Guia Prático: Como fazer o controle de abastecimento de frota

Guia Prático: Como fazer o controle de abastecimento de frota

Um dos principais custos da frota é o custo com combustível. Segundo o portal PMBK o custo com combustível representa 35% dos custos variáveis de uma frota, sendo, portanto, o controle de abastecimento de frota um dos principais desafios enfrentados pelos gestores.

Os preços dos combustíveis sofrem alterações constantes ao longo do ano, fazendo com que a previsão de longo prazo para planejamento dos custos operacionais e orçamento da frota seja uma tarefa bastante complicada. Existem muitas possibilidades de abastecimento para serem analisadas, como ter um tanque próprio ou abastecer em uma rede de postos parceiros, abastecer com álcool ou gasolina, onde se precisa levar em consideração a autonomia de cada veículo e o preço de cada combustível. Além disso, quando se abastece em uma rede de postos parceiros é fundamental garantir a qualidade do combustível e do serviço prestado.

Desta forma, como reduzir os seus custos com combustível mantendo a produtividade da frota? Vamos apresentar para você um guia prático para o controle de abastecimento da sua frota.

COMO FAZER O CONTROLE DE ABASTECIMENTO DE FROTA


1. CADASTRO DOS VEÍCULOS

O primeiro passo para que você possa executar um bom controle de abastecimento da sua frota é realizar o cadastro dos seus veículos, seja em uma planilha excel ou em um sistema de gestão de frotas.

Insira as principais informações do seu veículo como marca, ano, modelo, placa e a autonomia média padrão informada pelo fabricante. Esse parâmetro será a sua referência para a avaliação de performance de veículos e motoristas.

Se possível, faça um cadastro mais detalhado, informando a autonomia do veículo por faixa de carga transportada, pois isso irá te ajudar na previsão de consumo de combustível ao longo de uma viagem.

2. CONTROLE DE ROTAS

O tamanho da rota naturalmente é um dos fatores que mais contribui para um maior consumo de combustível. Então, crie rotas de serviço ou entrega otimizadas, buscando reduzir a quilometragem percorrida por cada veículo.

Sistemas de roteirização são softwares que podem auxiliar muito o gestor nesse momento, pois sabemos que calcular manualmente a rota ótima para uma série de 60 a 100 pedidos é uma tarefa bastante complexa. Os sistemas de roteirização além de definirem a rota de menor quilometragem, também ajudam a selecionar vias menos engarrafadas e de maior qualidade de pavimentação, o que também resultará em uma maior eficiência no consumo de combustível.

Com base na rota planejada, defina os pontos de parada para abastecimento, caso seja necessário. Você saberá perfeitamente quantos quilômetros o veículo percorreu até cada ponto e, portanto, a quantidade de combustível que deverá ser solicitada pelo motorista. Desvios de 5% a 10% com relação ao planejado geralmente são aceitáveis, porém fique atento caso seja solicitado um abastecimento com desvio superior a essa margem

3. CONTROLE DE QUILOMETRAGEM

Controlar a quilometragem é essencial para saber quanto o veículo deveria consumir em cada viagem.

A partir da previsão de distância percorrida na viagem e na autonomia padrão do veículo você terá uma previsão do consumo de combustível em cada viagem. O controle de quilometragem permitirá com que você analise se a rota foi cumprida conforme planejado e qual deveria ter sido o consumo de combustível para a distância percorrida.

Portanto, registre o odômetro do veículo no momento da saída e chegada na garagem.

4. CONTROLE DE HISTÓRICO DE ABASTECIMENTOS

Ter um histórico de todos os abastecimentos é o ponto chave para qualquer controle de consumo de combustível. Crie uma planilha de controle de abastecimento no excel ou utilize um sistema de controle de abastecimento de frotas.

Faça o registro de todas as informações relativas ao abastecimento como: motorista, veículo, data, hora, posto, tipo de combustível, valor pago, quantidade de litros abastecida, quilometragem do veículo no momento do abastecimento e se o abastecimento foi feito até completar o tanque.

Essa última informação é fundamental, porém muitas vezes é negligenciada. Porém, o cálculo de autonomia do veículo entre dois abastecimentos só pode ser feito de maneira precisa se ele for sempre abastecido até completar o tanque.

De posse dessas informações o gestor poderá fazer uma série de análises, como média do motorista, média real do veículo, quantidade abastecida por mês, valor gasto mensalmente, qual o melhor combustível e com isso tomar as melhores decisões para a gestão de frotas.

DICAS PARA REDUZIR O CONSUMO DE COMBUSTÍVEL DA FROTA


1. FAÇA PARCERIA COM POSTOS DE CONFIANÇA

Postos parceiros são um grande aliado do gestor de frotas para dar confiança de que o motorista receberá um bom atendimento, terá local para alimentação e descanso e principalmente estará colocando um combustível de qualidade no veículo.

Parcerias com uma rede de postos te permitirá negociar melhores preços para a sua frota, condições e prazos de pagamento e também o envio periódico de relatórios de abastecimento.

2. TENHA UMA FROTA HOMOGÊNEA

Uma frota homogênea te permitirá ter um maior controle. Todos os veículos, sendo da mesma marca e modelo, deverão apresentar a mesma eficiência no consumo de combustível, pelo menos teoricamente. Desta forma, você terá uma maior facilidade em planejar os custos com combustível e com as viagens e também a performance dos motoristas.

3. REALIZE MANUTENÇÃO PREVENTIVA DE FROTA

Tenha um plano de manutenção preventiva para cada veículo e siga as indicações do fabricante. Respeitar o calendário de manutenções preventivas garantirá que o seu veículo encontra-se sempre em condições ótimas de operação. Veículos com peças excessivamente desgastadas e com falhas mecânicas em seu sistema consomem muito mais.

4. CUIDE BEM DOS PNEUS

Os pneus são itens essenciais para a performance de eficiência em consumo de combustível.

Acompanhe sempre a pressão dos pneus, faça o balanceamento e alinhamento periodicamente e verifique o emparelhamento e as condições da banda de rodagem. Garanta que todos esses fatores estão ótimos antes de cada viagem, isso te ajudará a economizar mais de 25% de combustível!

No post sobre os ladrões de quilômetros dos seus pneus analisamos isso em maiores detalhes, veja aqui.


5. CONTROLE O PESO DOS VEÍCULOS

O peso do veículo é um outro fator que interfere diretamente no consumo de combustível. Quanto mais pesado estiver o veículo mais será o seu consumo. Além disso, rodar acima da capacidade máxima do veículo acelera o desgaste das peças e coloca em risco o motorista e as pessoas que estão trafegando na pista.

6. USE SISTEMA DE MONITORAMENTO DE FROTA

Os sistemas de monitoramento são um excelente investimento para qualquer gestor de frotas. Ele permite com que você tenha o controle total sobre a frota de veículos, registrando informações como rota realizada, quilometragem percorrida, pontos de parada, parada com ignição ligada, entre outros.

Além disso, é possível monitorar em tempo real a posição do veículo, velocidade, excessos de velocidade e modo de condução do motorista.

As vantagens do monitoramento de frotas foram discutidas neste post aqui: “Vantagens do monitoramento de frotas”.

7. CONTROLE O MODO DE CONDUÇÃO DO MOTORISTA

O modo de condução do motorista é um dos principais fatores na segurança e no consumo de combustível do veículo. Utilize um sistema de telemetria veicular para monitorar RPM do veículo, direção na banguela, aceleração, frenagem e curvas bruscas para avaliar a performance de cada motorista.

Utilize esses indicadores para treiná-los em melhores práticas de direção e premie os melhores motoristas.

8. USE SISTEMA DE GESTÃO DE ABASTECIMENTO DE FROTA

Muitas empresas fazem o uso de planilhas de excel para o controle de abastecimentos de frota. Entretanto, apesar de ser um bom controle, onde você é capaz de reunir todos os dados, as planilhas de excel ainda são um pouco limitadas, apresentam algumas falhas e dificuldades.

O uso de planilhas muitas vezes não é seguro, deixa a empresa suscetível a perda do arquivo ou da sua versão mais nova, alterações não permitidas, entre outros fatores de segurança, além da dificuldade em gerar os indicadores e fazer análise de dados.

Os sistemas de gestão de abastecimento de frota apresentam a mesma facilidade de uso que uma planilha de excel, entretanto são muito mais seguros e automáticos, aumentando a produtividade e permitindo a realização de análises de dados que anteriormente não eram possíveis. Nesses sistemas é possível fazer um registro de todos os dados de abastecimentos realizados, salvar o histórico e avaliar indicadores dos mais variados, como melhor posto para abastecer, melhor combustível para a sua frota, média, desvio e tendências de performance da frota.

Assim, o gestor terá muito mais informação para a tomada de decisão, sendo mais assertivo.