Como está a planilha de orçamento na sua frota?
Afinal, sabemos que gerir uma frota de veículos vai muito além de simplesmente acompanhar rotas ou verificar o desempenho dos motoristas.
Um dos aspectos essenciais para o sucesso nessa função é a gestão financeira da frota, que, quando feita de maneira organizada e criteriosa, garante uma operação mais eficiente, segura e econômica. Por isso, a planilha de orçamento para gestão de frotas surge como uma ferramenta para alcançar esses objetivos.
Aproveite para saber mais sobre a importância dessa planilha, os elementos que devem ser incluídos nela e algumas dicas práticas para montá-la de forma eficaz neste artigo. Boa leitura!
O que é e qual é a importância do controle de gestão para frotas?
O controle de gestão para frotas envolve o acompanhamento de todos os aspectos financeiros e operacionais relacionados aos veículos da empresa. Esse controle é fundamental para garantir que a frota opere de forma eficiente, segura e dentro dos padrões legais.
Através de uma planilha de orçamento bem estruturada, o gestor pode ter uma visão consolidada dos gastos, identificar onde estão os maiores custos e buscar soluções para reduzi-los.
Assim, é possível otimizar os recursos, contribuir para o aumento da vida útil dos veículos, a segurança dos motoristas e a sustentabilidade do negócio.
Organização
A organização é o primeiro impacto positivo de uma planilha de orçamento na gestão de frotas.
Afinal, ao ter todas as informações financeiras estruturadas, é mais fácil prever despesas, evitar surpresas e garantir que todos os recursos estejam sendo utilizados da melhor forma possível.
Uma planilha de orçamento permite que o gestor categorize e acompanhe cada despesa, desde o consumo de combustível até as manutenções preventivas, de forma organizada e eficiente.
Coleta de dados para a tomada de decisões
Uma boa planilha de orçamento é uma fonte rica de dados que auxilia diretamente na tomada de decisões.
Através das informações corretamente coletadas e organizadas, o gestor consegue identificar padrões de consumo, prever necessidades de manutenção e até mesmo negociar melhores condições com fornecedores.
Integração e unificação de informações
A planilha de orçamento também atua como um ponto central de integração e unificação das informações da frota.
Em vez de ter dados dispersos em diversos sistemas ou documentos, o gestor pode concentrar tudo em um único lugar, o que facilita a análise e o acompanhamento de todos os custos e investimentos relacionados à frota.
Metrificação de resultados e custos
Com essa ferramenta, o gestor pode acompanhar, de forma detalhada, o desempenho da frota em diferentes aspectos, como consumo de combustível, manutenção, entre outros.
Dessa forma, a metrificação permite identificar rapidamente onde estão os gargalos financeiros e operacionais, possibilitando ações corretivas mais eficazes.
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Aumento de segurança
Quando a gestão financeira está em dia, a segurança também aumenta. Isso porque a planilha de orçamento permite que o gestor realize a manutenção preventiva dos veículo e estes possam ser usados em boas condições.
Além disso, ao controlar melhor os custos, é possível investir em treinamentos e tecnologias que melhorem ainda mais a segurança dos motoristas e das operações.
Conformidade à legislação vigente
O controle detalhado dos custos e investimentos relacionados à frota facilita a prestação de contas e a adequação às exigências legais, o que evita multas e problemas com órgãos fiscalizadores.
Vale destacar que uma gestão financeira criteriosa garante que todos os processos da frota estejam em conformidade, além de trazer mais credibilidade ao negócio.
O que é necessário incluir em uma planilha de orçamento para gestão de frotas?
Uma planilha de orçamento para gestão de frotas deve ser completa e incluir todos os elementos que impactam nos custos e na eficiência da operação.
Abaixo, confira algum dos principais pontos que devem ser considerados ao construir essa ferramenta.
Uso de combustível
O combustível é um dos principais gastos de qualquer frota, onde seu controle é essencial para a saúde financeira da operação.
A planilha deve incluir registros detalhados sobre o consumo de cada veículo, possibilitando a identificação de padrões que possam indicar problemas, como desperdícios ou até mesmo desvios.
Manutenção de veículos
Outro elemento fundamental é o controle da manutenção dos veículos, o que deve incluir tanto as manutenções preventivas quanto as corretivas.
Assim, devem ser feitos os registros com os custos associados a cada serviço realizado, bem como o histórico de manutenção de cada veículo, permitindo uma visão clara sobre a necessidade de novos investimentos e a prevenção de falhas.
Desempenho de motoristas e veículos
A performance dos motoristas e dos veículos também deve ser acompanhada de perto. A planilha deve incluir métricas de desempenho, como eficiência no consumo de combustível, número de avarias, entre outros.
Esses dados ajudam a identificar motoristas que precisam de mais treinamento ou veículos que estão abaixo do desempenho esperado.
Custos fixos, variáveis e indiretos
Além dos custos diretos, como combustível e manutenção, é importante incluir na planilha os custos fixos, variáveis e indiretos da frota.
Assim, podemos ter:
- Custos fixos: salários, seguros, impostos;
- Custos variáveis: pedágios, multas;
- Custos indiretos: administração, infraestrutura, entre outros.
Diferenciar esses custos ajuda na análise detalhada da operação e na identificação de áreas onde é possível economizar.
Como montar uma planilha de orçamento para gestão de frotas?
Para montar uma planilha de orçamento eficiente, é fundamental seguir alguns passos que te garantam um melhor uso dessa ferramenta.
Aproveite mais detalhes desse passo a passo que separamos para criar uma planilha de orçamento na sua frota.
Crie um modelo replicável de planilha
O primeiro passo é criar um modelo de planilha que possa ser replicado e adaptado conforme as necessidades da frota.
Esse modelo deve ser simples de usar, mas, ao mesmo tempo, completo o suficiente para captar todas as informações necessárias.
Cadastre seus veículos e motoristas
Em seguida, é essencial cadastrar todos os veículos e motoristas da frota na planilha.
Esse cadastro deve incluir informações detalhadas, como o tipo de veículo, ano de fabricação, quilometragem, histórico de manutenção, além dos dados dos motoristas responsáveis por cada veículo.
Mapeie os gastos recentes
Para criar uma base sólida de avaliação, mapeie todos os gastos recentes da frota, incluindo desde o consumo de combustível até os custos com manutenção e taxas.
Através desse histórico, você terá um ponto de partida para a definição de metas e para a comparação futura, ajudando a identificar tendências e a planejar melhorias.
Crie metas possíveis
Ao definir metas para a gestão da frota, é importante que elas sejam realistas e alcançáveis.
Então, a planilha de orçamento deve ser usada para monitorar o progresso em direção a essas metas e que seja possível fazer ajustes ao longo do tempo.
Por exemplo, você pode incluir a redução do consumo de combustível em um determinado período ou a diminuição dos custos com manutenção.
Acompanhe e metrifique os resultados da frota
Acompanhar e metrificar os resultados obtidos é essencial para o sucesso do plano de orçamento.
Com isso, use a planilha para comparar os dados atuais com as metas estabelecidas e identifique onde estão os maiores desafios e oportunidades.
Conte com a tecnologia para otimizar processos
Por fim, para que a planilha de orçamento seja realmente eficaz, é fundamental contar com a ajuda da tecnologia.
Softwares especializados podem automatizar a coleta e a análise dos dados, facilitando o trabalho do gestor e permitir uma gestão mais precisa.
Super App Infleet: análise de dados na palma da sua mão
A Infleet oferece soluções para a gestão de frotas e você pode acompanhar os dados na palma da sua mão.
Com essa ferramenta, é possível monitorar os custos, acompanhar a performance dos veículos e motoristas, tomar decisões baseadas em dados precisos e atualizados.
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