A essência da gestão de frotas e o papel do software

A essência da gestão de frotas e o papel do software

Realizar a gestão dos ativos, veículos ou equipamentos, é essencial para qualquer negócio que deseja manter uma operação sustentável. Seja uma empresa da área de distribuição, aluguel de máquinas, serviços ambientais, coleta de resíduos ou transporte de passageiros, o seu negócio depende da geração de receita pela sua frota.

A gestão de frotas, nesse sentido, pode ter sua essência resumida em três principais aspectos: controle de custos e orçamento, controle de manutenção e disponibilidade, controle dos colaboradores que utilzam o veículo ou máquinas (motoristas e operadores).

FAZENDO O GERENCIAMENTO DE CUSTOS DA FROTA

  • CUSTOS DE COMBUSTÍVEL

O custo com combustível é um dos principais custos operacionais de uma frota. De acordo com a Petrobras, ele pode representar até 44% do total, sendo, portanto, um elemento significativo.

Assim, para controlar os custos da sua frota e mantê-lo dentro do orçamento planejado é fundamental controlar e buscar formas de otimizar o consumo de combustível. O gestor de frotas precisa então, ter um registro detalhado de todos os abastecimentos que foram realizados, com informações de quilometragem, data, motorista, posto abastecido, tipo de combustível usado e custo do abastecimento para que a partir disso ele possa fazer o acompanhamento dos principais indicadores:

  • Autonomia dos veículos (Km/L);
  • Custo total com combustível;
  • Custo de cada veículo com combustível;
  • Autonomia do motorista;

Entretanto, em um cenário em que ocorrem dezenas de abastecimentos diariamente na sua frota, o gestor terá um grande trabalho em gerar e administrar todos esses dados. Por isso, o uso de sistemas de controle de abastecimentos/consumo de combustível e gestão de frotas é essencial.

Plataformas de controle de abastecimento que fornecem ao motorista a autonomia para a inserção das informações sobre o abastecimento no momento em que ele ocorre e atualizam automaticamente os registros e indicadores no painel de controle do gestor são ferramentas que contribuem para o ganho de produtividade e melhoria do controle. O gestor de frotas não precisará mais ficar reunindo uma série de papéis e notas fiscais para depois alimentar uma planilha excel, procedimento esse que consome tempo e está muito sujeito a erros.

Além disso, outras ferramentas como o cartão de abastecimento também fornecem grande autonomia para o gestor e facilidade no controle dos custos de combustível. O cartão de abastecimento pode ser diretamente integrado com um sistema de gestão de frotas e monitoramento, combinando informações como posição e quilometragem para validação de dados, além de gerar relatórios mais completos.

Assim, essas ferramentas permitirão ao gestor rastrear despesas e gerar indicadores sem precisar olhar uma única nota fiscal.

Esses indicadores irão fornecer ao gestor de frotas transparência a respeito da sua operação e performance dos veículos e motoristas. Neste caso, se o gestor de frotas perceber que o veículo ou um motorista em particular está apresentando um consumo superior à média, ele poderá investigar.


  • CONTROLE DE USO E PRODUTIVIDADE

Seja uma máquina como retroescavadeira, um veículo leve, um ônibus ou um caminhão, é importante controlar o uso e a produtividade de cada um dos seus ativos e o retorno que eles estão produzindo para a sua organização.

O primeiro passo para saber se o seu ativo está sendo devidamente utilizado é controlar as horas de uso (no caso de máquinas) ou a quilometragem (no caso de veículos) em um determinado período. Assim, você poderá identificar que uma determinada máquina ou veículo está constantemente sendo subutilizada e verá que tem a possibilidade de realizar mais serviços com aquele equipamento ou vendê-lo.

Você poderá ver também a sazonalidade de uso dos seus ativos, percebendo que em determinados períodos do ano você tem uma demanda superior fazendo com que seja necessário agregar um maior volume de ativos (veículos/máquinas) para não perder oportunidades de negócio. Além disso, diante do caráter sazonal da demanda você pode perceber também que não é interessante ter uma frota grande própria, pois ela ficaria muito tempo ociosa, e que é economicamente mais rentável ter uma frota menor e terceirizar ou alugar equipamentos quando a demanda aumentar.

Muitos gestores de frotas podem terceirizar entregas ou agregar motoristas nesses casos, por exemplo.

  • CUSTOS E PLANEJAMENTO DE MANUTENÇÃO

Realizar a manutenção dos seus veículos e máquinas é essencial para aumentar a vida útil e também para garantir a disponibilidade do ativo. Se o seu veículo ou máquina está constantemente quebrado, em manutenção, ele está apenas gerando custos e não receita, além de prejudicar a sua oportunidade de ganhar negócios.

Assim, um controle rigoroso de manutenções preventivas e corretivas é fundamental.

Independente da forma como você executa as manutenções, seja com uma oficina própria dentro da sua garagem ou terceirizando com oficinas parceiras credenciadas, é fundamental que você tenha um registro de todos os serviços que já foram realizados em cada veículo e máquina, além do controle de custos e uma agenda de serviços de manutenção preventiva.

Os sistemas de gestão de frotas são grandes parceiros do gestor de frotas nesse sentido, pois permitem o registro de cada serviço, criam dashboards automaticamente e também permitem a criação do calendário de manutenção preventiva e enviam alertas quando chega o momento de executar um serviço.

Indicadores como tempo médio entre falhas, custo mensal total, custo por veículo/máquina, custo de manutenção por quilômetro rodado, tempo médio na oficina são todos gerados de maneira automática.

Isso irá te ajudar a nunca mais esquecer um serviço preventivo, reduzir seus custos com manutenção, indisponibilidade e aumentar a vida útil dos ativos.

  • DEPRECIAÇÃO E RENOVAÇÃO DE FROTA

Um veículo pode perder até 20% do seu valor original após o primeiro ano de uso. Veículos e máquinas de frotas com uso intenso podem ter uma depreciação ainda maior.

Além disso, a partir de um certo momento o veículo ou equipamento pode começar a quebrar com grande frequência, aumento dos custos com manutenção e reduzindo as receitas que ele produz para a empresa. Nesse momento você pode começar a considerar substituí-lo.

Realizar manutenções preventivas irá te ajudar a ampliar a vida útil do veículo e retardar o momento de troca, fazendo com que você extraia um maior valor do seu ativo, porém é importante saber o momento em que aquele ativo já está ultrapassado.


  • MONITORAMENTO E TELEMETRIA VEICULAR

Fazer o rastreamento veicular ou de máquinas além do controle do modo de condução do motorista através da telemetria veicular é também um ponto importante para o gestor de frotas.

O rastreamento veicular permitirá ao gestor de frotas ter o controle em tempo real da rota realizada e da posição dos ativos, verificando, por exemplo, possíveis atrasos em uma entrega. Assim ele poderá entrar em contato proativamente para conversar com o cliente, trazendo transparência para a relação e melhorar a satisfação.

Além disso, em caso do gestor verificar que um determinado veículo está quebrando com muita frequência ou com um consumo de combustível muito alto, ele poderá verificar através da telemetria veicular a forma como o motorista está conduzindo esse veículo.

Alguns hábitos de direção, como velocidade elevada, curvas, frenagens e acelerações bruscas aumentam o consumo de combustível e o desgaste de peças. O gestor poderá identificar essas práticas dentro da sua frota e educar os motoristas em melhores práticas de condução econômica para melhor a performance e eficiência.

  • RELATÓRIOS DE GESTÃO DE FROTAS

Todas essas informações precisam estar organizadas de alguma forma para que o gestor de frotas possa analisá-las e tomar decisões. Para isso é necessário um relatório com os principais indicadores de gestão de frotas.

Registrar e compilar todos os dados sobre produtividade, telemetria veicular, custos de combustível e manutenção é apenas o primeiro na direção de um relatório completo. O mais importante é a forma como ele é organizado e disponibilizado para a visualização e análise pelo gestor.

Em muitas empresas vemos o gestor com uma série de planilhas, softwares e papéis, lutando para organizar todo aquele amontoado de informações registradas em algo que faça sentido e possa ser compreendido.

Essa falta de organização faz com que o gestor desperdice o seu tempo e muitas vezes produz erros nos dados compilados nos relatórios, criando uma falsa imagem sobre a performance da frota e por fim levando o gestor a tomar decisões equivocadas.

Sistemas de gestão de frotas, completos e integrados, vão criar os relatórios com informações de diversas fontes distintas (cartão ou sistema de abastecimento, sistema de manutenção, sistema de telemetria e rastreamento veicular, ERP e qualquer outro que você use), gerando de maneira automática os principais indicadores para a sua frota. Além disso, os sistemas permitem que os relatórios sejam atualizados em tempo real e sejam customizados de acordo com cada operação.

Isso não só vai resultar em uma economia de tempo e estresse, como também fornecerá informações mais precisas, reais, para que você tome a decisão correta.

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