Saber como criar um plano de manutenção para sua frota representa o primeiro passo na busca pelo sucesso da operação, uma vez que ao longo do ciclo de vida de um veículo, esse é um elemento constante e necessário e, se feito a revelia, pode resultar em graves acidentes rodoviários e urbanos, impactando diretamente nos custos da empresa.
As exigências em relação às demandas de manutenção são inúmeras. Esse importante acompanhamento, quando bem feito, além de reduzir os custos com manutenções preventivas, mantém a sua frota completa, sem desfalcar os condutores em momentos indispensáveis.
Por isso, anteceder essa preparação traz vantagens como a possibilidade de programar as suas paradas para equilibrar com as demandas operacionais.
Nesse sentido, é imprescindível se organizar para fazer dessa etapa o início de uma trajetória de alta performance, considerando questões como o planejamento das manutenções.
Afinal, tão fundamental quanto ter uma boa gestão de frota, é garantir que o setor de manutenção seja eficiente. Pensando nisso, preparamos este post com todas as informações sobre como colocar em prática um eficiente plano de manutenção.
Você sabe como fazer? Sabe como ele funciona? Acompanhe a leitura e tire todas as suas dúvidas!
O que é um plano de manutenção de uma frota?
O plano de manutenção de uma frota é uma documentação que tem o objetivo de registrar todas as atividades de manutenção dos veículos ou maquinários de uma frota. É com este importante plano que analistas ou gestores detectam os indícios que apontam a necessidade de realizar melhorias preventivas ao longo do ano.
É importante saber também que existem três métodos de manutenção de uma frota, que são:
- Proativa
- Reativa (emergencial)
- Preditiva
As manutenções preventivas e programadas são chamadas de proativa. Já as manutenções corretivas e não programadas, que dizem respeito a uma avaria ou defeito, é chamada de reativa. As que indicam as condições reais de operação do veículo de carga, com os parâmetros obtidos a partir de dados de sensores e de telemetria, é nomeada de manutenção preditiva.
Qual é a importância de criar um plano de manutenção de frota?
A criação de um plano de manutenção de frota é fundamental para garantir que os veículos estejam sempre em boas condições de funcionamento, além de minimizar os riscos e otimizar os recursos.
Um plano de manutenção eficiente permite que a empresa tenha um maior controle sobre as condições dos veículos, o que evita surpresas desagradáveis, como quebras inesperadas e elevados custos com reparos.
Sendo que a manutenção regular dos veículos contribui para o prolongamento da vida útil da frota, gerando uma maior economia a longo prazo.
Ações mais alinhadas e coordenadas
Com um bom plano de manutenção de frota, é possível estabelecer uma programação clara de quando cada veículo deverá passar por uma inspeção ou manutenção, garantindo que nenhum detalhe passe despercebido.
A coordenação das ações evita que dois veículos estejam fora de operação ao mesmo tempo, por exemplo, o que poderia prejudicar a produtividade da empresa.
Além disso, o alinhamento das ações entre a equipe de manutenção, os motoristas e os gestores de frota permite uma comunicação mais eficaz, onde todos estão cientes de suas responsabilidades e prazos, o que contribue para uma operação mais eficiente.
Redução de erros e falhas
Um dos principais benefícios de um plano de manutenção é a capacidade de antecipar problemas antes que eles se tornem graves.
Por isso, a realização de manutenções preventivas permite que pequenos defeitos sejam corrigidos antes que causem uma falha mecânica séria. O que reduz o risco de quebras e paralisações como também evita que a empresa tenha que lidar com reparos emergenciais, que são geralmente mais caros e disruptivos.
A redução de erros e falhas melhora a confiabilidade da frota, garantindo que os veículos estejam sempre disponíveis para cumprir suas funções sem interrupções.
Prevenção de acidentes
A segurança é uma prioridade em qualquer operação de frota, e um plano de manutenção bem estruturado é um elemento fundamental na prevenção de acidentes.
Veículos que passam por manutenções regulares estão menos propensos a falhas mecânicas que possam causar acidentes, como problemas nos freios, pneus desgastados ou falhas no sistema de direção.
Dessa forma, um plano de manutenção não apenas protege os motoristas e outros usuários da estrada, mas também reduz o risco de custos associados a acidentes, como reparos, multas e processos legais.
Como criar um plano de manutenção para sua frota?
Desenvolver um plano de manutenção para sua frota exige uma abordagem sistemática e atenta aos detalhes.
Cada etapa do processo deve ser cuidadosamente planejada para garantir que os veículos recebam a manutenção necessária no momento certo, evitando problemas e maximizando a eficiência da operação.
A seguir, confira as principais etapas na criação de um plano de manutenção eficaz.
1. Faça o levantamento dos veículos da frota
“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia”.
Essa é uma máxima, dita por William Edwards Deming e que é muito verdadeira dentro do universo da gestão de frotas.
Antes de dar o primeiro passo, defina quais são os equipamentos ou veículos que serão objetos deste plano. O ideal é que não sejam inventariados apenas os veículos principais, mas que também os reservas façam parte deste levantamento.
Para empresas que usam outros equipamentos, como máquinas, bobcat, retroescavadeiras, e afins, o recomendado é que estes também sejam incluídos.
2. Crie procedimentos de manutenção preventiva
Após a etapa do inventário, é de grande relevância que se estabeleça um plano de ação para determinar as atividades de rotina, bem como a frequência dessas ações que norteará o profissional responsável pelo acompanhamento das manutenções da frota.
Essas ações podem ser realizadas diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente. O essencial é seguir o cronograma para não haver falhas no processo porque qualquer veículo com a manutenção comprometida é um risco iminente no trânsito.
Outro alinhamento importante para um efetivo plano de manutenção é atender as determinações do manual do fabricante. Ninguém conhece mais sobre seus veículos e equipamentos do que os seus fabricantes, como já falamos detalhadamente no post sobre gestão de manutenção da frota.
Portanto, é importante consultar a documentação fornecida por eles e usá-la para atualizar o seu planejamento.
3. Utilize uma ferramenta para gerenciamento do plano
É importante que a ferramenta escolhida atenda a alguns critérios:
- Garanta a rastreabilidade dos dados, ou seja, que seja possível consultar dados anteriores;
- Permita que os gastos de cada veículo possam ser comparados entre si, de forma a identificar os principais responsáveis pelos gastos com manutenções;
- Seja proativa, informando com antecedência a necessidade de manutenções preventivas e quais os serviços que devem ser realizados.
Caso a sua empresa já realize algum tipo de controle de manutenções, é importante tomar alguns cuidados quanto ao uso de soluções limitadas, como a planilha, e de ter um profissional responsável pelo acompanhamento.
Sobre esses dois aspectos citados, vamos detalhar um pouco mais.
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4. Cuidado quanto ao uso de planilhas
Planilhas são ferramentas poderosas, porém elas podem apresentar limitações. Os dados são salvos localmente, o que pode ocorrer de dados ultrapassados sejam compartilhados.
Outro detalhe importante é sobre o tempo gasto criando fórmulas, formatando e garantindo que os dados usados sejam coerentes. Isso pode comprometer uma parcela significativa do tempo da sua equipe.
Esse tipo de recurso dificilmente te auxiliará a agir proativamente e com agilidade. Em geral, eles ficam refém de alguém que informe, manualmente e com frequência, os dados sobre o hodômetro ou horímetro dos seus veículos, por exemplo.
5. Garanta que há um responsável pelo acompanhamento dos planos
Estabelecer pessoas dentro da equipe operacional que sejam responsáveis por acompanhar o andamento do plano é um passo de grande relevância, pois, mesmo que a ferramenta dê o suporte necessário para dinamizar a atividade, informando os tempos adequados para realizar os serviços, é importante existir uma pessoa para observar e agir no momento oportuno.
É preciso ter uma rotina rigorosa de controle da manutenção dos veículos e deve ser feita a inspeção diária do seu estado, a fim de garantir o pleno funcionamento. Manutenções corretivas inesperadas alteram a jornada de trabalho, causam gastos com materiais e afetam diretamente a disponibilidade e produtividade da frota.
É importante ter os dados concretos disponíveis para que o gestor possa tomar a melhor decisão e desenvolver melhor o planejamento.
Independente do tamanho da sua frota, é preciso ter racionalidade na hora de criar o plano de manutenção. Quando as estratégias são pensadas de maneira lógica, a tendência é que essas adaptações tragam resultados relevantes para a empresa e faça a gestão da frota progredir. Por isso, considere nossas dicas e comece a performar melhor.
6. Invista na formação contínua da equipe
Um plano de manutenção eficiente depende dos procedimentos estabelecidos, mas também do conhecimento e da competência da equipe envolvida.
Sendo assim, investir na formação contínua da equipe é fundamental para garantir que todos estejam atualizados sobre as melhores práticas de manutenção e as especificações técnicas dos veículos da frota.
Aproveite para incluir treinamentos regulares para motoristas, abordando desde a identificação de problemas até a realização de manutenções preventivas.
Uma equipe bem treinada é capaz de identificar problemas potenciais antes que se tornem graves, além de realizar as manutenções de forma mais eficaz, contribuindo para a longevidade e a segurança da frota.
7. Conte com a tecnologia
A tecnologia desempenha um papel fundamental na criação de um plano de manutenção eficiente.
Ferramentas como sistemas de telemetria e softwares de gestão de frotas permitem monitorar o desempenho dos veículos em tempo real, identificar padrões de desgaste e prever quando uma manutenção será necessária.
Além disso, essas tecnologias facilitam o registro e a análise de dados, proporcionando uma visão mais clara das necessidades da frota e permitindo a tomada de decisões mais assertivas.
Ao contar com a tecnologia, a empresa pode otimizar seu plano de manutenção, reduzir custos e melhorar a eficiência operacional, garantindo que a frota esteja sempre em perfeitas condições de uso.
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