A essência da gestão de frotas e o papel do software

Realizar a gestão dos ativos, veículos ou equipamentos, é essencial para qualquer negócio que deseja manter uma operação sustentável. Seja uma empresa da área de distribuição, aluguel de máquinas, serviços ambientais, coleta de resíduos ou transporte de passageiros, o seu negócio depende da geração de receita pela sua frota. A gestão de frotas, nesse sentido, pode ter sua essência resumida em três principais aspectos: controle de custos e orçamento, controle de manutenção e disponibilidade, controle dos colaboradores que utilzam o veículo ou máquinas (motoristas e operadores). **FAZENDO O GERENCIAMENTO DE CUSTOS DA FROTA** * **CUSTOS DE COMBUSTÍVEL** O custo com combustível é um dos principais custos operacionais de uma frota. De acordo com a Petrobras, ele pode representar até 44% do total, sendo, portanto, um elemento significativo. Assim, para controlar os custos da sua frota e mantê-lo dentro do orçamento planejado é fundamental controlar e buscar formas de otimizar o consumo de combustível. O gestor de frotas precisa então, ter um registro detalhado de todos os abastecimentos que foram realizados, com informações de quilometragem, data, motorista, posto abastecido, tipo de combustível usado e custo do abastecimento para que a partir disso ele possa fazer o acompanhamento dos principais indicadores: * Autonomia dos veículos (Km/L); * Custo total com combustível; * Custo de cada veículo com combustível; * Autonomia do motorista; Entretanto, em um cenário em que ocorrem dezenas de abastecimentos diariamente na sua frota, o gestor terá um grande trabalho em gerar e administrar todos esses dados. Por isso, o uso de sistemas de controle de abastecimentos/consumo de combustível e gestão de frotas é essencial. Plataformas de controle de abastecimento que fornecem ao motorista a autonomia para a inserção das informações sobre o abastecimento no momento em que ele ocorre e atualizam automaticamente os registros e indicadores no painel de controle do gestor são ferramentas que contribuem para o ganho de produtividade e melhoria do controle. O gestor de frotas não precisará mais ficar reunindo uma série de papéis e notas fiscais para depois alimentar uma planilha excel, procedimento esse que consome tempo e está muito sujeito a erros. Além disso, outras ferramentas como o cartão de abastecimento também fornecem grande autonomia para o gestor e facilidade no controle dos custos de combustível. O cartão de abastecimento pode ser diretamente integrado com um sistema de gestão de frotas e monitoramento, combinando informações como posição e quilometragem para validação de dados, além de gerar relatórios mais completos. Assim, essas ferramentas permitirão ao gestor rastrear despesas e gerar indicadores sem precisar olhar uma única nota fiscal. Esses indicadores irão fornecer ao gestor de frotas transparência a respeito da sua operação e performance dos veículos e motoristas. Neste caso, se o gestor de frotas perceber que o veículo ou um motorista em particular está apresentando um consumo superior à média, ele poderá investigar. **** * **CONTROLE DE USO E PRODUTIVIDADE** Seja uma máquina como retroescavadeira, um veículo leve, um ônibus ou um caminhão, é importante controlar o uso e a produtividade de cada um dos seus ativos e o retorno que eles estão produzindo para a sua organização. O primeiro passo para saber se o seu ativo está sendo devidamente utilizado é controlar as horas de uso (no caso de máquinas) ou a quilometragem (no caso de veículos) em um determinado período. Assim, você poderá identificar que uma determinada máquina ou veículo está constantemente sendo subutilizada e verá que tem a possibilidade de realizar mais serviços com aquele equipamento ou vendê-lo. Você poderá ver também a sazonalidade de uso dos seus ativos, percebendo que em determinados períodos do ano você tem uma demanda superior fazendo com que seja necessário agregar um maior volume de ativos (veículos/máquinas) para não perder oportunidades de negócio. Além disso, diante do caráter sazonal da demanda você pode perceber também que não é interessante ter uma frota grande própria, pois ela ficaria muito tempo ociosa, e que é economicamente mais rentável ter uma frota menor e terceirizar ou alugar equipamentos quando a demanda aumentar. Muitos gestores de frotas podem terceirizar entregas ou agregar motoristas nesses casos, por exemplo. * **CUSTOS E PLANEJAMENTO DE MANUTENÇÃO** Realizar a manutenção dos seus veículos e máquinas é essencial para aumentar a vida útil e também para garantir a disponibilidade do ativo. Se o seu veículo ou máquina está constantemente quebrado, em manutenção, ele está apenas gerando custos e não receita, além de prejudicar a sua oportunidade de ganhar negócios. Assim, um controle rigoroso de manutenções preventivas e corretivas é fundamental. Independente da forma como você executa as manutenções, seja com uma oficina própria dentro da sua garagem ou terceirizando com oficinas parceiras credenciadas, é fundamental que você tenha um registro de todos os serviços que já foram realizados em cada veículo e máquina, além do controle de custos e uma agenda de serviços de manutenção preventiva. Os sistemas de gestão de frotas são grandes parceiros do gestor de frotas nesse sentido, pois permitem o registro de cada serviço, criam dashboards automaticamente e também permitem a criação do calendário de manutenção preventiva e enviam alertas quando chega o momento de executar um serviço. Indicadores como tempo médio entre falhas, custo mensal total, custo por veículo/máquina, custo de manutenção por quilômetro rodado, tempo médio na oficina são todos gerados de maneira automática. Isso irá te ajudar a nunca mais esquecer um serviço preventivo, reduzir seus custos com manutenção, indisponibilidade e aumentar a vida útil dos ativos. * **DEPRECIAÇÃO E RENOVAÇÃO DE FROTA** Um veículo pode perder até 20% do seu valor original após o primeiro ano de uso. Veículos e máquinas de frotas com uso intenso podem ter uma depreciação ainda maior. Além disso, a partir de um certo momento o veículo ou equipamento pode começar a quebrar com grande frequência, aumento dos custos com manutenção e reduzindo as receitas que ele produz para a empresa. Nesse momento você pode começar a considerar substituí-lo. Realizar manutenções preventivas irá te ajudar a ampliar a vida útil do veículo e retardar o momento de troca, fazendo com que você extraia um maior valor do seu ativo, porém é importante saber o momento em que aquele ativo já está ultrapassado. **** * **MONITORAMENTO E TELEMETRIA VEICULAR** Fazer o rastreamento veicular ou de máquinas além do controle do modo de condução do motorista através da telemetria veicular é também um ponto importante para o gestor de frotas. O rastreamento veicular permitirá ao gestor de frotas ter o controle em tempo real da rota realizada e da posição dos ativos, verificando, por exemplo, possíveis atrasos em uma entrega. Assim ele poderá entrar em contato proativamente para conversar com o cliente, trazendo transparência para a relação e melhorar a satisfação. Além disso, em caso do gestor verificar que um determinado veículo está quebrando com muita frequência ou com um consumo de combustível muito alto, ele poderá verificar através da telemetria veicular a forma como o motorista está conduzindo esse veículo. Alguns hábitos de direção, como velocidade elevada, curvas, frenagens e acelerações bruscas aumentam o consumo de combustível e o desgaste de peças. O gestor poderá identificar essas práticas dentro da sua frota e educar os motoristas em melhores práticas de condução econômica para melhor a performance e eficiência. * **RELATÓRIOS DE GESTÃO DE FROTAS** Todas essas informações precisam estar organizadas de alguma forma para que o gestor de frotas possa analisá-las e tomar decisões. Para isso é necessário um relatório com os principais indicadores de gestão de frotas. Registrar e compilar todos os dados sobre produtividade, telemetria veicular, custos de combustível e manutenção é apenas o primeiro na direção de um relatório completo. O mais importante é a forma como ele é organizado e disponibilizado para a visualização e análise pelo gestor. Em muitas empresas vemos o gestor com uma série de planilhas, softwares e papéis, lutando para organizar todo aquele amontoado de informações registradas em algo que faça sentido e possa ser compreendido. Essa falta de organização faz com que o gestor desperdice o seu tempo e muitas vezes produz erros nos dados compilados nos relatórios, criando uma falsa imagem sobre a performance da frota e por fim levando o gestor a tomar decisões equivocadas. Sistemas de gestão de frotas, completos e integrados, vão criar os relatórios com informações de diversas fontes distintas (cartão ou sistema de abastecimento, sistema de manutenção, sistema de telemetria e rastreamento veicular, ERP e qualquer outro que você use), gerando de maneira automática os principais indicadores para a sua frota. Além disso, os sistemas permitem que os relatórios sejam atualizados em tempo real e sejam customizados de acordo com cada operação. Isso não só vai resultar em uma economia de tempo e estresse, como também fornecerá informações mais precisas, reais, para que você tome a decisão correta.

Integração InFleet e Cartão de Abastecimento - Como a integração entre monitoramento e cartão de comustível beneficia a sua gestão de frotas

Sabemos que o custo de abastecimento é um dos 3 principais custos operacionais de uma frota, juntamente com os custos de manutenção e pneus. Por isso, lidar com abastecimentos e combustível é uma atividade comum no dia a da do gestor de froas. Além disso, o abastecimento é uma operação rotineira, que ocorre a todo momento em uma frota. Por isso, é fundamental para as empresas que desejam possuir uma gestão eficiente que os gestores de frota tenham disponíveis ferramentas que o auxiliem na gestão de combustível da sua frota. Por outro lado, em muitos casos os gestores de frota possuem uma grande diversidade de ferramentas disponíveis, tornando muito dificil a organização de todas as informações em um único relatório. É comum gestores que possuem um sistema de monitoramento da frota, um cartão de abastecimento, um sistema de manutenção e uma planilha de controle de multas e documentos. Assim, para organizar todas as informações e saber dados básicos como o custo por quilômetro, ele precisa exportar tudo para o excel e criar um novo relatório, algo que é bastante trabalhoso e consumidor de tempo. Visando esse cenário a Infleet apresenta hoje parceria de integração com diversos cartões de abastecimento, como a Ticket Log, permitindo uma maior facilidade na análise de informações, controle de custos e consumo dos veículos. Neste artigo vamos apresentar todos os benefícios de uma solução integrada entre monitoramento e cartão de combustível. Caso queira saber melhor sobre o que é o cartão de abastecimento e quais os seus benefícios para a sua frota, você pode conferir isso no post [“O que é e como funciona o cartão de combustível”](https://infleet.com.br/blog/o-que-e-e-como-funciona-o-cartao-de-combustivel). **QUAIS OS BENEFÍCIOS DA INTEGRAÇÃO ENTRE MONITORAMENTO E CARTÃO DE ABASTECIMENTO** A união entre as informações do sistema de abastecimento com o sistema de cartão de combustível possibilitará aos gestores um maior controle sobre o combustível consumido pela frota, custos e autonomia dos veículos. Além de facilitar a geração de relatórios. Os principais benefícios são: * Unificação da informação em uma única plataforma – o gestor não precisará mais ficar com várias telas abertas analisando indicadores. * Maior rapidez na criação de relatórios – os relatórios sobre a frota serão criados automaticamente no painel de indicadores Infleet, não sendo mais necessário para o gestor de frotas exportar as informações do sistema de monitoramento e do cartão de abastecimento para uma planilha excel para enfim gerar os seus relatórios gerenciais. * Maior facilidade em calcular o custo por quilômetro. Com a integração entre o sistema Infleet de gestão de frotas e a sua plataforma de cartão de abastecimento, você terá uma solução completa para a gestão de frotas da sua empresa, ganhando praticidade e produtividade no seu dia a dia. **** **BENEFÍCIOS DE UM CONTROLE DE COMBUSTÍVEL** Muitas empresas fazem o uso de planilhas de excel para o controle de abastecimentos de frota. Entretanto, apesar de ser um bom controle, onde você é capaz de reunir todos os dados, as planilhas de excel ainda são um pouco limitadas, apresentam algumas falhas e dificuldades. O uso de planilhas muitas vezes não é seguro, deixa a empresa suscetível a perda do arquivo ou da sua versão mais nova, alterações não permitidas, entre outros fatores de segurança, além da dificuldade em gerar os indicadores e fazer análise de dados. Os sistemas de gestão de abastecimento de frota apresentam a mesma facilidade de uso que uma planilha de excel, entretanto são muito mais seguros e automáticos, aumentando a produtividade e permitindo a realização de análises de dados que anteriormente não eram possíveis. Nesses sistemas é possível fazer um registro de todos os dados de abastecimentos realizados, salvar o histórico e avaliar indicadores dos mais variados, como melhor posto para abastecer, melhor combustível para a sua frota, média, desvio e tendências de performance da frota. Assim, o gestor terá muito mais informação para a tomada de decisão, sendo mais assertivo.

Como implementar uma torre de controle logística

O consumidor atual, seja ele pessoa física ou jurídica, tem uma crescente exigência com relação aos prazos de entrega de produtos e serviços. Serviços como o da Amazon Prime, que em alguns lugares realizam entregas com até 48 horas, Uber e Ifood que dão total transparência no processo, permitindo ao consumidor rastrear e acompanhar em tempo real cada etapa do processo, deixaram os consumidores mais exigentes. Agora que eles experimentaram a qualidade desse tipo de serviço e os benefícios conquistados, querem esse tipo de agilidade e transparência em todo lugar. Isso representa um grande desafio para a logística e gestão de frotas das empresas, pois há também uma grande pressão pela redução de custos. Assim, os gestores precisam pensar fora da caixa para buscar novas formas de realizarem entregas e serviços mais rápidos e de maneira mais barata. É preciso buscar alternativas para otimizar cada etapa do processo. Como chegar a esse nível de qualidade de serviço e eficiência? Através da Torre de Controle Logístico. Então, se você ainda não sabe o que é a Torre de Controle Logística ou como implementá-la na sua empresa, leia este artigo até o final pois nós iremos te explicar. **** **O QUE NÃO É UMA TORRE DE CONTROLE DE LOGÍSTICA** Tão importante quanto saber o que é a Torre de Controle Logística é também o que não é uma Torre de Controle Logística. Vemos no mercado muitas soluções que são apresentadas como uma Torre de Controle Logística, mas que na verdade são apenas uma parte da Torre ou um dos seus pilares. Por isso, para evitar confusões decidi começar este artigo mostrando o que não é a Torre de Controle Logística. Não é Torre de Controle Logística: \- Usar sistema de gestão de entregas, gestão de fretes, roteirização e rastreamento veicular: Essas ferramentas compreendem a soluções do pilar de visibilidade da Torre, permitindo você planejar previamente o que vai ser feito e acompanhar em tempo real a sua execução. Porém, essas soluções não possuem o pilar da Análise de Dados, para a geração de eventos, auditoria, análise de cenários e replanejamento. \- Ter uma sala com televisões contendo indicadores: Essa é uma solução muito boa também para o pilar de visibilidade da Torre de Controle, pois permite que todos façam um acompanhamento atualizado com base no conceito de gestão à vista. Tudo isso faz parte da Torre de Controle, porém não são a Torre de Controle. **** **O QUE É A TORRE DE CONTROLE LOGÍSTICA** A Torre de Controle Logístico é um hub central com tecnologia suficiente para obter, armazenar e processar dados de todos os processos da cadeia de suprimentos para gerar visibilidade para a tomada de decisões de curto e longo prazo que estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa. Desta forma, o gestor da cadeia de suprimentos possui uma visão holística de todos os elementos interconectados, com informações em tempo real que mostram os eventos que estão ocorrendo na cadeia de suprimentos e os seus possíveis impactos na performance logística com o objetivo de identificar desvios e impactos na operação. No artigo [“O que é Torre de Controle Logístico?”](https://infleet.com.br/blog/o-que-e-torre-de-controle-logistico) nós discutimos em maiores detalhes esse conceito. **BENEFÍCIOS DA TORRE DE CONTROLE LOGÍSTICA** Ao informar em tempo real os principais KPIs associados a operação da empresa e alertas sobre eventos inesperados, a Torre de Gestão Logística permite que ações para soluções dos problemas sejam tomadas de maneira mais ágil com indicação de quem é o responsável pela ação e em quanto tempo ela deve ser realizada. A torre não é usada somente para dar visibilidade ao processo mas também para a previsão de cenários com base em possíveis eventos fora do planejamento. Assim os principais benefícios da Torre de Controle Logístico são: * Monitoramento em tempo real; * Redução dos custos operacionais; * Aumento de produtividade; * Maior agilidade e eficiência em tomada de decisões; * Otimização e melhoria contínua de processos; * Decisões baseadas em dados; **** **COMO IMPLEMENTAR A TORRE DE CONTROLE LOGÍSTICA** No área específica de transportes, a Torre de Gestão Logística trabalha com alguns grupos: * **Otimização de rotas:** Definição das melhores rotas para a distribuição dos produtos, pessoas ou visita à clientes. * **Monitoramento dos veículos:** Rastreamento dos veículos para obter dados em tempo real da posição do veículo e status da operação; * **Gestão de eventos:** Emissão de alertas e notificações sobre acontecimentos fora do planejado durante o transporte; * **Auditoria:** Fechamento do serviço, verificação da cobrança realizada e diário de bordo do motorista; * **Controle:** Análise dos indicadores de produtividade da frota e do motorista para uma melhor visibilidade do processo. Num primeiro momento é importante realizar uma análise do estado atual da logística da empresa, mapeando os processos, a operação e como a empresa está realizando suas atividades em cada um desses grupos. Após essa avaliação e diagnóstico inicial da logística e gestão da empresa, é feito um planejamento de onde se desejar chegar, como se deseja que os processos fiquem organizados, quais processos precisam ser eliminados e quais adicionados. Posteriormente é dado início à implementação da Torre de Controle Logística de fato, dividindo esse processo em três etapas: **** **Primeira Fase – Gerando Visibilidade** Na primeira fase o foco básico é gerar transparência e visibilidade dos processos através de ferramentas que permitam a coleta de dados. No caso do setor de transportes e logística, na primeira fase você pode coletar informações sobre a rota, o veículo, o motorista, a carga transportada e os custos operacionais. Outros sistemas como ERPs, sistemas TMS, WMS ou sistemas de gestão de entregas poderão ser utilizados nesta fase de implementação da Torre de Controle por que também geram dados a respeito da operação. **** **Segunda Fase – Acompanhando Indicadores** A segunda fase de implantação de uma torre de controle logístico se baseia no acompanhamento do status da operação em cada etapa do processo, analisando falhas através de alertas e eventos. Relatórios e indicadores operacionais são essenciais nesta fase para permitirem uma ação pro ativa. Em conjunto com os principais indicadores operacionais devem ser definidos também limites para esses indicadores e também planos de ação que devem ser colocados em prática caso esses limites sejam ultrapassados. **Terceira Fase – Prevendo e Resolvendo Problemas** A terceira fase se baseia em uso de algoritmos e técnicas de análise de dados para prever potenciais problemas com base nos indicadores operacionais citados anteriormente e gerar alarmes para a tomada de ações proativas por parte do gestor. Nessa fase também, as ferramentas de análise de dados podem ser usadas para analisar cenários, testar resultados de possíveis ações e assim ser mais assertivo nas decisões. Posteriormente, uma vez que as ações foram tomadas, o gestor irá fazer o acompanhamento da aplicação do plano de ação e dos resultados obtidos.