Como criar uma planilha de gestão de frotas

Como criar uma planilha de gestão de frotas

A gestão de frotas vai muito além de apenas dizer qual veículo está disponível e qual não está e alocar cada um deles para a realização de um serviço/entrega. O gestor de frotas precisa controlar o plano de manutenção, troca de pneus, consumo de combustível, jornada e performance dos motoristas e a operação em sim,. Além disso, é preciso fazer tudo isso mantendo todos os custos dentro do orçamento planejado.

Isso, por sua vez, só pode ser atingido através de um rigoroso controle de frota e de ferramentas adequadas para essa função. O gestor precisa ter o registro de todas as informações de viagens, abastecimentos, manutenções, jornadas de trabalho, tacógrafo, pedágios, multas, documentos e muitos outros fatores e a partir desses registros gerar indicadores de gestão de frotas que o permitam avaliar o nível de performance da sua equipe.

Como você faz a gestão de sua frota e controla os seus custos?

Muitas empresas, principalmente aqueles que possuem poucos veículos, fazem o controle da sua frota através de planilhas excel.

As planilhas excel tem a grande vantagem do baixo custo e da alta possibilidade de customização do controle para as necessidades específicas da sua empresa. Entretanto, este é apenas um recurso básico que não substitui os sistemas completos de gestão de frotas. Para empresas que desejam um controle real pode ser muito trabalhoso criar todos os registros, gráficos e indicadores em uma planilha, uma vez que ela não é tão automática quanto um sistema de gestão de frotas e está muito sujeita a erros de inserção de dados, fórmulas, bugs e possui uma segurança de dados menor.

As planilhas em excel podem ser um primeiro passo a ser adotado na empresa para que a equipe se familiarize com o controle de frotas antes de adotar um sistema de gestão de frotas mais completo.

Vamos apresentar para você como você pode criar a sua planilha de gestão de frotas e quais são as principais informações que você deve possuir para o seu controle.

O QUE DEVE TER A PLANILHA

A planilha de controle de frotas deve ter todos os campos necessários para o registro dos principais custos da sua frota, veículos, abastecimentos, multas, documentos, manutenções, pedágios e pneus. Além disso, você deve criar a planilha pensando nos indicadores de gestão de frotas utilizados pela sua empresa, principalmente o custo por quilômetro, e pensando em como você precisará inserir esse dado na planilha de modo que posteriormente você possa tratá-lo para gerar as informações das quais precisa.

Por exemplo, se na sua empresa você possui veículos que são abastecidos com álcool, gasolina e diesel e você quer saber qual foi o valor gasto com cada um desses tipos de combustível, além do valor global, então você deve em algum local registrar o tipo de combustível usado no abastecimento.

1. CADASTRO DE VEÍCULOS

O primeiro passo de um controle de frotas é a realização do cadastro dos seus veículos, criando um inventário da frota. O cadastro de veículos deve conter as seguintes informações:

  • Placa;
  • Modelo;
  • Ano;
  • Data de vencimento do documento do veículo;
  • Motorista responsável (se aplicável);

2. CADASTRO DE MOTORISTAS

Registrar os motoristas é um elemento fundamental para a identificação do responsável por uma multa ou um acidente.

O motorista é um dos principais custos da sua frota e além do seu custo de salário, ele tem também um impacto direto nos custos de manutenção, multa e combustível através do seu modo de condução.

A planilha excel não permite o controle do modo de condução do motorista, porém permite você saber quem estava dirigindo o veículo em um dia específico para identificar o condutor em caso de multa ou acidente.

O sistema de telemetria veicular é um controle mais robusto, no qual todo o modo de condução do motorista fica registrado como, direção na banguela, RPM, aceleração, frenagem, curva brusca e passagem de marcha. A partir desses dados o sistema de telemetria pode indicar maus hábitos que ao serem corrigidos irão permitir uma redução do consumo de combustível, desgastes de peças e custos com manutenção.

Além disso, os motoristas podem ser ranqueados e premiados de acordo com a sua performance, estimulando que eles dirijam de acordo com os princípios da condução econômica.

O cadastro de motorista é bastante simples:

  • Nome;
  • CPF;
  • Número da CNH
  • Data de vencimento da CNH;

3. CONTROLE DE ABASTECIMENTOS

O custo com combustível é um dos maiores custos variáveis de uma frota veicular, por isso é tão importante ter o seu controle.

O controle de abastecimento em uma planilha requer as seguintes informações:

  • Placa;
  • Tipo de combustível;
  • Motorista;
  • Data;
  • Odômetro;
  • Posto de combustível;
  • Tipo de combustível;
  • Quantidade;
  • Valor;

Essas informações irão te ajudar a calcular os principais indicadores de abastecimento da sua frota.

4. CONTROLE DE MANUTENÇÕES

O controle de manutenções também é um ponto fundamental, representando junto com pneus e combustível mais de 50% dos custos variáveis de uma frota veicular.

No caso de controle de manutenção você deve ter dois modelos, um para o controle de manutenções preventivas e um para o controle de manutenções corretivas.

No caso das manutenções preventivas são necessárias as seguintes colunas:

  • Nome do serviço;
  • Placa;
  • Fornecedor;
  • Data do último serviço;
  • Odômetro no último serviço;
  • Data do próximo serviço;
  • Odômetro do próximo serviço;

Com esses campos você terá um registro do plano de manutenção preventiva do seu veículo, conforme as informações indicadas do manual de cada fabricante.

Para o controle do serviços corretivos e dos serviços preventivos já realizados você precisará das seguintes informações:

  • Nome do serviço;
  • Placa;
  • Fornecedor;
  • Odômetro;
  • Valor;
  • Data;
  • Tipo de serviço;

5. CONTROLE DE MULTAS

Infelizmente, multas ocorrem rotineiramente em operações de transporte. Esse custo é um desperdício de recurso para a empresa e por isso deve-se buscar eliminá-lo.

Para eliminar o custo com multas é preciso saber quais condutores são os mais multados e qual o tipo de multa mais recorrente com a sua frota. Assim, você poderá elaborar um plano de ação que te ajude a reduzir esse custo.

Para o controle de multas você precisará dos seguintes campos:

  • Tipo de multa;
  • Placa;
  • Data;
  • Valor;
  • Motorista;
  • Data de vencimento do pagamento;

TENHO A PLANILHA EM EXCEL, A MINHA GESTÃO ESTÁ COMPLETA?

Como mencionado mais cedo, a planilha em excel não substitui os sistemas de gestão de frotas. Ela é apenas o primeiro passo, básico, na direção de uma gestão eficiente de frotas.

O registro das informações principais de custos da frota em uma planilha excel permitem ao gestor que ele tenha uma maior clareza quanto ao custo mensal da sua frota e alguns indicadores de gestão. Esse passo fornece ao gestor a visibilidade.

Entretanto, apenas o registro das informações não é o suficiente para que o gestor crie planos de ação para a redução desses custos. Uma vez que, através dos registros de informações, o gestor tenha a visibilidade do que está acontecendo com a sua frota, ele poderá identificar que os custos com multa, manutenção e abastecimento estão muito altos. Porém, como saber a causa desses altos custos?

Essa resposta poderá apenas ser obtida com um controle operacional e do modo de condução de motorista mais completo. Nesse momento, entra em cena o sistema de monitoramento de frotas e a telemetria veicular.

A telemetria funciona com base na captação de dados do veículo. Um computador de bordo integrado ao motor, sistema de ignição, frenagem e sistema eletrônico do veículo é utilizado para a captação das informações em tempo real. Sensores adicionais ao veículo para a captação de dados extras como abertura de porta, acionamento de plataforma podem também ser instalados e conectados ao computador de bordo.

Alguns parâmetros analisados na telemetria veicular são:

  • Velocidade;
  • Torque;
  • Dados do motor: RPM, temperatura, pressão na ignição, status (ligado ou desligado);
  • Dados gerais: Temperatura do freio, óleo, água, combustível e sensores diversos instalados no veículo;

Assim, é possível para o gestor de frotas ter informações em tempo real sobre os seus veículos, histórico de dados e controle operacional.