Gestão integrada: unir monitoramento e abastecimento na gestão

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12/01/2021
5 min de leitura

Para garantir uma frota eficiente e rentável, é fundamental ter um controle sobre todas as operações. Entre os aspectos mais críticos da gestão de frotas, o monitoramento e o abastecimento se destacam, pois impactam diretamente os custos operacionais e a segurança da operação. No entanto, muitas empresas ainda tratam essas áreas de forma isolada, o que pode levar a falhas no controle, desperdícios e até mesmo fraudes.

A solução para esse problema está na gestão integrada, que une o monitoramento dos veículos com o controle de abastecimento em uma única plataforma. Dessa forma, gestores têm mais visibilidade sobre os dados da frota e podem tomar decisões mais estratégicas, reduzindo custos e aumentando a produtividade.

Neste artigo, vamos explicar como funciona a gestão integrada, quais são seus benefícios e como implementá-la de forma eficiente em sua operação.

O que podemos entender por gestão integrada?

A gestão integrada consiste na centralização das informações da frota em um único sistema, permitindo um controle mais preciso e eficiente de todas as operações.

No caso do monitoramento e do abastecimento, essa integração possibilita que os gestores acompanhem em tempo real o consumo de combustível, as rotas percorridas, o comportamento dos motoristas e outros fatores que impactam diretamente os custos da operação.

Ao unir essas informações em uma única plataforma, a empresa tem mais facilidade para identificar padrões de consumo, detectar desperdícios e reduzir fraudes, além de melhorar o planejamento logístico e otimizar a manutenção dos veículos.

Como resultado, a gestão integrada melhora a transparência das operações, proporciona uma visão mais estratégica e ainda ajuda o gestor a tomar decisões com base em dados concretos.

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Benefícios do controle de combustível

Muitas empresas fazem o uso de planilhas de Excel para o controle de abastecimentos de frota. Entretanto, apesar de ser um bom controle, onde você é capaz de reunir todos os dados, esse método é limitado por apresentar algumas falhas e dificuldades.

O uso de planilhas muitas vezes não é seguro. Pois, deixa a empresa suscetível a perda do arquivo ou da sua versão mais nova, alterações não permitidas, entre outros fatores de segurança, além da dificuldade em gerar os indicadores e fazer análise de dados.

Os sistemas de gestão de abastecimento de frota apresentam a mesma facilidade de uso que uma planilha de Excel. Contudo, são muito mais seguros e automáticos, aumentando a produtividade e permitindo a realização de análises de dados que anteriormente não eram possíveis.

Nesses sistemas é possível fazer um registro de todos os dados de abastecimentos realizados, salvar o histórico e avaliar indicadores dos mais variados, como melhor posto para abastecer, melhor combustível para a sua frota, média, desvio e tendências de performance da frota.

Assim, o gestor terá muito mais informação para a tomada de decisão, sendo mais assertivo.

Quais os benefícios da gestão integrada entre monitoramento e abastecimento?

A união do monitoramento da frota com o controle de abastecimento traz diversas vantagens para a operação. Com a gestão integrada, os gestores ganham mais precisão nos dados, mais controle sobre os custos e maior eficiência nas tomadas de decisão.

Confira os principais benefícios:

Unificação da informação em uma única plataforma

Ter todas as informações da frota centralizadas em um único sistema elimina a necessidade de cruzar dados de diferentes fontes, reduzindo erros e facilitando o acesso às informações. Com isso, é possível ter mais agilidade no acompanhamento da operação e melhora a análise de desempenho dos veículos e motoristas.

Maior rapidez na criação de relatórios

Com a gestão integrada, os relatórios de abastecimento, consumo de combustível, quilômetros rodados e demais métricas são gerados automaticamente. Isso economiza tempo e facilita a identificação de padrões que possam estar impactando a eficiência da frota.

Maior facilidade em calcular o custo por quilômetro

Uma das métricas mais importantes para a gestão de frotas é o custo por quilômetro rodado.

Ao integrar o monitoramento com o abastecimento, a empresa pode calcular esse valor com precisão, considerando variáveis como consumo de combustível, manutenção e desempenho do motorista.

Redução de fraudes e desvios

Fraudes relacionadas ao abastecimento são um problema recorrente em muitas frotas. Com um sistema de gestão integrada, é possível comparar os dados do monitoramento com os registros de abastecimento, identificando inconsistências que possam indicar desvio de combustível.

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Otimização do planejamento logístico

Com dados mais precisos sobre o consumo de combustível e o desempenho dos veículos, o gestor consegue planejar melhor suas rotas, reduzir o tempo de deslocamento e garantir maior eficiência no planejamento das entregas.

Quais são os principais erros na hora de decidir por uma gestão integrada?

Apesar dos benefícios, algumas empresas cometem erros ao implementar uma gestão integrada, o que pode comprometer os resultados. Alguns dos principais equívocos são:

  • Não envolver a equipe, onde é essencial que todos os colaboradores compreendam a importância do novo sistema e saibam utilizá-lo corretamente.
  • Não definir indicadores de desempenho e sem métricas claras, fica difícil avaliar se a integração está realmente trazendo benefícios para a empresa.
  • Escolher uma ferramenta inadequada, já que nem todas as soluções disponíveis no mercado oferecem uma integração eficiente entre monitoramento e abastecimento.
  • Não atualizar os processos internos e garantir que a gestão integrada funcione de forma eficiente.

Como iniciar uma gestão integrada?

Para implementar uma gestão integrada de sucesso, é necessário seguir alguns passos essenciais:

Avalie a situação atual

Antes de qualquer mudança, analise como a sua empresa controla atualmente o abastecimento e o monitoramento da frota. Ou seja, identifique as principais dificuldades e pontos de melhoria.

Defina os objetivos

Estabeleça metas claras para a integração, como reduzir os custos com combustível, melhorar a precisão dos relatórios ou otimizar as rotas.

Colete dados

Quanto mais informações você tiver sobre a operação, mais fácil será tomar decisões estratégicas. Monitore o consumo de combustível, as distâncias percorridas, os hábitos de direção e a frequência de abastecimento.

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Estabeleça políticas e procedimentos

Defina regras claras para o abastecimento e o uso dos veículos, garantindo que todos os motoristas sigam um padrão eficiente e econômico.

Faça ajustes quando necessário

Acompanhe os resultados da gestão integrada e faça ajustes conforme necessário para garantir que a operação continue eficiente e rentável.

Conte com a tecnologia

A tecnologia é a chave para uma gestão integrada eficiente. Com um sistema especializado, é possível automatizar processos, centralizar informações e ter um controle preciso sobre a frota.

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