Iniciar a gestão de frota de forma organizada e estratégica é fundamental para alcançar eficiência operacional, reduzir custos e garantir a segurança de motoristas e veículos. Trata-se de um processo que exige planejamento, controle e ações coordenadas para integrar diferentes áreas da empresa, além de lidar com desafios do dia a dia.
Neste artigo, aproveite para descobrir os passos essenciais para iniciar a gestão de frota, a importância de uma boa estrutura de gerenciamento e os principais desafios enfrentados pelas empresas nesse segmento. Vamos começar?
O que integra uma gestão de frota?
A gestão de frota é uma área ampla, que vai muito além de monitorar veículos e motoristas. Afinal, ela envolve a administração de recursos, pessoas e ferramentas para garantir que a operação funcione de maneira eficiente e com o menor custo possível.
Entre as principais atividades que integram uma gestão de frota estão:
- Monitoramento dos veículos: rastreamento em tempo real para acompanhar a localização e o desempenho da frota.
- Planejamento de rotas: definição de trajetos mais econômicos e rápidos para aumentar a produtividade.
- Gestão de combustível: controle do consumo para reduzir desperdícios e otimizar os custos operacionais.
- Manutenção preventiva: planejamento de revisões para evitar falhas mecânicas e custos inesperados.
- Gestão de motoristas: capacitação, treinamento e monitoramento para garantir segurança e eficiência.
Esses elementos formam a base de uma gestão de frota bem estruturada e orientada para resultados.
Qual é a importância de uma boa gestão de frota?
Uma gestão de frota eficiente é o alicerce de qualquer empresa que dependa do transporte em sua operação. Pois, uma boa gestão impacta diretamente os custos, a segurança e a produtividade da organização.
Confira, a seguir, os principais benefícios:
Redução de custos operacionais
Um dos maiores desafios ao iniciar a gestão de frota é identificar e eliminar custos desnecessários.
Com um bom controle, é possível evitar desperdícios de combustível, reduzir gastos com manutenção corretiva e ainda controlar despesas com multas.
Assim, essas medidas, quando aplicadas corretamente, têm o potencial de gerar uma economia para a empresa.
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Aumento da eficiência
Uma boa gestão de frota melhora a produtividade da operação ao otimizar processos e garantir que cada recurso seja utilizado de forma inteligente.
Você pode ter um melhor planejamento logístico com o envio de cargas ou atendimento de serviços com maior agilidade, além de ter o monitoramento em tempo real e tomar decisões mais assertivas antes que os problemas se tornem críticos.
Com isso, a eficiência aumenta a capacidade de entrega e, consequentemente, a satisfação dos clientes.
Melhoria da segurança
A segurança é um dos pilares da gestão de frota.
Por isso que manter motoristas, cargas e veículos protegidos reduz custos com sinistros e melhora a imagem da empresa. Algumas práticas importantes incluem treinamento de motoristas, manutenção regular dos veículos e um bom uso de tecnologia, como, por exemplo, telemetria, para monitorar comportamentos inseguros ao volante.
Cumprimento de regulamentações
A legislação que rege a operação de frotas é extensa, variando de acordo com o segmento e o tipo de veículo. Ou seja, fique atento em relação a isso!
Uma gestão eficiente garante que a frota esteja com a documentação em dia, principalmente em relação ao licenciamento, seguro obrigatório e demais exigências legais sobre o veículo. Além da conformidade com normas trabalhistas, como a jornada de trabalho dos motoristas.
Aumento da previsibilidade da operação
Ao iniciar a gestão de frota com processos bem estruturados, é possível prever cenários, planejar ações e reduzir os riscos de interrupções.
Assim, essa previsibilidade se traduz em maior controle e segurança nas operações, fortalecendo a tomada de decisões estratégicas.
Quais os maiores desafios na gestão de frotas?
Antes de falarmos sobre os passos essenciais para iniciar a gestão de frota, é importante compreender os principais desafios que as empresas enfrentam. Entre eles estão:
- Custos ocultos: gastos não monitorados, como consumo excessivo de combustível e multas inesperadas.
- Falta de integração: sistemas que não conversam entre si dificultam a análise de dados.
- Gestão de motoristas: falta de treinamento e comportamentos inseguros aumentam os riscos.
- Manutenções imprevistas: falhas mecânicas que poderiam ser evitadas com um plano de revisões preventivas.
Reconhecer esses desafios é o primeiro passo para superá-los e construir uma gestão mais eficiente.
Quais são os principais passos para uma boa gestão de frota?
Agora que entendemos os fundamentos e desafios, chegou o momento de detalhar os passos essenciais para iniciar a gestão de frota de maneira eficaz.
1. Conheça profundamente a sua frota
O primeiro passo é mapear todos os veículos e motoristas que fazem parte da sua operação. Para isso, é importante coletar informações como:
- Tipo e modelo dos veículos;
- Histórico de manutenções;
- Quilometragem percorrida;
- Perfis dos motoristas, incluindo experiência e hábitos de condução.
Ter esse conhecimento detalhado é fundamental para tomar decisões estratégicas e identificar pontos de melhoria.
2. Crie metas baseadas na realidade
Definir metas claras é essencial para medir o sucesso da sua gestão. Porém, elas devem ser realistas e alinhadas à capacidade da frota.
Por exemplo, você pode colocar como meta reduzir em 10% o consumo de combustível em 6 meses, diminuir o número de multas por infrações de trânsito e aumentar a produtividade sem comprometer a segurança dos motoristas.
Portanto, estabeleça objetivos mensuráveis e acompanhe os resultados regularmente.
3. Atente-se à gestão de combustíveis
Se a sua empresa é a responsável pela aquisição ou realização dos abastecimentos, é fundamental que essa etapa esteja bem monitorada. Assim, os custos com combustíveis são um dos principais contribuintes para a formação dos gastos mensais com a frota, junto com manutenção e pneus chegam a 76% do montante.
Sendo uma fonte de magnitude tão relevante, é fundamental que os menores desvios sejam medidos e controlados. Uma excelente forma de realizar isso é registrando todos os abastecimentos feitos, tenham sido eles realizados dentro da empresa (em casos onde existe um tanque interno), ou fora da empresa.
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4. Priorize a gestão das manutenções
Se você já passou pelo problema de ter um veículo frequentemente apresentando falhas, ou já foi pego de surpresa com o mau funcionamento completamente não esperado, então você tem noção de como faz diferença exercer um controle rígido de manutenções, principalmente das preventivas.
Neste caso, opte por uma solução que vai te alertar no momento exato de realizar cada serviço, nesse ponto a digitalização é uma parceira excelente e muito mais eficaz do que o uso de planilhas ou de registros físicos em papel.
5. Capacite a sua equipe continuamente
Motoristas bem treinados são mais produtivos e seguros.
Invista em capacitações que abordem temas como direção defensiva, economia de combustível e conformidade com a legislação. São alguns exemplos de temas que você pode oferecer treinamentos para sua equipe.
Além disso, mantenha canais abertos para feedback e orientações.
6. Estabeleça uma política de frota
Uma política de frota bem definida estabelece regras claras para motoristas e colaboradores.
Por isso, lembre-se que ela deve incluir:
- Diretrizes para o uso dos veículos.
- Regras de comportamento no trânsito.
- Penalidades para o descumprimento das normas.
Esse documento ajuda a padronizar processos e a evitar conflitos.
7. Realize um planejamento eficiente das rotas
Rotas bem planejadas são sinônimo de economia e eficiência. Dessa forma, busque por um bom sistema de gestão de frota que traga os dados corretos para você identificar quais são os trajetos mais curtos e seguros, os locais para possíveis paradas para abastecimento ou descanso.
Além de trazer mais segurança para o motorista, esse tipo de planejamento também contribui para a satisfação dos clientes, ao garantir entregas dentro do prazo.
8. Integre as suas ferramentas
Se você hoje já faz uso de soluções como: cartões de abastecimento, roteirizadores, ERPs ou outros sistemas, é possível que você não deseje se desfazer deles ao iniciar um processo de organização do setor. Geralmente nem é indicado que se abra mão de soluções que já tem trazido resultado e já são dominadas pela equipe.
No entanto, o que não se pode abdicar é que essas soluções dialoguem e para isso nada melhor do que um produto que tenha essa característica de ser integrador.
9. Analise e revise os processos frequentemente
A gestão de frota é um processo dinâmico, que exige revisões constantes.
Assim, lembre-se sempre de analisar os dados coletados para identificar padrões de consumo, incidências de multas e até os resultados das manutenções preventivas.
Com base nessas informações, faça ajustes e melhore continuamente os processos.
10. Aposte em tecnologia
Por fim, a tecnologia é a maior aliada na gestão de frota. Utilize soluções como:
- Telemetria: para monitorar o comportamento dos motoristas.
- Câmera veicular: para aumentar a segurança.
- Sistemas de gestão: para centralizar informações e otimizar processos.
A tecnologia não só simplifica a gestão, mas também reduz custos e melhora a eficiência operacional.
Começar a gestão de frota pode ser desafiador, mas com os passos certos e as ferramentas adequadas, você estará no caminho certo para otimizar sua operação. A Infleet oferece soluções tecnológicas completas para transformar sua gestão, desde o monitoramento em tempo real até a análise detalhada de dados.
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