A gestão de frotas exige um controle rigoroso sobre diversas variáveis, desde o consumo de combustível até a manutenção preventiva. No entanto, mesmo com um planejamento cuidadoso, muitos gestores se deparam com despesas inesperadas que afetam diretamente a rentabilidade da operação: os custos ocultos.
Esses custos podem passar despercebidos no dia a dia, mas têm um impacto significativo a longo prazo. Por isso, preparamos este artigo para ajudar na sua gestão de frota.
Aproveite para saber o que são custos ocultos, identificar os principais e mostrar como você pode monitorá-los para garantir uma gestão de frotas mais eficiente e lucrativa. Boa leitura!
O que são custos ocultos?
Custos ocultos são despesas que não aparecem de forma clara ou imediata nos relatórios financeiros. Eles se acumulam de maneira silenciosa, comprometendo o orçamento sem que o gestor perceba.
Na gestão de frotas, esses custos podem surgir em diversas áreas, como na operação dos veículos, na conduta dos motoristas ou na gestão administrativa.
Por isso, é importante identificar esses gastos, fazer uma análise detalhada de dados e, claro, usar o melhor das tecnologias avançadas.
Quer otimizar sua frota e reduzir custos?
Quais são os principais custos ocultos em uma frota?
Segundo dados da AGEV (Associação de Gestão de Despesas de Veículos), a adoção de métodos para melhorar a gestão das frotas pode reduzir as despesas das empresas de transporte em até 40%.
Ainda segundo Ricardo Albregard, presidente da entidade, afirma que uma gestão eficiente de despesas nas frotas oferece possibilidade de melhorias na eficiência das frotas e redução de custos de até 40%, com uma média de 20%, nos gastos com combustíveis e manutenção.
A partir disso, vamos detalhar os principais vilões:
Horas extras
Embora necessárias em alguns momentos, as horas extras podem se tornar um problema recorrente quando não são monitoradas adequadamente e se torna mais um custo oculto na sua frota.
Provavelmente nenhum gestor deseja que haja recorrência na realização de horas extras. Porém, fica ainda mais difícil combater esse desvio se você não tiver uma maneira eficiente de identificá-lo antes do final do mês.
É importante que o acompanhamento da jornada de trabalho dos colaboradores seja uma atividade constante da gestão e que desvios sejam rapidamente identificados e avaliados, com a finalidade de entender o motivo e quando possível remover esse motivo.
Atitudes tomadas de forma recorrente acabam se tornando padrões de comportamento. Você estará reduzindo um custo muito impactante se na sua gestão os motoristas forem educados a limitar as suas horas de trabalho àquelas estabelecidas em contrato e em conformidade à legislação. Outro ponto importante é: seus colaboradores serão mais cuidadosos ao saber que a empresa está observando as suas métricas e comunicando isso à equipe.
Tempo de motor ocioso
Como comentamos acima, é uma prática comum o controle do consumo de combustível e da quilometragem percorrida por um veículo, no entanto, tão importante quanto saber a rodagem do veículo é saber o tempo que este passa parado com o motor ligado.
Claro que determinadas operações exigem que o equipamento seja mantido ligado mesmo quando parado. Por exemplo, em empresas que trabalham com coleta de resíduos ou no setor hospitalar. Porém, se este não o seu caso, é fundamental que você conheça as melhores práticas para evitar mais esse custo oculto na sua frota.
Os motivos para manter o motor ligado são variados, desde o calor presente na maior parte das cidades do Brasil ou o pensamento de que a parada será muito rápida e que por isso não se justifica o desligamento do veículo. Ainda assim, esse tipo de atitude, quando é levado em conta o somatório dos dias e o tamanho da frota, passa a ficar claro que não é sustentável manter esse tipo de postura.
Modo de condução do motorista
Para esse ponto aqui é indispensável o uso de uma ferramenta: telemetria.
Através dela você será capaz de medir com precisão a forma como os seus condutores estão dirigindo, se eles estão passando do limite de velocidade, acelerando de maneira indevida, freando ao ponto de acelerar o desgaste das peças ou se estão entrando em curvas com uma velocidade inapropriada. Além de evitar mais custos ocultos para sua frota.
Você já pensou em ranquear os seus motoristas? Premiar aqueles que se comportam de forma adequada e investir em treinamentos para os menos adaptados?
Pode até parecer trabalhoso, mas com a ferramenta correta esse processo se torna muito prático e você verá que o tempo investido será recompensado em menos custos com manutenções e acidentes.
Consumo excessivo de combustível
O combustível é um dos principais gastos de uma frota. No entanto, fatores como rotas mal planejadas, falta de manutenção adequada e condução ineficiente podem levar ao desperdício, inflando os custos sem necessidade.
Por isso, é importante o uso de tecnologias na gestão de frota para realizar este acompanhamento e identificar os motivos para o consumo excessivo de combustível. Esse acompanhamento auxilia para evitar desperdícios e ainda ter estes custos na sua frota.
Multas e infrações
Multas de trânsito não são apenas despesas financeiras, pois elas também podem afetar a imagem da empresa. Em casos extremos, até mesmo limitar a operação da frota.
Sendo essencial que o gestor possa identificar o verdadeiro motivo pelo acontecimento de receber várias multas de trânsito. Essas infrações recorrentes indicam falhas na conscientização, treinamento dos motoristas e, claro, mais custos para suas frota.
Por exemplo, multas por excesso de velocidade comprometem à segurança do motorista e podem trazer mais do que prejuízos financeiros. O limite de velocidade é importante porque é estabelecido uma velocidade segura para que o veículo possa frear caso aconteça algum imprevisto e não tenha risco de colisão.
Custos com seguros e sinistros
Acidentes e sinistros elevam os custos com reparos, podem aumentar o valor dos seguros e comprometem a segurança dos motoristas.
De tal forma que é crucial que o gestor esteja atento aos acontecimentos externos e internos que podem influenciar para a frequência desses sinistros.
Será que está diretamente relacionada à falta de treinamento motoristas? Quais as condições das rotas nas operações? Além disso, como está a manutenção dos veículos?
São diversos fatores que podem contribuir para ocorrer acidentes e sinistros nas frotas. Portanto, conte com a tecnologia para um melhor acompanhamento e evite esses prejuízos financeiros na sua frota.
Falhas na gestão de documentação
Sabemos que a gestão documental é algo que muitas empresas fazem somente quando uma situação de multa, infração ou necessidade acontece. Mas, documentação vencida ou mal gerenciada pode gerar multas e penalidades administrativas.
Além disso, o tempo gasto para corrigir essas falhas afeta a produtividade da operação como também contribui para gerar custos na sua frota. Fique atento para verificar todos os documentos e tenha uma boa gestão documental da sua frota.
Subutilização de componentes e ferramentas
Ferramentas e equipamentos que não são usados de forma eficiente representam um desperdício de recursos. Pois, estas aquisições não aproveitadas na sua operação se tornam um custo que pode passar despercebido.
Vale ressaltar que isso inclui desde pneus até sistemas tecnológicos que não são utilizados em todo o seu potencial.
Então, aproveite para conferir como uma gestão eficaz de frota pode fazer a diferença no controle de custos com este episódio do nosso podcast:
Como identificar os custos ocultos em uma frota?
Reconhecer e controlar custos ocultos exige um olhar analítico e estratégico sobre a operação. Veja como fazer isso:
Realize um mapeamento completo dos custos da frota
Liste todas as despesas, desde os gastos mais evidentes, como combustível e manutenção, até aqueles menos perceptíveis, como custos administrativos. Essa visão ampla permite identificar padrões e desvios.
Examine o histórico de manutenção
Manutenções frequentes em um mesmo veículo podem indicar problemas ocultos, como uso inadequado ou falhas no planejamento de reparos preventivos. Revisar esse histórico ajuda a prever e evitar gastos desnecessários.
Colete e analise dados
A coleta de dados, por meio de telemetria e outros sistemas, é essencial para entender o comportamento dos motoristas e a performance dos veículos. Com informações detalhadas, é possível tomar decisões mais informadas e identificar custos antes que eles se acumulem.
Compare os custos operacionais da sua frota com empresas do mesmo setor
Benchmarking é uma ótima prática para identificar ineficiências. Comparar suas despesas com as de outras empresas pode revelar áreas de melhoria e ajudar a implementar práticas mais eficientes.
Conte com a tecnologia
Ferramentas tecnológicas, como sistemas de telemetria e videotelemetria, são fundamentais para monitorar o uso dos veículos, a conduta dos motoristas e os custos operacionais. A tecnologia simplifica a identificação de custos ocultos e oferece insights para otimizar a operação.
Super App Infleet: Identifique e monitore custos ocultos da sua frota!
Com o Super App Infleet, você pode monitorar e gerenciar sua frota com eficiência. Nossa solução oferece funcionalidades como acompanhamento em tempo real, relatórios detalhados e integração com sistemas de telemetria, permitindo que você identifique custos ocultos antes que eles afetem seu orçamento.
Se você busca melhorar a eficiência da sua operação, reduzir custos e aumentar a segurança da sua frota, o Super App Infleet é a solução ideal.
Agende uma demonstração e conheça os módulos de gestão de frota da Infleet: videotelemetria, telemetria, monitoramento, checklist, gestão de abastecimento, manutenção e muito mais.
