apoiadas em dados seguros e devidamente interpretados, para isso é fundamental o uso da solução correta de gestão de frotas, o uso de um software completo lhe dará a segurança necessária para escolher pela mudança ou não de um ativo ou de um grupo de ativos da sua frota. A Infleet desenvolve soluções de software para a gestão de frotas com tecnologia de ponta, se você deseja conhecer um pouco mais sobre como podemos transformar a sua gestão então deixa a nossa equipe comercial saber um pouco mais a respeito dos desafios seus e da sua empresa, você pode já iniciar um teste gratuito do nosso produto e comprovar a economia e o aumento de produtividade na sua gestão.