Ter processos de gestão que guiem o controle de frotas é fundamental para uma gestão de frotas bem sucedida. Assim, ter o controle desses processos estabelecidos é o segundo passo para que a eficiência máxima da gestão seja alcançada, trazendo resultados positivos para a empresa.
De tal forma que o controle e acompanhamento dos processos garantem um melhor acompanhamento dos principais indicadores de frotas, mais informações e maior embasamento para a tomada de decisões.
Portanto, ter o controle dos processos de gestão de frotas é fundamental para garantir a eficiência operacional, custos e segurança. Um dos processos que precisam ser gerenciados é o processo de entrada e saída de veículos, conhecido também como controle de portaria.
O que é o controle de portaria – entrada e saída de veículos?
O controle de portaria é algo bastante simples.
Ele consiste no monitoramento da entrada e saída de veículos na garagem da empresa, controlando assim o seu uso diário. Isso é feito por meio do registro diário da data e hora de entrada e saída do veículo, registrando a sua placa, km, motorista e outras informações que possam ser pertinentes.
Independente da quantidade de veículos da frota e do tipo de ferramenta que será utilizada, um sistema ou um registro manual em planilha. O gestor de frotas deve saber em todos os dias os veículos que saíram da sua garagem, qual era o motorista, quais as condições do veículo no momento da saída e quais as condições do veículo no momento do retorno.
Por que fazer o controle de portaria – entrada e saída de veículos?
O controle de portaria é indicado para simplificar a gestão do acesso de sua portaria. Por isso, confira algumas vantagens de optar por ter esse controle na sua frota.
Otimização da gestão de frotas
O gestor de frotas irá entender bem como funciona o fluxo de caminhões da sua empresa, realizar o controle de quilometragem (essencial para o controle de manutenções, principalmente as preventivas) e controlar incidentes externos como uma avaria.
Prevenção de acidentes
O controle da portaria pode contribuir para a redução de acidentes. Afinal, esse controle traz um melhor aproveitamento na rota de cada veículo para aumentar a prevenção de acidentes e preservar a vida dos motoristas.
Transparência de processos
Com o monitoramento da entrada e saída de veículos é uma excelente forma de obter informações para a gestão de frotas. Assim, o gestor terá uma transparência nos processos da sua frota.
Redução de custos
Buscar economia nos gastos é algo que todo gestor deseja para sua frota. Por isso que esse controle traz também uma série de redução de custos já que ele tem uma otimização da operação, diminuição do tempo de espera e evita gastos desnecessários.
Controle de quilometragem
Com os horários marcados de entrada e saída, o gestor pode verificar, de forma mais aprimorada, a distância percorrida por cada veículo para realizar a operação que lhe foi destinada.
Controle de manutenções
Ao registar o horário de entrada e saída, o gestor terá um melhor controle para realizar as manutenções preventivas. Assim, os veículos terão uma redução de custos e um aumento na vida útil.
Identificação de gargalos no processo logístico
Ao saber qual o horário de saída e chegada dos veículos, o gestor de frotas pode, por exemplo, verificar se ele está demorando muito para realizar a carga/descarga.
Com isso, ele pode entender o motivo para isso, que pode ser atraso na emissão de um documento necessário para a liberação do veículo, dificuldade em organizar a carga no baú ou encontrar a carga no estoque.
Diante da identificação da causa do atraso, ele poderá otimizar a sua operação e reduzir os tempos de espera e desperdícios.
Como fazer o controle de portaria
O controle de portaria pode ser feito da maneira mais básica, com planilha e registros manuais de quais veículos entraram e saíram da empresa, com controle de data, hora, quilometragem, motorista e registro de avarias.
Porém, a melhor forma de garantir um excelente processo de gestão de frotas é utilizando ferramentas que automatizem o processo de portaria e o conectem com outros processos como o de controle de multas e manutenções.
Os pontos básicos a serem analisados em um controle de portaria são:
- O controle deve ser feito diariamente;
- Deve ser feito o registro de informações básicas do veículo como quilometragem;
- Deve ser registrado o motorista responsável;
- Deve estar atrelado a um checklist de avarias para controlar o estado do veículo.
Essas são as informações básicas, outras informações mais completas, relacionados ao tipo de operação podem ser analisadas, como peso na saída e no retorno, rota que será realizada, carga transportada, etc.
Um ponto fundamental, como em qualquer outro processo, é ter cuidado com o registro das informações. Registrar informações incorretas ou imprecisas é pior do que não ter informação. Então, fique atento!
Ferramentas que auxiliam o controle de portaria – entrada e saída de veículos
Alguns sistemas são fundamentais para auxiliar o gestor nessa atividade de controle de portaria. Confira algumas ferramentas principais.
Sistema de rastreamento veicular
O sistema de rastreamento veicular fornecerá ao gestor de maneira automática o horário de saída, chegada, quilometragem percorrida no dia, odômetro de saída e chegada do veículo.
Já em casos em que são usados cartões RFID ou leitores Ibutton para identificação do motorista, o sistema de rastreamento também permitirá a identificação automática do motorista responsável pelo veículo em um determinado dia.
Aplicativo de checklist
Uma segunda ferramenta essencial no controle de portaria é o checklist de saída e chegada do veículo.
Com um aplicativo de checklist, o motorista irá registrar todas as principais informações do carro antes de sair e assim que retornar, inclusive registrando avarias, tirando fotos e garantindo a conformidade com itens de segurança.
Essa ferramenta ajudará a identificar o responsável por uma determinada avaria, como uma batida ou arranhão, e também ajuda a garantir que o veículo irá sair sempre dentro do padrão de controle de segurança.
Além disso, você pode customizar o checklist para incluir itens como verificação do cinto de segurança, extintor de incêndio, pressão dos pneus e pressão e estado do pneu reserva. De modo que vai evitar problemas na estrada, melhora o consumo de combustível e aumenta a segurança operacional.
Sistema de gestão de frotas Infleet
Todas essas informações podem estar conectadas a um sistema de gestão de frotas. Assim, é possível acompanhar serviço de manutenção ou indica a necessidade de realização de uma manutenção preventiva a partir da indicação de uma avaria, ou atualização da quilometragem.
Conte conosco para entender as suas necessidades e desenhar com você uma solução voltada para redução de custos e aumento de produtividade.
Teste aqui gratuitamente os módulos de gestão: monitoramento, videotelemetria, telemetria, gestão de abastecimento e manutenção.
