A competitividade dos setores econômicos, aumento das exigências dos clientes com relação ao prazo e qualidade do serviço fazem com que não exista espaço para desperdício ou isso resultará em prejuízo para a empresa e até a sua vida no mercado.
Assim, controlar e reduzir custos com a sua frota veicular, seja uma frota de veículos leves ou uma frota de caminhões, é um dos principais objetivos de todo gestor de frotas.
Como explicar para a diretoria ou dono da empresa que o custo com combustível e manutenção da frota foi muito superior ao planejado? Como explicar que nesse mês será necessário trocar novamente a peça do caminhão ou carro que havia sido trocado há dois meses apenas? Como explicar que a empresa está tendo custos de milhares de reais com multas e você não consegue identificar o motorista do veículo?
Essas são situações complicadas que o gestor de frotas enfrenta ao longo da sua carreira e para te ajudar a evitar esse tipo de problema vamos apresentar 5 dicas para o controle e redução de custos com a sua frota.
1. ELABORE UM PLANO DE MANUTENÇÃO PREVENTIVA
Segundo estudo publicado no Portal PMKB (Project Management Knowledge Base), em se tratando de frotas com veículos de até cinco anos de vida útil, os custos com manutenção correspondem a 10% dos custos variáveis de uma empresa e os custos com pneus 8%. Assim o controle dos custos com manutenção é um dos fatores essenciais para a redução de custos com a frota veicular.
A realização de manutenções preventivas permite ao gestor de frotas a identificação de possíveis falhas com o veículo antes que essas falhas ocorram e leve o veículo a pausa, reduzindo assim o seu tempo de ociosidade e aumentando a disponibilidade da frota.
As manutenções preventivas também, por serem periódicas e planejadas, permitem que o gestor tenha uma maior previsibilidade nos custos de manutenção da sua frota, planeje as datas de parada dos veículos de modo que não atrapalhem a sua operação e também permitem com que ele resolva pequenos problemas com o veículo antes que eles se tornem um problema maior e de maior custo. Com isso, há um aumento significativo da vida útil das peças, atrasando a sua reposição, há um aumento da eficiência do veículo, mantendo o seu consumo de combustível dentro do padrão previsto em fábrica por mais tempo.
Ações básicas como alinhamento, balanceamento e controle de pressão nos pneus, reduzem o seu desgaste e ampliam a sua vida útil. Se você quiser saber melhor como melhorar a vida útil dos seus pneus veja esse post aqui.
O gestor pode criar uma planilha em Excel ou utilizar um sistema de gestão para o seu plano de manutenção preventiva. Independente de como o controle seja feito, esse é um passo fundamental que você deve realizar para reduzir custos com a sua frota. Se quiser ver um exemplo de plano de manutenção preventiva de frotas e como criar o seu veja esse post aqui.
2. ANALISE O MODO DE CONDUÇÃO DOS MOTORISTAS
Como comentado anteriormente, o desgaste de pneus e o consumo de combustível, os quais representam, respectivamente, 8% e 35% dos custos variáveis de uma empresa de transportes, e o custo com manutenção representam a maioria do custo variável de uma frota.
Além disso, o que eles têm em comum? Todos esses fatores são diretamente impactados pelo modo de condução do motorista.
Freadas, curvas e acelerações bruscas, RPM fora do indicado, dirigir na banguela, excesso de velocidade para o peso do veículo, parar o veículo e mantê-lo ligado. Tudo isso são hábitos ruins de direção dos motoristas que impactam diretamente no consumo de combustível, desgaste e vida útil das peças e dos pneus e, portanto, nos custos.
Os sistemas de telemetria permitem com que todas essas variáveis sejam controladas pelo gestor de frotas, para que ele avalie com informações precisas os seus motoristas, crie planos de treinamento para os que apresentam notas baixas no ranking e premie aqueles que apresentam notas altas. Veja aqui maiores detalhes sobre a telemetria: “Como a telemetria pode te ajudar a reduzir custos”.
No cenário atual da gestão de frotas, essa tem se mostrado a grande tendência. O uso de dados para avaliação de performance, associado a uma boa política de pessoas, faz com que os custos da empresa sejam reduzidos significativamente.
Outro aspecto importante relacionado ao controle do modo de direção do motorista é que isso também permitirá uma direção mais segura, que resultará em menos multas e acidentes. Você sabia que, de acordo com o Observatório de Segurança Viária, 90% dos acidentes de trânsito são provocados por falha humana e que, de acordo com o Ministério da Infraestrtura, 50% dos acidentes são provocados por imprudência?
Muitos gestores ficam muito mais preocupados com roubo de carga do que com o modo de condução do seu motorista, porém, segundo a Associação de Gestão de Despesas de Veículos, acidentes envolvendo caminhões podem ser até 12 vezes mais custos do que roubo de carga nas estradas.
Portanto, monitore seus motoristas, crie um plano de avaliação, premie os melhores e treine os que apresentam hábitos ruins. Isso irá reduzir grandes custos com a sua frota.
Se quiser saber mais como avaliar os seus motoristas vejo nosso post “4 Dicas para avaliação de desempenho do seu motorista”.
3. CONTROLE A JORNADA DO MOTORISTA
Sabemos que depois dos custos com combustível, manutenção e pneus, outro custo importante é o custo com pessoal.
É muito comum ver nas empresas motoristas que começam a jornada muito cedo e terminam muito tarde, pois a quantidade de serviços para a rota ficou muito grande ou devido a percalços que surgiram durante o dia, o que resulta em grandes custos com horas extras. Porém, é comum também erros no apontamento de horas por parte do motorista, o que em alguns casos eleva ainda mais o custo de horas extras na empresa.
Por outro lado, vemos também situações de processos trabalhistas pelo não cumprimento da Lei do Motorista, Lei Nº 13.103, de 2 de Março de 2015.
Para evitar esse tipo de situação, realize um controle rigoroso da jornada do motorista, tempo de direção, tempo de espera, tempo de descanso, pausa para refeição.
Para saber mais sobre a Lei do Motorista veja nosso post: “Lei do Motorista – Você já sabe tudo sobre ela?”
Planeje também as rotas adequadamente para que elas durem apenas o tempo padrão de jornada.
Você verá que com isso, seus custos com horas extras irão reduzir drasticamente.
4. FAÇA O PLANEJAMENTO DE ROTAS EVITANDO ESTRADAS RUINS
As condições gerais das rodovias brasileiras são ruins. Dados da pesquisa CNT (Confederação Nacional do Transporte) indicam que há uma relação clara entre a qualidade do pavimento e o custo operacional do transporte. De acordo com a pesquisa, em rodovias de qualidade péssima há um aumento de 91,5% do custo operacional, 65,6% em rodovias ruins, 41,0% em rodovias regulares, 18,8% em rodovias boas e não há incremento em rodovias ótimas.
Portanto, se deseja reduzir tempo de viagem, custo com manutenção de frota, consumo de combustível, óleo, pneus e freios planeje a suas rotas para evitar ao máximo as rodovias ruins.
5. REGISTRE TODAS AS INFORMAÇÕES PARA TOMADA DE DECISÃO
Para tomar decisão todo gestor de frotas precisa de dados sobre os custos com a manutenção da frota, pneus, consumo de combustível, horas extras, entre outros fatores. Portanto, é fundamental que o gestor tenha o controle e registro completo de todo o histórico de informações a respeito da sua frota.
A partir desses dados ele poderá analisar tendências de quebra de veículos, desvios de custos, desvios de eficiência do veículo entre outras coisas para que ele entenda a causa de cada problema e elabore planos de ação para a redução dos custos.
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