O que é o sistema de gestão de frotas?

O que é o sistema de gestão de frotas?

No dia a dia de um gestor de frotas é preciso realizar o controle de muitas informações. Como já falamos em artigos anteriores, o gestor de frotas é o responsável por toda a estrutura de veículos da empresa, controlando a produtividade, desempenho e os custos operacionais.

Sabemos que o gestor de frotas precisa tomar decisões baseadas em dados, indicadores de gestão de frotas, para ser mais assertivo nos seus planos e escolhas.

Para controlar o custo da frota é fundamental que o gestor tenha o controle e registro completo de todo o histórico de informações. A partir desses dados ele poderá analisar tendências de quebra de veículos, desvios de custos, desvios de eficiência do veículo entre outras coisas para que ele entenda a causa de cada problema e elabore planos de ação para a redução dos custos.

Porém, ainda hoje muitos gestores de frotas utilizam planilhas em excel para controle de combustível, manutenção, documentos, multas e outras informações preciosas sobre a frota. E, há ainda casos em que boa parte da gestão de frotas é feita em papel e caneta.

Pesquisa da empresa Zebra Technologies revelou que cerca de 55% das empresas ainda usam papel e lápis para o registro de informações em suas operações logísticas. Por outro lado, a produtividade do transporte rodoviário de cargas no Brasil é de apenas 30% da produtividade estadunidense. Temos muito espaço para melhorar!

Porém, como ter melhorar a produtividade sem controle da informação e sem indicadores de gestão de frotas? É muito difícil!

A ferramenta que vai te permitir ter esse controle de maneira mais automática, segura e precisa é o sistema de gestão de frotas. Por isso, você ouve muito falar sobre os sistemas de gestão de frotas e como esses sistemas são os grandes aliados do gestor. Por que eles te fornecem informação, dados tratados, com indicadores precisos para a sua tomada de decisão.

Mas, afinal, o que é o sistema de gestão de frotas? Por que ele é tão amigo do gestor de frotas?

Vamos apresentar isso para você agora nesse artigo.

SISTEMA DE GESTÃO DE FROTAS

O sistema de gestão de frotas é uma ferramenta voltada para o aumento da visibilidade operacional de uma empresa que trabalhe com frota veicular, seja ela uma transportadora, distribuidor de bebidas e alimentos ou de outro ramo.

O sistema tem como objetivo organizar dados, informações operacionais e de custos e a partir disso gerar indicadores de gestão de frotas que permitam ao gestor realizar a avaliação de desempenho e performance da sua operação e da sua equipe.

Desta forma, o sistema de gestão de frotas funciona como um centralizador de informações, que as recebe e trata, disponibilizando posteriormente dados em forma de indicadores de gestão de frotas e operacionais que auxiliam o gestor na sua tomada de decisão.

Esse sistema permite então ao gestor que em uma única plataforma ele tenha acesso a todas as informações que precisa para o controle da empresa, para a criação de relatórios gerenciais que podem ser apresentados à diretoria ou proprietários da empresa.

MÓDULOS DE UM SISTEMA DE GESTÃO DE FROTAS

O sistema de gestão de frotas pode ser composto de diversos módulos que se comunicam para fornecer uma visão 360, completa e transparente da operação para o gestor.

Diante da vasta natureza da operação de cada empresa e das operações de transporte, não poderemos cobrir aqui todas as possíveis necessidades de gestão de frotas de uma empresa, de modo que na sua empresa vocês podem adotar divisões diferentes ou ter necessidades extras que não comentaremos aqui.


  • Módulo do sistema de gestão de manutenção

Como controlar todo os procedimentos de revisão, troca de óleo, pastilhas, filtros com papel e caneta ou planilhas em excel de controle de manutenção? É uma tarefa muito difícil.

Além disso, o custo de manutenção representa cerca de 10% do custo variável de uma frota. Por isso, o módulo de gestão de manutenção é tão importante.

O sistema de gestão de manutenção deverá permitir ao gestor controlar a sua manutenção em duas perspectivas: manutenções corretivas e manutenções preventivas.

No que diz respeito às manutenções preventivas, o sistema de gestão de frotas permite ao gestor cadastrar o plano de manutenção preventiva de cada veículo e receber alertas quando estiver próximo do momento de agendar o serviço.

Desta forma, você consegue ter um acompanhamento preciso dos seus planos de manutenção, sabendo quais serviços estão sendo executados, quais estão em atraso e quais precisam ser agendados urgentemente.

Essa função é muito importante, pois manter uma regularidade na agenda de manutenções preventivas, seguindo o plano a risca, é uma das principais formas de se reduzir o custo de manutenção de uma frota.

No que diz respeito a perspectiva da manutenção corretiva, o gestor poderá fazer o controle de todos os serviços que foram executados, controlar as ordens de serviços e seu fluxo de aprovação.

Desta forma, com o módulo de gestão de manutenção de um sistema de gestão de frotas o gestor terá um histórico completo dos serviços que foram realizados em cada veículo, tempo médio entre serviços, tempo médio de duração de um serviço, saberá os custos com manutenção, total, por tipo (corretiva e preventiva), por serviço e muitos outros indicadores que permitirão ao gestor realizar uma análise precisa da sua frota.

  • Módulo do sistema de gestão de combustível e abastecimentos

O consumo de combustível representa 35% do custo variável de uma frota, por isso precisa ser acompanhado com muito rigor.

Um sistema de controle de combustível ou abastecimento deverá permitir que sejam registradas todas as transações de abastecimento, sejam ela feitas em postos de abastecimento parceiros ou com tanque próprio da empresa.

O registro das informações do abastecimento, como tipo de combustível, veículo, quantidade abastecida, odômetro, entre outros, permitirá ao gestor gerar indicadores e observar possibilidade de melhoria.

O gestor poderá avaliar se algum dos veículos ou motoristas está com médio inferior aos demais, para investigar por que. Ele poderá também verificar qual o fornecer está sendo mais rentável, qual o tipo de combustível mais viável, além de controlar os indicadores básicos de autonomia veicular, da frota, gasto total, por tipo de combustível e quantidade de combustível consumida.

Saber quanto gastou, quantos litros de combustível consumiu e qual a autonomia da frota e cada veículo para comparar com o orçamento e com a referência da montadora é algo que todo gestor de frotas deveria fazer, mas registrando as informações em papel ou planilhas pode deixar essa tarefa mais difícil.

  • Módulo de gestão de pneus

O custo com pneus representa cerca de 8% do custo variável de uma frota, sendo portanto, preciso estar muito atento.

Para algumas empresas que possuem frotas maiores isso se torna ainda mais importante.

O controle de pneus permitirá fazer a identificação com marca de fogo, o acompanhamento da quilometragem do pneu, histórico de serviços de melhoria (recapagem, recauchutagem, vulcanização, entre outros), profundidade do sulco, controle de rodízio e também saber onde ele está no veículo.

Desta forma, o gestor saberá toda a história de vida dos seus pneus, controlará os custos e conseguirá prever quanto tempo de vida cada pneu ainda tem para poder prever a necessidade de compra e planejar o seu orçamento.

  • Sistema de monitoramento e telemetria veicular

O monitoramento de frotas consiste no acompanhamento em tempo real da posição do veículo, associado ao histórico de rotas percorridas, locais visitados e ferramentas de alerta e cercas virtuais. Alguma das principais características do monitoramento de frotas são:

  • Geolocalização dos veículos;
  • Endereço e data de cada localização;
  • Histórico de eventos (ignição ligada e desligada, início de movimento e parada, entre outros);
  • Distância percorrida;
  • Excesso de velocidade;
  • Cercas virtuais;
  • Alertas;

Desta maneira, é possível ter um relatório completo da operação de cada veículo, do início ao fim da jornada de trabalho, como horário de chegada e saída de clientes, distância percorrida, parada em locais não permitidos, a fim de analisar problemas operacionais e tomar ações para suas soluções de maneira rápida. Além disso, é possível ter um melhor controle sob o modo de condução do motorista, produtividade do veículo, multas, consumo de combustível entre outras informações.

A telemetria funciona com base na captação de dados do veículo. Um computador de bordo integrado ao motor, sistema de ignição, frenagem e sistema eletrônico do veículo é utilizado para a captação das informações em tempo real. Sensores adicionais ao veículo para a captação de dados extras como abertura de porta, acionamento de plataforma podem também ser instalados e conectados ao computador de bordo.

Esse computador de bordo envia as informações, através de rede Satelital, GSM/GPRS ou outra tecnologia de comunicação sem fio, para uma central de monitoramento que processa as informações e gera relatórios de desempenho do veículo

No setor automotivo a telemetria surgiu em aplicações da Fórmula 1 e é muito utilizada para o acompanhamento de parâmetros de performance do veículo, que podem ajudar a entender por exemplo, o modo de direção do motorista. Alguns parâmetros analisados na telemetria veicular são:

  • Velocidade;
  • Torque;
  • Dados do motor: RPM, temperatura, pressão na ignição, status (ligado ou desligado);
  • Dados gerais: Temperatura do freio, óleo, água, combustível e sensores diversos instalados no veículo;

Assim, é possível para o gestor de frotas ter informações em tempo real sobre os seus veículos, histórico de dados e controle operacional.


Controle da Jornada do Motorista

A lei Nº 13.102, de 2 de Março de 2015 conhecida como Lei do Motorista dispõe sobre a profissão do motorista para definir e controlar a jornada de trabalho e o tempo de direção do motorista profissional de transporte rodoviário de carga ou passageiros.

Com base na lei o motorista, deve “ter jornada de trabalho controlada e registrada de maneira fidedigna mediante anotação em diário de bordo, papeleta ou ficha de trabalho externo, ou sistemas e meios eletrônicos instalados no veículo, a critério do empregador.” Nesse ponto a tecnologia torna-se um aliado importante do gestor, por permitir que todo o diário de bordo e controle de jornada seja feito de modo automático, evitando erros de preenchimento, gerando confiabilidade na rota feita pelo motorista.

A ferramenta mais comum para controle da jornada do motorista é o diário de bordo em papel, preenchido e assinado manualmente pelo motorista.

Porém, Ferramentas como teclados e aplicativos de jornada do motorista, registram o diário de bordo eletronicamente e permitem o acompanhamento em tempo real pelos gestores de frota. Além disso, esses sistemas permitem uma análise mais precisa de dados, acesso ao histórico de jornadas, integração com sistemas de ERP e financeiros para o cálculo de horas extras devidas e a geração automática de indicadores de gestão de frotas.

Sistemas de rastreamento e tacógrafo são ferramentas auxiliares. Com essas duas ferramentas é possível verificar paradas do motorista, quilometragem percorrida, horário de início e término da jornada. São sistemas que podem ajudar o gestor a verificar a integridade dos dados registrados no diário de bordo manual para evitar manipulações.


Ranking de Motoristas

O modo de condução do motorista é o principal fator associado ao desgaste das peças e ao consumo de combustível do seu veículo, portanto, monitore com cuidado. Além disso, há também a necessidade de prevenir acidentes. O custo com um acidente pode ser até 12 vezes superior ao custo de um roubo de carga, de acordo com a Associação de Gestão de Despesas de Veículos. Além disso, de acordo com o Observatório Nacional de Segurança Viária, 90% dos acidentes são causados por falha humana, sendo que 50% por imprudência.

Avalie excesso de velocidade, curvas, frenagens e acelerações bruscas, RPM, direção na banguela e outros fatores. Verifique quais motoristas estão performando bem e quais precisam de treinamento.

No post “4 Dicas para avaliação de desempenho dos seus motoristas” detalhamos como você pode tratar deste controle.

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