A gestão de frotas vai muito além de apenas dizer qual veículo está disponível e qual não está e alocar cada um deles para a realização de um serviço/entrega.
O gestor de frotas precisa controlar o plano de manutenção, troca de pneus, consumo de combustível, jornada e performance dos motoristas e a operação em si. Além disso, é preciso fazer tudo isso mantendo todos os custos dentro do orçamento planejado.
Isso, por sua vez, só pode ser atingido através de um rigoroso controle de frota e de ferramentas adequadas para essa função.
O gestor precisa ter o registro de todas as informações de viagens, abastecimentos, manutenções, jornadas de trabalho, tacógrafo, pedágios, multas, documentos e muitos outros fatores e a partir desses registros gerar indicadores de gestão de frotas que o permitam avaliar o nível de performance da sua equipe.
O que é controle de frota?
Ao fazer um controle de frota, a empresa realiza o gerenciamento dos seus veículos. Desde a compra até itens para a sua manutenção, consumo de combustível, depreciação do veículo até os motoristas.
Esse controle é uma algo essencial para todos os tamanhos da frota, desde aquelas que operam com pouco veículos até aquelas com grandes operações.
Por isso, esse gerenciamento é essencial para ter um controle da frota, dos seus ativos e dos motoristas envolvidos. De forma que os custos podem ser reduzidos e aumentar a segurança da operação.
O que é possível controlar na gestão de frota?
O controle de frota envolve uma série de ativos. Mas, o gestor pode focar em alguns itens principais para garantir uma gestão mais eficiente.
Com isso, o gestor pode controlar como, por exemplo: os veículos, os motoristas, consumo de combustível, manutenções preventivas, custos envolvidos e as políticas de frota, entre outros.
Como você faz a gestão de sua frota e controla os seus custos?
Gerenciar uma frota de veículos requer não apenas o acompanhamento de cada veículo, mas também uma visão abrangente dos custos associados.
Por isso, é importante ter uma ferramenta que possa auxiliar nesse controle de custos. Confira alguns itens que podem ser considerados para acompanhar os custos da sua frota.
1. Cadastro de veículos
O primeiro passo na gestão de frotas é manter um registro detalhado de cada veículo. Isso inclui informações como modelo, ano de fabricação, placa, número de identificação do veículo (chassi), entre outros. Pois, manter um perfil de cada veículo é fundamental para rastreamento, manutenção e tomada de decisões informadas.
2. Cadastro de motoristas
Associar cada veículo aos seus respectivos motoristas é um dos pontos chaves para a responsabilidade e segurança. Por isso, registre detalhes pessoais, informações de contato e documentos necessários para cada motorista em sua planilha, isso ajuda a manter um registro atualizado da equipe de motoristas e facilita a comunicação.
3. Custos da frota
Faça um controle de todos os custos associados a cada veículo, desde o abastecimento até manutenções e reparos. Pois, manter um histórico de custos ajuda na análise de eficiência e na identificação de áreas onde é possível otimizar os gastos.
4. Fornecedores
Tenha uma seção dedicada a fornecedores, inclua informações de contato e detalhes contratuais. Esse documento pode ser bastante útil para o rápido acesso a informações sobre manutenções, compras de peças e serviços especializados.
5. Prestadores de serviços
Para serviços terceirizados, como manutenção e reparos, registre os detalhes dos prestadores de serviços. Isso facilita a gestão de contratos, garantindo que os serviços sejam realizados de acordo com as especificações e prazos.
6. Receitas
Se sua frota também está envolvida em atividades que geram receita, como transporte de mercadorias, anote essas informações no sistema. Assim, você vai ter uma visão completa do desempenho financeiro da frota.
Por que ter uma planilha de gestão de frotas
Muitas empresas, principalmente aqueles que possuem poucos veículos, fazem o controle da sua frota através de planilhas Excel.
As planilhas Excel tem a grande vantagem do baixo custo e da alta possibilidade de customização do controle para as necessidades específicas da sua empresa. Entretanto, este é apenas um recurso básico que não substitui os sistemas completos de gestão de frotas. Para empresas que desejam um controle real pode ser muito trabalhoso criar todos os registros, gráficos e indicadores em uma planilha, uma vez que ela não é tão automática quanto um sistema de gestão de frotas e está muito sujeita a erros de inserção de dados, fórmulas, bugs e possui uma segurança de dados menor.
As planilhas em Excel podem ser um primeiro passo a ser adotado na empresa para que a equipe se familiarize com o controle de frotas antes de adotar um sistema de gestão de frotas mais completo.
Confira como criar a sua planilha de gestão de frotas e quais são as principais informações que você deve possuir para o seu controle.
O que deve ter a planilha
A planilha de controle de frotas deve ter todos os campos necessários para o registro dos principais custos da sua frota, veículos, abastecimentos, multas, documentos, manutenções, pedágios e pneus.
Além disso, você deve criar a planilha pensando nos indicadores de gestão de frotas utilizados pela sua empresa, principalmente o custo por quilômetro, e pensando em como você precisará inserir esse dado na planilha de modo que posteriormente você possa tratá-lo para gerar as informações das quais precisa.
Por exemplo, se na sua empresa você possui veículos que são abastecidos com álcool, gasolina e diesel e você quer saber qual foi o valor gasto com cada um desses tipos de combustível, além do valor global, então você deve em algum local registrar o tipo de combustível usado no abastecimento.
1. Cadastro de veículos
O primeiro passo de um controle de frotas é a realização do cadastro dos seus veículos, criando um inventário da frota. O cadastro de veículos deve conter as seguintes informações:
- Placa;
- Modelo;
- Ano;
- Data de vencimento do documento do veículo;
- Motorista responsável (se aplicável);
2. Cadastro de motoristas
Registrar os motoristas é um elemento fundamental para a identificação do responsável por uma multa ou um acidente.
O motorista é um dos principais custos da sua frota e além do seu custo de salário, ele tem também um impacto direto nos custos de manutenção, multa e combustível através do seu modo de condução.
A planilha Excel não permite o controle do modo de condução do motorista, porém permite você saber quem estava dirigindo o veículo em um dia específico para identificar o condutor em caso de multa ou acidente.
O sistema de telemetria veicular é um controle mais robusto, no qual todo o modo de condução do motorista fica registrado como, direção na banguela, RPM, aceleração, frenagem, curva brusca e passagem de marcha. A partir desses dados o sistema de telemetria pode indicar maus hábitos que ao serem corrigidos irão permitir uma redução do consumo de combustível, desgastes de peças e custos com manutenção.
Além disso, os motoristas podem ser ranqueados e premiados de acordo com a sua performance, estimulando que eles dirijam de acordo com os princípios da condução econômica.
O cadastro de motorista é bastante simples:
- Nome;
- CPF;
- Número da CNH
- Data de vencimento da CNH;
3. Controle de abastecimentos
O custo com combustível é um dos maiores custos variáveis de uma frota veicular, por isso é tão importante ter o seu controle.
O controle de abastecimento em uma planilha requer as seguintes informações:
- Placa;
- Tipo de combustível;
- Motorista;
- Data;
- Odômetro;
- Posto de combustível;
- Tipo de combustível;
- Quantidade;
- Valor;
Essas informações irão te ajudar a calcular os principais indicadores de abastecimento da sua frota.
4. Controle de manutenções
O controle de manutenções também é um ponto fundamental, representando junto com pneus e combustível mais de 50% dos custos variáveis de uma frota veicular.
No caso de controle de manutenção você deve ter dois modelos, um para o controle de manutenções preventivas e um para o controle de manutenções corretivas.
No caso das manutenções preventivas são necessárias as seguintes colunas:
- Nome do serviço;
- Placa;
- Fornecedor;
- Data do último serviço;
- Odômetro no último serviço;
- Data do próximo serviço;
- Odômetro do próximo serviço;
Com esses campos você terá um registro do plano de manutenção preventiva do seu veículo, conforme as informações indicadas do manual de cada fabricante.
Para o controle dos serviços corretivos e dos serviços preventivos já realizados você precisará das seguintes informações:
- Nome do serviço;
- Placa;
- Fornecedor;
- Odômetro;
- Valor;
- Data;
- Tipo de serviço;
5. Controle de multas
Infelizmente, multas ocorrem rotineiramente em operações de transporte. Esse custo é um desperdício de recurso para a empresa e por isso deve-se buscar eliminá-lo.
Para eliminar o custo com multas é preciso saber quais condutores são os mais multados e qual o tipo de multa mais recorrente com a sua frota. Assim, você poderá elaborar um plano de ação que te ajude a reduzir esse custo.
Para o controle de multas você precisará dos seguintes campos:
- Tipo de multa;
- Placa;
- Data;
- Valor;
- Motorista;
- Data de vencimento do pagamento;
Tenho a planilha em excel, a minha gestão está completa?
Como mencionado mais cedo, a planilha em Excel não substitui os sistemas de gestão de frotas. Ela é apenas o primeiro passo, básico, na direção de uma gestão eficiente de frotas.
O registro das informações principais de custos da frota em uma planilha Excel permitem ao gestor que ele tenha uma maior clareza quanto ao custo mensal da sua frota e alguns indicadores de gestão. Esse passo fornece ao gestor a visibilidade.
Entretanto, apenas o registro das informações não é o suficiente para que o gestor crie planos de ação para a redução desses custos. Uma vez que, através dos registros de informações, o gestor tenha a visibilidade do que está acontecendo com a sua frota, ele poderá identificar que os custos com multa, manutenção e abastecimento estão muito altos. Porém, como saber a causa desses altos custos?
Essa resposta poderá apenas ser obtida com um controle operacional e do modo de condução de motorista mais completo. Nesse momento, entra em cena o sistema de monitoramento de frotas e a telemetria veicular.
A telemetria funciona com base na captação de dados do veículo. Um computador de bordo integrado ao motor, sistema de ignição, frenagem e sistema eletrônico do veículo é utilizado para a captação das informações em tempo real. Sensores adicionais ao veículo para a captação de dados extras como abertura de porta, acionamento de plataforma podem também ser instalados e conectados ao computador de bordo.
Alguns parâmetros analisados na telemetria veicular são:
- Velocidade;
- Torque;
- Dados do motor: RPM, temperatura, pressão na ignição, status (ligado ou desligado);
- Dados gerais: Temperatura do freio, óleo, água, combustível e sensores diversos instalados no veículo;
Assim, é possível para o gestor de frotas ter informações em tempo real sobre os seus veículos, histórico de dados e controle operacional.
