O combustível é um dos maiores gastos de uma frota, porém a fraude de combustível pode desviar dinheiro e tempo de uma forma que você não vê. A boa notícia é que os cartões de combustível podem te ajudar a evitar esse tipo de situação.
Fraude de combustível é um termo abrangente que inclui fraude de cartão de combustível e roubo de combustível. As empresas podem ser vítimas de fraude interna de combustível, por exemplo, quando motoristas roubam gasolina ou usam cartões de frota para comprar comida ou cigarros. Essa atividade fraudulenta é conhecida como “derrapagem”.
As empresas também podem ser vítimas de fraude externa de combustível – por exemplo, uso indevido de cartões perdidos ou roubados, violações de dados e golpes de phishing (roubo de informações de cartão online). Skimming também é uma ameaça; isto é, quando os ladrões instalam software ou hardware projetado para roubar informações de cartões de terminais de pagamento e máquinas bancárias.
Observar o sinal de alerta e implementar soluções antirroubo de combustível pode ajudá-lo a interromper essa fraude antes que ela comece.
Sinais de alerta de fraude com cartão de combustível
Nem sempre é óbvio quando ocorre uma fraude de combustível; por isso, vale a pena introduzir controles de monitoramento regulares. Manter um olhar atento às tendências de despesas pode ajudar a detectar fraudes de combustível antecipadamente, antes que os criminosos tenham a chance de acumular acusações extensas.
Monitore seus dados comerciais para esses sinais que podem alertá-lo sobre fraudes de cartão de combustível, roubo de combustível e outros problemas:
- Os reabastecimentos de combustível acontecem com muita frequência. A fraude interna de combustível pode envolver o desvio de gasolina de um veículo da empresa, o enchimento do tanque de um carro pessoal no cartão de combustível da empresa ou a condução de um veículo da frota para uso pessoal. Preste atenção a reabastecimentos frequentes ao verificar recibos e relatórios de cartão de combustível.
- A carga de combustível não correspondem à quilometragem ou à capacidade do tanque. Compras de combustível que estão fora do planejado, quilômetros percorridos no veículo da empresa, ou com capacidade de tanque, também podem indicar fraude.
- Você detecta uma carga de um local estranho. A maioria dos motoristas abastecem no mesmo posto de gasolina, ou em vários postos, com base em seus hábitos diários e rotas. Fique de olho nas localizações dos postos de gasolina e procure compras em qualquer posto de gasolina onde seus motoristas normalmente não param. Tal cobrança pode ser um sinal de alerta para fraude externa.
Como proprietário de uma pequena empresa ou gerente de frota, pode ser complicado identificar tendências antecipadamente se você confiar em recibos em papel e livros de registro. Os relatórios e análises de um programa de cartão de combustível facilitam a execução de relatórios, identificam anomalias de abastecimento e tomam medidas rápidas para impedir fraudes. Muitos programas de cartão de combustível incluem monitoramento e alertas em tempo real; além disso, você poderá ativar e desativar cartões imediatamente a partir de seu desktop ou de um aplicativo móvel.
Dê um basta na fraude de cartão de combustível
Embora seja importante saber como identificar fraudes, é melhor prevenir a fraude de combustível antes que ela aconteça. A prevenção economiza dinheiro e ajuda a evitar o incômodo de lidar com as consequências da fraude do cartão de combustível.
Felizmente, os cartões de combustível oferecem controles e soluções de roubo de combustível que permitem reprimir a fraude de combustível antes que ela aconteça. Aqui estão seis passos que você pode tomar para evitar fraudes de combustível em seu negócio:
Exigir PINs de motorista.
Um cartão de combustível pode ser atribuído a um motorista ou atribuído a um veículo. Ao atribuir um cartão e seus PINs exclusivos a cada motorista, você pode rastrear facilmente quem fez cada compra e identificar atividades anormais vinculadas a um motorista. Diga aos seus motoristas para nunca compartilhar ou revelar PINs a mais ninguém.
Defina um limite de gastos com combustível.
Os cartões de combustível permitem definir uma quantidade máxima de combustível que um motorista pode comprar por dia. Colocar esta tampa no lugar dará ao motorista espaço suficiente para encher o tanque do veículo da frota sem qualquer margem para fraudes.
Limite o número de viagens diárias de abastecimento.
Pense em quantas vezes por dia seus motoristas devem abastecer. Limitar o número de compras de combustível permitidas por dia pode reduzir fraudes internas e externas. Por exemplo, se o seu motorista abasteceu e acidentalmente deixou o cartão no posto de gasolina, um fraudador não poderá fazer uma segunda compra naquele dia
Limite as compras por tipo de combustível.
Seus veículos operam com diesel? Ao permitir a compra apenas de diesel, você reduz as chances de um motorista comprar combustível extra para um veículo a gasolina pessoal. Colocar esse limite em prática também torna menos provável que um cartão comprometido seja usado para fazer compras de combustível.
Restrinja os dias e horários de abastecimento.
Outro controle que pode impedir a fraude é permitir compras apenas em dias ou horários específicos. Por exemplo, você pode permitir cobranças de combustível apenas durante o horário de expediente e desativá-las à noite, fins de semana e feriados. Obviamente, você precisará definir essas janelas de tempo com base nos horários da sua empresa e dos motoristas.
Conclusão
Todo titular de cartão de crédito corre o risco de fraude, mas uma frota enfrenta um risco maior de se tornar um alvo, especialmente quando as despesas dos funcionários estão envolvidas. Um programa de cartão de combustível integrados ao sistema Infleet oferece proteção, controle e supervisão que podem impedir que sua frota seja vítima de fraude de combustível.
Quer entender melhor sobre essa integração? Acesse o nosso artigo e confira como a integração entre monitoramento e cartão de combustível beneficia a sua gestão de frotas.
