A gestão envolve diversos desafios, e o controle de multas na frota é um dos mais importantes. Afinal, uma simples multa como a de velocidade pode chegar a custar R$ 880,41, multas mais graves como manobra perigosa ou ultrapassagem forçada podem chegar a custar R$ 2.934,70.
Imagine o prejuízo que isso pode trazer para a sua empresa!
Por isso, fazer um controle de multas é fundamental para evitar custos desnecessários com a sua frota, independente da quantidade de veículos que você tenha.
Neste artigo, vamos explorar como funciona o controle de multas, sua importância para a gestão de frotas, as infrações mais comuns e as melhores práticas para uma administração eficiente desse aspecto.
O que é e como funciona o controle de multas?
O controle de multas consiste no monitoramento e gestão das infrações de trânsito cometidas pelos veículos da frota. Esse processo inclui identificar as multas recebidas, registrar informações como data, local e tipo de infração, e tomar as medidas necessárias para evitar reincidências.
A gestão eficiente exige um sistema organizado para acompanhar os prazos de pagamento, contestar multas quando aplicável e, principalmente, identificar os responsáveis pelas infrações.
Dessa forma, a empresa consegue mitigar prejuízos e promover uma condução mais consciente entre os motoristas.
Qual é a importância de um controle de multas em uma frota?
As multas de trânsito trazem uma série de consequências negativas para as frotas, que vão além do valor financeiro da infração. Por isso, a empresa deve ter esse controle para um melhor modo de condução, garantir mais segurança no trânsito e ainda evitar gastos desnecessários.
A seguir, listamos alguns motivos importantes sobre este aspecto na gestão de frota:
Redução de custos operacionais
É importante lembrar que as multas não impactam apenas o orçamento imediato, mas podem gerar custos adicionais a longo prazo, como aumento nos prêmios de seguro.
Dessa forma, um controle eficiente ajuda a minimizar esses gastos, permitindo à empresa direcionar recursos para áreas mais estratégicas.
Cumprimento de regulamentações
Além do prejuízo financeiro, é essencial manter o controle de multas atualizado para garantir que a frota opere dentro das normas legais. Infrações acumuladas podem levar à suspensão de licenças e restrições operacionais, prejudicando a continuidade das atividades.
Confira mais detalhes neste episódio do nosso podcast:
Preservação da imagem da empresa
Infrações de trânsito frequentes podem prejudicar a reputação da empresa, especialmente em setores que lidam diretamente com clientes finais.
Então, lembre-se de que esse controle com as multas demonstra também um compromisso com a condução responsável e reflete positivamente na imagem corporativa.
Aumento da segurança
O controle de multas está diretamente ligado à segurança.
Sendo que infrações como excesso de velocidade ou avanço de sinal indicam comportamentos de risco que podem resultar em acidentes graves. Fique atento e oriente bem seus motoristas sobre o comportamento deles no trânsito.
Melhoria na condução dos motoristas
Por falar em motoristas, a gestão de multas permite identificar padrões de comportamento inadequado entre os motoristas.
Com isso, a empresa pode implementar treinamentos e ações corretivas, promovendo uma condução mais eficiente e segura. Sendo essencial ouvir também os motoristas sobre as condições da estrada, as causas que o levaram a aplicação de determinada multa e outros fatores externos para estas ocorrências.
Quais são as multas mais comuns em frotas?
Segundo dados do Observatório Nacional de Segurança Viária, 90% dos acidentes no Brasil são causados por falha humana. Além dos gastos com multas, reparos em veículos, tempo parado, devemos lembrar que estamos nos referindo ao cuidado com a vida humana.
Conforme o relatório do Registro Nacional de Infrações de Trânsito (Renainf), temos que as infrações mais cometidas são:
- Excesso de velocidade;
- Avanço de sinal vermelho;
- Não utilização do cinto de segurança;
- Estacionamento na calçada;
- Manuseio do celular ao volante.
De infração leve a gravíssima, é importante ficar atento o que mais se repete na sua empresa para tomar medidas corretivas como também educativas.
Pois, quanto maior a velocidade do veículo, menor o tempo que o motorista consegue parar. A cada 1 km de acréscimo, a chance de ocorrer um acidente aumenta em 3% e em 4% a 5% o risco de morte. Ou seja, não é somente uma cometer uma infração, mas colocar a vida em risco.
Como fazer um controle eficiente de multas na frota?
Gerenciar multas de maneira eficiente requer planejamento e a implementação de boas práticas. Aproveite para conferir algumas dicas indispensáveis para aplicar na sua gestão de frotas:
Tenha uma Política de Frota
A Política de Frotas da empresa é semelhante a um código de ética ou conduta.
Logo, quando elaborado com toda a equipe envolvida com a frota, o documento deve indicar tudo que diz respeito ao uso dos veículos, limites de horário, velocidade, forma de gestão, abastecimento, manutenção, responsabilidades de cada pessoa, obrigações e possíveis punições.
Sendo que a Política de Frota deve indicar o horário em que os veículos podem rodar, em quais regiões podem trafegar, todos os procedimentos internos de controle de jornada do motorista e gestão da frota.
Caso exista a possibilidade de desconto de infrações do salário do condutor, isso deve estar indicado na política de frotas. É fundamental que isso seja bem comunicado a equipe e todos estejam alinhados na mesma página!
Tenha registro dos motoristas que usam os veículos
O primeiro passo para uma boa gestão é ter o total controle sobre os motoristas que estavam dirigindo o veículo para que você possa identificar o condutor, conversar com ele e futuramente treiná-lo.
Assim, é necessário ter registrado em todas as viagens quem era o motorista e ter essa informação facilmente disponível.
Sendo que muitas empresas negligenciam esse ponto da disponibilidade da informação e realizam um registro em papel, guardam em arquivos físicos, porém, 15 ou 30 dias depois. Ou seja, quando a multa surge, acaba se tornando muito trabalhoso buscar no arquivo o relatório daquela viagem para identificar o condutor.
Dessa forma, o condutor não é identificado, o responsável não é treinado e a empresa não consegue reduzir seus custos.
Tenha controle das datas de vencimento
Uma vez que a multa foi recebida na empresa e o condutor devidamente identificado, é necessário realizar o registro do valor, data de vencimento e tipo de infração.
Esse controle da data de vencimento associado ao sistema de contas a pagar da empresa é essencial para evitar o pagamento de juros sobre as multas já vencidas, um prejuízo ainda mais desnecessário.
O mesmo serve para outros documentos e taxas como o CRLV e o IPVA, uma vez que dirigir com esses itens vencidos pode te custar R$ 293,47.
Sistemas de gestão podem ser muito úteis nesse cenário. Alguns sistemas podem permitem o cadastro de multas, valor, motorista, vencimento e tipo de infração. A partir disso, o gestor será automaticamente alerta da data de realizar o pagamento e não perderá seu prazo!
Controle os pontos perdidos
Para evitar que seus motoristas dirijam seus veículos com a carteira inválida, realize um acompanhamento dos pontos perdidos por cada um deles.
Vale ressaltar que dirigir com a carteira cassada pode render mais uma multa de R$ 1.467,35, retenção do veículo e até responder por crime de trânsito.
Realize treinamento com a sua equipe
A principal fonte de infrações de trânsito na sua empresa é o modo de direção dos seus motoristas e isso apenas será corrigido com uma boa política de treinamento.
Por isso, os motoristas devem ser treinados em direção defensiva, boas condutas de trânsito e o como agir em caso de acidentes e fiscalizações.
Para motivar a equipe crie um ranking dos melhores motoristas, premie os melhores e treine aqueles que mais cometem infrações.
Bônus: Recorra à justiça quando for possível
Nem todas as multas são aplicadas de forma justa. Quando houver evidências de erro ou inconsistências, recorrer pode ser uma solução para evitar custos desnecessários.
Então, ao receber a multa na sede da empresa:
- Analise com cuidado todas as informações contidas nela para analisar a sua regularidade;
- Verifique dados de local, placa, cor e imagem do veículo e tipo de infração;
- Olhe também se a sinalização na região onde a infração foi cometida está regular.
Em muitos casos essa avaliação básica já é suficiente para conseguir uma anulação da multa.
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