Como calcular o custo operacional de um veículo?

A Fundação Dom Cabral, em pesquisa “Custos Logísticos”, identificou que mais de 12% do faturamento das empresas é direcionado ao seu centro de logística. O custo operacional de um veículo é alto. Quem trabalha na área de logística e transporte sabe muito bem o alto custo relacionado ao transporte rodoviário de carga e o constante desafio vivido pelos gestores na busca pela redução de custos. Entretanto, para conseguir reduzir o custo operacional de um veículo é necessário que o gestor compreenda primeiro o que compõe esse custo. Para te ajudar com essa tarefa vamos apresentar como calcular o custo operacional de um veículo. **PASSO A PASSO PARA O CÁLCULO DO CUSTO OPERACIONAL DE UM VEÍCULO** O processo para o cálculo do custo operacional de um veículo de um veículo será dividido em três passos: 1. Definição dos itens que compõe o custo operacional do veículo 2. Classificação em custos fixos e variáveis 3. Cálculo do custo de cada item **ITENS QUE COMPÕE O CUSTO OPERACIONAL DE UM VEÍCULO** Os custos operacionais de um veículo são todos os custos envolvendo a compra e manutenção do veículo, bem como os custos decorrentes das viagens. Os principais itens de custo de um veículo, seja ele leve ou um caminhão são: * Depreciação; * Manutenção; * Combustível; * Lubrificante; * Pneus; * Salário e encargos do motorista; * Hora extra do motorista; * Licenciamento; * Seguro; * Pedágio; * Sistema de gestão de frotas; * Lavagem; * Custo de oportunidade; * Despesas administrativo; O gestor deve ficar atento às particularidades da sua operação, para avaliar se existe mais algum custo necessário para garantir a vida útil do veículo e a realização de uma viagem. As despesas administrativas não devem ser esquecidas e merece muito cuidado já que é um gasto indireto. Ele corresponde à despesa do pessoal administrativo, como por exemplo o gestor de frotas e assistente de logística e ferramentas de gestão utilizadas para a gestão de frotas. Essa despesa deve ser dividida pela quantidade de veículos para saber o valor da despesa administrativa por veículo. Entretanto, você deve ficar atento ao fato de que ao vender um veículo a sua despesa administrativa não irá reduzir, pois a divisão por veículo é apenas um método de rateio para a análise do custo operacional de um veículo da frota. **CLASSIFICAÇÃO EM CUSTOS FIXOS E VARIÁVEIS** Os custos variáveis de um veículo são todos aqueles que estão diretamente relacionados com a quilometragem percorrida, por exemplo, pneus, combustível, lubrificante, custo administrativo. Os custos fixos de um veículo são aqueles que serão pagos independentemente da quantidade de quilômetros percorridos pelo veículo em um mês, por exemplo, seguro, licenciamento, salário do motorista, sistema de gestão de frotas, depreciação.  Fonte: [Gestão de custos logísticos na cadeia de suprimentos: um estudo sobre o custo de transporte de cargas (Marcos Livato e Alexandre Souza).](http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2010_TN_STO_113_741_15862.pdf) Caso a sua empresa possua uma oficina própria, o custo do salário e encargos do mecânico será um custo fixo enquanto que o custo com as peças utilizadas para os serviços de manutenção será um custo variável. **** **DETERMINAÇÃO DO CUSTO DE CADA ITEM** Nesse ponto é necessário calcular o custo unitário de cada item listado anteriormente, para que você possa somá-los ao final e então obter o custo operacional de cada veículo da sua frota. O custo anual de seguros e licenciamentos pode ser dividido por 12 para ser avaliado em uma base mensal. Enquanto que, como comentado, as despesas administrativas mensais podem ser divididas pelo número de veículos para a realização do rateio. Roberto Vatan Santos apresenta um exemplo prático de cálculo de custos unitários e do custo operacional de um veículo no seu artigo: [Custos operacionais e formação de preço de frete no transporte rodoviário de cargas um estudo de caso.](http://www.guiadotrc.com.br/arquivos/?arquivo=Custosoperacionais_formacao.pdf&name=Custos+operacionais+e+forma%C3%A7%C3%A3o+de+pre%C3%A7o+de+frete+no+transporte+rodovi%C3%A1rio+de+cargas+um+estudo+de+caso&utm_source=blog&utm_campaign=rc_blogpost) Ao final da análise do custo operacional você poderá identificar os itens que mais contribuem para o custo de um veículo, analisando o gráfico de contribuição de cada item de custo.  Fonte: [Mercedes-benz.](https://m.mercedes-benz.com.br/resources/files/documentos/caminhoes/TCO/treinamento-calculadora-TCO_v3.pdf) **CONCLUSÃO** Entender o custo operacional do veículo é o primeiro passo para gerar ações que permitam a redução de custos de uma frota. O gestor que não sabe os itens de custo da sua frota e a participação contributiva de cada um desses itens para a sua frota não terá como reduzir esses custos de maneira efetiva. Além disso, o cálculo do custo operacional de um veículo é o primeiro passo para a determinação de alguns indicadores importantes como por exemplo, [o cálculo do custo por quilômetro do veículo. ](https://infleet.com.br/blog/como-calcular-o-custo-por-quilometro-rodado-gestao-frota-caminhao) Para empresas que trabalham com distribuição ou frete o custo por quilômetro é um importante parâmetro para a precificação do frete ou para a avaliação econômica da inclusão de um determinado pedido em uma rota de entrega. Você não quer colocar em uma rota de entrega um pedido que aumente o custo da rota mais do que a receita do pedido. Por fim, uma última dica. Use a tecnologia, ela te ajudará a ter uma [gestão de frotas eficiente.](https://infleet.com.br/blog/frota-de-caminhao-dicas-para-a-gestao-eficiente) A tecnologia é a grande amiga do gestor de frotas para avaliação dos custos e para a elaboração de medidas que irão auxiliar na [redução dos custos operacionais.](https://infleet.com.br/blog/5-dicas-para-reduzir-custos-com-a-sua-frota-gestao-transportes) Sistemas de controle de abastecimento, manutenções, monitoramento e rastreamento veicular além de sistemas de telemetria permitirão ao gestor ter uma visão completa e em tempo real da sua operação, além de dados e registros históricos que permitirão a análise de informações e tomada de decisão mais assertiva. Cada empresa deve utilizar o sistema de gestão de frotas que mais se adequa a sua realidade e ao tamanho da sua operação, porém saiba que esse é um investimento cujo retorno é certo. O sistema de gestão de controle de combustível e abastecimentos permitem identificar desvios e controlar consumo pois analisa todas as informações de registros de abastecimentos, média dos veículos, litros consumidos, valor gasto por mês, por tipo de combustível e por posto. O sistema de gestão de manutenção permitirá ao gestor ter o controle total dos custos, saber quando cada peça foi trocada ou serviço realizado. O sistema de gestão de manutenção te permite cadastrar planos de manutenção preventivas, gerenciar ordens de serviço, estoque de peças, custos com peças e mão de obra, separando indicadores por tipo de serviço, veículo, centro de custo. Os sistemas de monitoramento de frotas e [telemetria](https://infleet.com.br/blog/como-telemetria-pode-ajudar-reduzir-custos-rastreamento-monitoramento) por sua vez te permitem ao gestor ter o controle total da operação, acompanhando a posição dos caminhões em tempo real, analisar rotas realizadas, pontos de parada, quilometragem percorrida e o modo de condução dos seus motoristas.

6 dicas para melhorar a sua gestão de frotas

A gestão de frotas é uma tarefa que inicialmente pode parecer fácil, mas que na prática apresenta grande complexidade. Uma boa gestão de frotas não está apenas relacionada a cuidar da entrada e saída de veículos, uma boa gestão de frotas deve compreender toda a operação, maximizando a disponibilidade dos veículos para a realização de serviços, reduzindo custos com pneus, multas, manutenções, combustível e garantindo a satisfação dos motoristas. É uma atividade estratégica para as empresas de transporte e distribuição e, portanto, precisa alcançar bons resultados para garantir a competitividade da empresa e qualidade do serviço prestado. Porém, com tantos processos e informações para lidar como organizar a gestão de frotas para torná-la mais eficiente? Esse é um grande desafio para o gestor e vamos apresentar aqui 6 dicas que podem te ajudar com essa tarefa. **1. Faça um inventário da frota** O primeiro passo para uma boa gestão de frotas é conhece-la detalhadamente. Para isso, criei um inventário da sua frota com todos os seus carros, caminhões, motos e outros tipos de veículos que possua. Nesse inventário insira as principais informações sobre o seu veículo, como modelo, marca, ano, placa, data de vencimento do documento, quilometragem, data de última revisão e outras informações que sejam pertinentes ao seu controle. Desta forma você saberá precisamente o tamanho da sua frota, capacidade e idade média. **2. Controle os custos com relatórios mensais** O controle d custos através de indicadores é um dos pontos mais importantes para uma boa gestão de frotas. Como falamos no post “Como calcular o custo por quilômetro rodado”, o gestor de frotas deve avaliar dois custos principais, os fixos e os variáveis. **Alguns dos principais custos fixos de uma frota são:** * Seguro; * IPVA; * Salário e encargos dos motoristas; * Licenciamento; * DPVAT; * Depreciação do veículo; **Alguns dos principais custos variáveis de uma frota são:** * Pneus; * Manutenção; * Combustível; * Pedágio; * Despesas de viagens (hospedagem e alimentação); * Multas; * Hora Extra do motorista e assistente; Tenha indicadores para controle desses custos, metas para os indicadores e atualize-os periodicamente para ter o controle da sua frota. Desta forma, você será capaz de identificar desvios nos custos, compreender e eliminar a causa desses desvios para tornar a sua gestão mais eficiente. **** **3. Crie planos de manutenção preventiva** O plano de manutenção do veículo de carga preventiva irá te ajudar a ter uma maior previsibilidade dos custos com manutenção ao longo do ano, uma vez que você terá planejado toda a troca de peças e manutenções ao longo do ano. Aplicando essa forma de manutenção do veículo, você evita a sua quebra, o que aumenta a disponibilidade, evitando que a empresa perca oportunidades de negócios devido à falta de veículo para a execução de um serviço. Além disso, o custo de uma manutenção corretiva é muito superior ao da preventiva, de modo que, você irá reduzir seus gastos. Por fim, a manutenção preventiva aumenta a vida útil do veículo de carga e reduz o seu desgaste. Nos posts [“Planejamento de Manutenções em 2020”](https://www.infleet.com.br/blog/planejamento-manutencao-frotas-gestao-preventiva-corretiva) e [“Como criar o plano de manutenção ideal para a sua frota”](https://www.infleet.com.br/blog/como-criar-plano-de-manutencao-ideal-frota-gestao) apresentamos como você pode criar o seu plano de manutenção. Lembre-se, o custo com manutenção corresponde em média a 10% dos custos variáveis da empresa e custo com pneus a 8%. Controle! **4. Acompanhe o consumo de combustível** O consumo de combustível corresponde a 35% dos custos variáveis de uma empresa de transporte! Essa informação já diz tudo a respeito da necessidade de um controle rigoroso do consumo de combustível e autonomia dos veículos. Registre todos os abastecimentos, placa, motorista responsável, local do abastecimento, quilometragem, data, custo e tipo de combustível. Com base nessas informações você poderá avaliar a autonomia de cada veículo, performance de cada motorista para identificar desvios, consumo exagerado, necessidade de manutenção ou treinamento. **5. Controle o modo de direção dos motoristas** O modo de condução do motorista é o principal fator associado ao desgaste das peças e ao consumo de combustível do seu veículo, portanto, monitore com cuidado. Além disso, há também a necessidade de prevenir acidentes. O custo com um acidente pode ser até 12 vezes superior ao custo de um roubo de carga, de acordo com a Associação de Gestão de Despesas de Veículos. Além disso, de acordo com o Observatório Nacional de Segurança Viária, 90% dos acidentes são causados por falha humana, sendo que 50% por imprudência. Avalie excesso de velocidade, curvas, frenagens e acelerações bruscas, RPM, direção na banguela e outros fatores. Verifique quais motoristas estão performando bem e quais precisam de treinamento. No post [“4 Dicas para avaliação de desempenho dos seus motoristas”](https://www.infleet.com.br/blog/4-dicas-para-avaliacao-de-desempenho-do-seu-motorista-gestao) detalhamos como você pode tratar deste controle. **** **6. Utilização sistemas de gestão de frotas** O sistema de gestão de frotas é uma ferramenta que vai te ajudar em todo esse controle, compilando todas as informações da sua frota, gerando indicadores, relatório e alertas para que você tenha o total controle de maneira automática e integrada. Existem diversas tecnologias que irão te ajudar a controlar diferentes aspectos da sua frota. Ferramentas de rastreamento e telemetria irão auxiliar no controle de rotas, quilometragem percorrida, modo de condução. Por outro lado, o sistema completa também te permitirá integrar registros de abastecimentos, manutenções, vencimento de documentos, multas e outras informações, gerando indicadores de custo. No post [“Passo a passo para implementar um sistema de gestão de frotas”](https://www.infleet.com.br/blog/passo-a-passo-para-implementar-um%20sistema-de-gestao-de-frotas) apresentamos como escolher e implementar o sistema de gestão de frotas mais adequado para a sua empresa.

Quais atitudes devem ser evitadas pelos seus motoristas?

Já passou por dores de cabeça decorrentes do mal comportamento de um colaborador? Essa dor de cabeça representou também alguma perda financeira? O trabalho no setor de transportes pode significar um excelente faturamento, mercados aquecidos e ganhos significativos, no entanto, algumas falhas podem trazer também perdas extremamente inconvenientes. Frequentemente ouvimos notícias de motoristas que se envolveram em batidas, ou que acumulam multas sem explicação ou que se recusam a cumprir horários. Falaremos um pouco ao longo do texto sobre as principais atitudes que você gestor deve buscar evitar por parte dos seus motoristas e o que fazer para evitá-las. **Dirigir cansado** Para o correto exercício da sua profissão o motorista precisa estar apto a desenvolver três funções: cognitiva, motora e sensorial. Esse conjunto de funções permitirá que decisões possam ser tomadas com base em informações corretamente captadas, assim como irá determinar se a velocidade de resposta será suficiente para cada situação. Nesse sentido o sono e o cansaço são barreiras significativas. A melhor instrução para esse tipo de situação é: não dirigir caso não tenha certeza de que está 100% acordado e apto a desempenhar suas funções. Uma forma de antecipar esse tipo de situação é investir tempo no planejamento da rota, respeitando a Lei do Motorista e sempre que possível evitando trechos noturnos. **Ultrapassagens perigosas** No Brasil os acidentes de trânsito são a terceira principal causa de mortes, levando a 55% da ocupação dos leitos de hospitais, de acordo com o Portal do Trânsito. Em períodos como esse onde nos deparamos com o COVID-19 e sabemos da importância que leitos disponíveis tem, é fundamental repensar a nossa atitude em relação ao trânsito. Como gestor você deve incentivar os seus motoristas a ultrapassarem apenas em locais onde a sinalização permita e as condições sejam seguras. Por maior que seja a urgência para a realização de um serviço ou de uma entrega, é fundamental que a segurança não deixe de ser uma prioridade. **Não uso do cinto de segurança** As campanhas para uso do cinto de segurança são presentes nas televisões, rádios e outdoors há muito tempo no Brasil. O motivo para essa presença é o fato do cinto de segurança ainda ser o principal elemento na redução de danos provenientes de um acidente automobilístico. A tabela abaixo pode ajudar a entender como a falta do cinto de segurança pode ser crucial para determinar o impacto de um acidente.  Fonte: https://carros.ig.com.br/2017-11-24/cinto-de-seguranca-cesvi.html **Falta de preocupação com as condições do veículo** O cuidado com o estado de conservação do veículo é uma responsabilidade de todos envolvidos nesse processo, a empresa precisa prover um plano de manutenções atualizado, os responsáveis pela oficina devem cuidar para que todos os serviços sejam feitos com o máximo de precisão e os motoristas precisam conduzir com atenção, a fim de manter o ativo em bom estado pelo máximo de tempo possível. É uma ótima prática a adoção do checklist de manutenção, através deste o motorista pode manter o controle do estado do veículo, acompanhando o surgimento de possíveis avarias, auxiliando assim na rápida resolução de problemas. **** **Atrasos** A construção de uma marca passa por diversas aprovações por parte da rede de clientes e da sociedade. Nenhuma marca deseja ser conhecida como aquela que atrasa as entregas, para evitar esse tipo de estigmatização é muito importante que aqueles que executam as operações de entrega, coleta e/ou visitas estejam devidamente educados a respeito das práticas de pontualidade da empresa. A melhor forma de controlar essa variável é adotando uma gestão das entregas. Se você já faz uso da plataforma de monitoramento essa é uma forma excelente de verificar se os seus motoristas estão chegando no horário agendado com os clientes. **** **Falta de preparamento prévio** O planejamento da rota é fundamental para que a execução dessa seja a mais otimizada possível. Dessa forma bloqueios nas vias, condições climáticas e outros fatores que podem influenciar na operação podem ser devidamente mapeados para que seu impacto seja assim diminuído. Para a criação de rotas vale o uso de softwares que automatizam esse processo, além claro do uso do conhecimento adquirido pela equipe. Acreditamos que seguindo essas dicas você conseguirá identificar de maneira melhor como pode ajudar os seus motoristas a entregarem resultados ainda mais consistentes. Nossa equipe está à sua disposição para lhe auxiliar nessa jornada.