Trocando a planilha por um sistema de gestão de frota: confira o passo a passo

Ter todos os dados da frota centralizados é o que todo gestor deve procurar para ter melhores resultados. Assim, muitos fazem uso da planilha para esse controle.

Embora as planilhas sejam simples de usar, elas não são práticas para consultar, analisar e comparar dados. Por isso, o sistema de gestão de frota é essencial para quem busca essa facilidade no dia a dia.

Para o gestor que deseja ter o controle total da frota, separamos as vantagens e um passo a passo para trocar a planilha por um sistema de gestão de frota.

Vantagens do sistema de gestão de frota

O sistema de gestão permitirá que o gestor tenha acesso a todos os dados em tempo real e de qualquer lugar. Se ainda tem dúvida, confira algumas vantagens para aderir a esse sistema.

• Visão completa da empresa: o gestor pode acessar todos os dados da empresa em tempo real. Além de gerar diferentes relatórios, é possível fazer comparações e ter um maior auxílio nas tomadas de decisão.
• Informações protegidas: o sistema possibilita ao gestor criar usuários com diferentes tipos de permissões. Assim, é possível visualizar cada atividade realizada dentro dele como ter suas informações protegidas e sem alterações.
• Menos retrabalho: com o sistema, o custo de retrabalho com planilhas não existe. Pois, ele trabalha de modo inteligente e deixa o processo automatizado, o que garante uma maior agilidade na gestão de frota da empresa.
• Sem papel e com mais informação: a partir do uso do sistema, não será mais necessário o uso de papel com chances das informações se perderem com o tempo. Tudo ficará reunido em um só lugar e será possível consultar todo o histórico.
• Mais eficiência para a frota: com a leitura das informações, o sistema auxilia o gestor com manutenções preventivas. Troca de pneus, controle no abastecimento, alta velocidade, troca de peças, são alguns exemplos que podem ser vistos.

Passo a passo para trocar a planilha por um sistema de gestão

Se a sua empresa usa planilha e optou pelo sistema a partir de agora, é possível realizar essa troca sem perder nenhuma informação. Separamos um passo a passo para te ajudar.

Separe todas as informações necessárias

Esse é o primeiro passo que deve ser feito. Afinal, todos os dados da planilha são fundamentais para alimentar o sistema e permitir que ele contribua na tomada de decisões.

Vale ressaltar que o gestor terá uma visualização mais dinâmica, podendo comparar dados de um período determinado e acessar tudo a qualquer momento. Ter todas as informações é de suma importância para facilitar ainda mais a gestão no dia a dia.

Verifique as necessidade da sua frota

Cada frota tem as suas particularidades a curto, médio e a longo prazo. Assim, é importante verificar quais são as reais necessidades da frota de acordo com a demanda, veículos utilizados, tipo de carga, entre outros fatores.

Com essa análise, o gestor já terá em mente o que precisa para ter suas necessidades atendidas.

Escolha o sistema mais adequado

A partir disso, já pode verificar os sistemas disponíveis e comparar qual terá o melhor custo-benefício para sua frota.

Lembre-se de garantir que os recursos dentro do sistema contribuam para a sua tomada de decisão. Módulos flexíveis, personalizados e que resolvam todas as suas demandas. Observe quais pontos podem contribuir para deixar a gestão mais eficiente.

Tenha um planejamento da implantação

Após ter escolhido o sistema, já pode começar a ser feita a implantação. Essa etapa requer um planejamento para que todos os dados sejam registrados. A depender do tamanho da frota requer um planejamento maior ainda.

Veículos, motoristas, fornecedores, prestadores de serviços, custos fixos e variáveis, são alguns exemplos que não podem faltar. A partir dessas informações, o sistema vai poder monitorar e auxiliar o gestor com as tomadas de decisão.

Treine todos da sua equipe

Agora chegou o momento de treinar sua equipe. Afinal, o material humano é indispensável para que o sistema funcione como esperado.

Marque treinamento com todos, disponibilize um manual de uso, esclareça todas as dúvidas, faça lembretes de tempos em tempos sobre alguma função específica. Com todos envolvidos na implantação, as chances de erros serão menores.

Analise os resultados periodicamente

Mesmo com o sistema funcionando e equipe alinhada, é preciso ficar atento. O gestor deve analisar o sistema com frequência para que se tenha melhores resultados. Além de que essa mudança na gestão pode proporcionar uma visão de certos parâmetros que antes não eram tão claros assim.

Faça teste, busque melhorias, escute outras opiniões a fim de otimizar o uso do sistema e ter uma frota mais eficiente.

Conclusão

Trocar as planilhas e implementar um sistema de gestão de frota é simples. Basta você entender quais são as necessidades da sua frota, escolher o melhor sistema e planejar a implantação da forma adequada.

Se você tiver interesse em como implementar um sistema de gestão na frota, considere saber o passo a passo para implementar um sistema de gestão de frotas, onde explicamos todos os detalhes. Vamos lá!