O acompanhamento diário de bordo do motorista e da sua jornada de trabalho é um aspecto fundamental e de suma importância na gestão de frotas. Apesar de muitos motoristas ainda não realizarem essa tarefa.
A lei Nº 13.103, de 2 de março de 2015 conhecida como Lei do Motorista dispõe sobre a profissão do motorista para definir e controlar a jornada de trabalho e o tempo de direção do motorista profissional de transporte rodoviário de carga ou passageiros.
Um bom controle da jornada do motorista, através do diário de bordo, poderá evitar custos com hora extra e até mesmo processos trabalhistas. Fique atento para evitar futuros prejuízos!
Por isso, vamos discutir nesse post o que é o diário de bordo, além de mostrar modelos de diários de bordo e ferramentas que você pode utilizar para realizar o controle da jornada do motorista, como tacógrafo, sistema de rastreamento veicular ou aplicativo de controle de jornada do motorista.
O que é o diário de bordo do motorista?
O diário de bordo é o local onde é realizado o registro da jornada do motorista, podendo ser um registro em papel, registro eletrônico com sistema de teclado, rastreamento ou tacógrafo.
A lei Nº 13.103 estabelece que a jornada do motorista é todo o tempo em que o motorista está disponível para a empresa ou contratante. Ela subdivide a jornada em algumas fases, com duração máxima e mínima e devem ser acompanhadas pelo gestor de frotas.
Por exemplo, quantos quilômetros o motorista percorre em um dia, em uma semana, um mês? Essa informação deve estar no diário de bordo. Além de outras informações, já que a jornada do motorista contém o tempo de direção, tempo em espera, tempo de descanso e pausa para refeição.
De acordo com a lei, o motorista, deve:
“ter jornada de trabalho controlada e registrada de maneira fidedigna mediante anotação em diário de bordo, papeleta ou ficha de trabalho externo, ou sistemas e meios eletrônicos instalados no veículo, a critério do empregador”.
Esse registro deve conter informações sobre o veículo, motorista, horário de início da jornada, horário de início e término da viagem, pausa para refeição, descanso e espera.
O diário de bordo contribui para documentar o tempo de direção, as paradas, as horas de descanso, a quilometragem percorrida, entre outros dados relevantes conforme mencionado no item anterior. Por isso, esse registro é essencial para monitorar a jornada de trabalho dos motoristas e garantir a conformidade com as leis trabalhistas e de trânsito.
Seu funcionamento pode ser mantido em formato impresso ou digital, sendo importante que a empresa cumpra as legislações e disponha de todas as informações necessárias.
Diário de bordo e Lei do motorista: qual é a relação?
É importante ressaltar que manter um diário de bordo é um item obrigatório, conforme a Lei do Motorista.
Em seu texto, a Lei no 13.103 de 2015 temos que:
b) ter jornada de trabalho controlada e registrada de maneira fidedigna mediante anotação em diário de bordo, papeleta ou ficha de trabalho externo, ou sistema e meios eletrônicos instalados nos veículos, a critério do empregador;
Por isso, essa relação entre diário de bordo e lei do motorista. Então, fique atento para cumprir todos os requisitos.
O que deve conter no diário de bordo do motorista?
Como já mencionado, o diário de bordo do motorista é uma ferramenta obrigatória, prevista em lei, que deve ser utilizada para controlar a jornada do profissional.
Para seu preenchimento correto, é importante terem as seguintes informações:
- Data da operação;
- Nome do Motorista;
- Destino;
- Horário de saída e de chegada;
- Tempo em espera;
- Tempo de descanso;
- Pausas para refeição;
- Combustível na saída e na chegada;
- Registro de ocorrência (caso tenha);
- Assinatura do responsável.
Tipos de diário de bordo existentes
Embora não exista nenhuma obrigação sobre qual ferramenta utilizar para o controle da jornada, o modelo impresso ainda é o mais utilizado.
O diário de bordo em papel é preenchido e assinado manualmente pelo motorista. Esse é o método mais aceito juridicamente, em casos de processos trabalhistas. Isto porque o próprio motorista é a pessoa responsável por informar os seus horários e preencher o diário.
O diário de bordo impresso é utilizado desde o princípio por conta da sua facilidade de uso por muitas pessoas que saibam ler e escrever, são simples de serem preenchidas e fáceis de serem guardadas.
Entretanto, há alguns pontos que devem ser observados.
Diário de bordo impresso
O diário de bordo impresso ainda é bastante popular porque o próprio colaborador pode preencher os dados. Ele quem registra as informações e, de certa forma, o documento é aceito nos processos trabalhistas.
A impressão do diário de bordo pode ser realizada de várias formas: um documento simples no Word, uma planilha no Excel e formatos que podem ser personalizados de acordo com as necessidades de cada empresa.
Por ser um documento simples, fácil e de baixo custo, ele se torna aceito por todos.
No entanto, é preciso que o gestor confira as informações para saber se todos os dados são verídicos e não possa prejudicar a empresa ou o trabalhador nos quesitos trabalhistas.
Desvantagens do uso de diário de bordo impresso
Apesar de ser uma ferramenta tradicional, o diário de bordo impresso apresenta várias desvantagens que podem impactar a eficiência e a precisão dos registros. Confira algumas delas nos próximos itens.
Cuidado com jornadas invariáveis
Jornadas invariáveis são aquelas que têm os mesmos horários de início e fim, pausa para refeição e descanso todos os dias.
A justiça do trabalho invalida diários de bordo que apresentam jornadas do motorista invariável como prova, mesmo que esse diário de bordo esteja assinado pelo próprio motorista.
Outros pontos a serem verificados são:
- A facilidade em se adulterar os dados;
- Dificuldade em cálculo de horas extras e;
- Dificuldade em acessar informações passadas em caso de necessidade.
O motorista, muitas vezes, não preenche o diário de bordo ao longo do dia, e preenche tudo somente ao final da jornada com base nos horários que ele lembra. Em outros casos, é possível verificar o registro indevido do horário de término da jornada, das pausas de refeição e descanso.
Isso, por sua vez, pode resultar em uma jornada maior do que a real e, consequentemente, em maiores custos com horas extras do motorista.
Por outro lado, todo o cálculo de tempos e custos será feito manualmente, o que é mais sujeito a erros.
O registro manual dificulta a obtenção rápida de uma informação sobre a jornada em períodos anteriores. No caso, quando um gestor precisa saber como foi a jornada de certo motorista a seis meses atrás, ele terá que buscar em arquivos físicos o papel dessa jornada, algo que se torna muitas vezes inviável.
Informações erradas
Como o diário de bordo é preenchido manualmente, é importante que todos os dados sejam preenchidos de forma correta. Infelizmente, essa garantia ainda não é 100%.
Ainda assim, o gestor pode e deve ter o controle de cada entrada e saída dos veículos, saber a quilometragem realizada e as ocorrências que tiveram.
Esse controle é importante para evitar que algum dado fique sem ser adicionado ou algumas informações sejam preenchidas erradas, o que pode ocasionar problemas jurídicos.
Lentidão no processamento de dados
Ainda há a questão da lentidão no processamento de dados, pois os diários são preenchidos manualmente todos os dias por diferentes motoristas.
Além de transferir os dados manuais para o sistema, existe a possibilidade de ter algum erro humano. Por isso, toda atenção é necessária para essa tarefa.
Diário de bordo digital
Com algumas desvantagens apresentadas pelo diário de bordo manual, muitas empresas tem optado pelo diário de bordo digital.
O checklist digital, por exemplo, é uma versão eletrônica e automatizada do tradicional checklist em papel.
Com essa solução, as inspeções e registros de informações são realizados por meio de dispositivos eletrônicos, como smartphones ou tablets.
Os motoristas e gestores têm acesso a formulários personalizados, nos quais podem registrar as verificações necessárias para cada tipo de veículo e operação. Isso garante que as manutenções sejam realizadas no período correto como também facilita a análise dos resultados.
Além disso, o checklist digital agiliza o processo, elimina erros de interpretação e permite o armazenamento de um histórico completo das atividades de cada veículo.
Vantagens do diário de bordo digital
Com o diário de bordo digital, o gestor de frota tem acesso imediato às informações atualizadas. Em contraste, o diário de bordo digital oferece uma série de vantagens que podem melhorar significativamente a gestão da jornada de trabalho dos motoristas.
Acesso imediato
Os diários de bordo digitais permitem o acesso imediato aos dados registrados. Dessa forma, facilita o monitoramento em tempo real e a rápida identificação de problemas ou desvios nas jornadas de trabalho.
Aumento de segurança
Além disso, esse formato contribui para a melhoria da segurança da frota, pois ajuda a identificar e corrigir rapidamente problemas que possam comprometer a segurança dos veículos.
É possível também incluir itens de verificação específicos relacionados às exigências legais, como a validade do seguro, a documentação obrigatória e a conformidade com as normas de segurança.
Integração de processos
Outra vantagem é que os diários de bordo digitais podem ser integrados a outros sistemas de gestão de frotas, como rastreamento e sistemas de telemetria.
Dessa forma é possível ter uma visão mais completa das operações, permitindo uma gestão mais eficiente.
Sustentabilidade
Ainda vale ressaltar que o uso digital contribui para a sustentabilidade ambiental, pois o consumo de papel é bastante reduzido. Uma frota é sustentável de diferentes formas e não somente no seu consumo.
Além das vantagens para o meio ambiente, a eficiência operacional da empresa também aumenta. O que traz, consequentemente, uma garantia de que os veículos estejam sempre prontos para realizar o serviço.
Modelos de diário de bordo do motorista
A Plataforma de Gestão de Frotas Infleet oferece tecnologia para o gestor de frotas obter de maneira confiável as informações para a criação do diário de bordo do motorista.
Através da captação de dados do veículo, análise de pontos de parada, rotas, duração de viagens, identificação do motorista, a plataforma permite o preenchimento automático da jornada de trabalho. Com isso, as informações têm uma maior precisão e confiabilidade, o que evita erros de preenchimento, fraudes e processos trabalhistas.
Sobre qual modelo seguir, se será impresso ou digital, vai depender de como cada empresa pretende fazer a gestão da sua frota. Aquelas que optam pelo digital é porque já aderiram à tecnologia ao seu favor, pois os dados são mais precisos e contribuem para uma melhor gestão.
Se você ainda prefere controlar a jornada do motorista através do diário de bordo manual, apresentamos para você dois modelos que podem ser aplicados na sua empresa. Basta clicar nos links abaixo para ter acesso.
1. Modelo do SINTRACARP
Esse modelo é bastante utilizado nas empresas e serve para acompanhar a jornada completa do motorista. Você pode acessar no site.
2. Modelo da Setcergs
Esse modelo é mais utilizado para registrar ocorrências que possam acontecer durante o trajeto. Entenda mais no site.
Soluções Infleet para gestão de frotas
Ter uma fonte objetiva de dados de frota, fornecida por um sistema integrado de gestão de frota, pode ajudar a superar o tipo de desafio que todos os que gerenciam veículos enfrentam em algum momento.
Conte conosco para entender as suas necessidades e desenhar com você uma solução voltada para redução de custos e aumento de produtividade.
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