A gestão de frotas é um desafio constante para empresas que dependem de veículos para suas operações. Com a evolução tecnológica, a digitalização tem transformado a maneira como frotas são monitoradas e administradas.
Nesse cenário, os softwares para gestão de frotas desempenham um papel crucial, oferecendo ferramentas indispensáveis para otimizar processos, reduzir custos e aumentar a segurança.
Por isso, preparamos este artigo para explicar a gestão de frotas pode ser potencializada por tecnologias modernas e o papel fundamental de softwares especializados. Vamos lá?
O que podemos entender por gestão de frotas?
A gestão de frotas engloba todas as atividades relacionadas à operação de veículos de uma empresa, desde o planejamento e monitoramento até a manutenção e análise de desempenho.
O objetivo é garantir que os veículos operem de forma eficiente, segura e econômica. Isso inclui lidar com desafios como o controle de custos, a redução de riscos e a melhoria da produtividade. Sem um gerenciamento adequado, as empresas enfrentam problemas como atrasos nas entregas, aumento de despesas e até mesmo danos à sua reputação.
Com o aumento da complexidade na operação de frotas, as ferramentas digitais passaram a desempenhar um papel essencial.
Aproveite para conferir mais sobre a evolução na gestão de frotas neste episódio do nosso podcast:
Qual é o papel de um software para gestão de frotas?
Um software de gestão de frotas é um aliado indispensável para empresas que buscam eficiência e controle. Ele automatiza tarefas, organiza informações em tempo real e fornece insights que ajudam na tomada de decisão.
Aqui estão as principais funções que um software oferece:
Monitoramento em tempo real
Saber exatamente onde estão seus veículos em qualquer momento é essencial para evitar atrasos, melhorar a segurança e responder rapidamente a imprevistos.
Com tecnologias de minitoramento e telemetria, por exemplo, o software permite localizar veículos, acompanhar trajetos e identificar desvios de rota ou comportamentos inadequados dos motoristas, como excesso de velocidade.
Planejamento de rotas
Rotas mal planejadas aumentam os custos operacionais e os riscos de atrasos.
Por isso que um software de gestão de frotas auxilia bastante na sua operação. Ele utiliza algoritmos para traçar as melhores rotas, levando em consideração fatores como trânsito, condições das estradas e economia de combustível.
Além de reduzir custos, o planejamento otimiza os prazos de entrega e melhora a satisfação do cliente.
Ganho em tempo
Automatizar tarefas operacionais, como agendamento de manutenções, relatórios e controle de jornada, libera tempo para gestores e motoristas.
Assim, ele permite que a equipe se concentre em atividades mais estratégicas, como melhoria de processos e atendimento ao cliente.
Prevenção contra roubos, furtos e acidentes
Um software para gestão de frotas oferece recursos como alertas de atividades suspeitas e monitoramento do comportamento do motorista.
Essas funções não apenas reduzem o risco de roubos, mas também ajudam a prevenir acidentes, protegendo a carga, os motoristas e os veículos.
Menos gastos com manutenção
A manutenção preventiva é essencial para evitar falhas inesperadas e prolongar a vida útil dos veículos.
Com um software, é possível agendar revisões e acompanhar o desempenho dos componentes, evitando custos inesperados com consertos de emergência.
Acompanhamento de gastos
Um dos maiores desafios na gestão de frotas é o controle financeiro. Softwares especializados oferecem painéis de controle que centralizam informações sobre gastos, como combustível, pedágios, manutenções e sinistros.
Dessa forma, os dados permitem que os gestores identifiquem gargalos financeiros e tomem decisões para otimizar os recursos.
Fazendo o gerenciamento de custos da frota
Reduzir os custos operacionais é um dos maiores objetivos da gestão de frotas. Aqui estão os principais aspectos que um software pode ajudar a controlar:
Controle dos custos de combustível
O custo com combustível é um dos principais custos operacionais de uma frota. Por isso, o uso de sistemas de controle de abastecimentos/consumo de combustível e gestão de frotas é essencial.
Para ter esse controle, pode utilizar o cartão de abastecimento. Pois, ele pode ser diretamente integrado com um sistema de gestão de frotas e monitoramento, combinando informações como posição e quilometragem para validação de dados, além de gerar relatórios mais completos.
Assim, essas ferramentas permitirão ao gestor rastrear despesas e gerar indicadores de forma mais rápida, automatizada e eficiente.
Controle de uso e produtividade
Seja em máquinas pesadas como retroescavadeira, um veículo leve, um ônibus ou um caminhão, é importante controlar o uso e a produtividade de cada um dos seus ativos e o retorno que eles estão produzindo para a sua organização.
O primeiro passo para saber se o seu ativo está sendo devidamente utilizado é controlar as horas de uso (no caso de máquinas) ou a quilometragem (no caso de veículos) em um determinado período.
Assim, você poderá identificar que uma determinada máquina ou veículo está sendo constantemente subutilizada e verá que tem a possibilidade de realizar mais serviços com aquele equipamento ou vendê-lo.
Custos e planejamento de manutenção
Realizar a manutenção dos seus veículos e máquinas é essencial para aumentar a vida útil e também para garantir a disponibilidade do ativo.
Se o seu veículo ou máquina está constantemente quebrado, em manutenção, ele está apenas gerando custos e não receita, além de prejudicar a sua oportunidade de ganhar negócios.
Assim, um controle rigoroso de manutenções preventivas e corretivas é fundamental.
Os sistemas de gestão de frotas são grandes parceiros do gestor de frotas nesse sentido, pois permitem o registro de cada serviço, criam dashboards automaticamente. Além disso, permitem a criação do calendário de manutenção preventiva e enviam alertas quando chega o momento de executar um serviço.
Indicadores como tempo médio entre falhas, custo mensal total, custo por veículo/máquina, custo de manutenção por quilômetro rodado, tempo médio na oficina são todos gerados de maneira automática.
Depreciação e renovação de frota
Um veículo pode perder até 20% do seu valor original após o primeiro ano de uso. Veículos e máquinas de frotas com uso intenso podem ter uma depreciação ainda maior.
Então, a partir de um certo momento o veículo ou equipamento pode começar a quebrar com grande frequência, aumento dos custos com manutenção e reduzindo as receitas que ele produz para a empresa. Nesse momento você pode começar a considerar substituí-lo.
Realizar manutenções preventivas irá te ajudar a ampliar a vida útil do veículo e retardar o momento de troca, fazendo com que você extraia um maior valor do seu ativo. No entanto, é importante saber o momento em que aquele ativo já está ultrapassado.
Monitoramento e telemetria veicular
Ao realizar o monitoramento veicular ou de máquinas, além do controle do modo de condução do motorista através da telemetria veicular, é também um ponto importante para o gestor de frotas.
O monitoramento veicular permitirá ao gestor de frotas ter o controle em tempo real da rota realizada e da posição dos ativos. Por exemplo, ele verifica possíveis atrasos em uma entrega. Assim ele poderá entrar em contato proativamente para conversar com o cliente, trazendo transparência para a relação e melhorar a satisfação.
Além disso, em caso do gestor verificar que um determinado veículo está quebrando com muita frequência ou com um consumo de combustível muito alto, ele poderá verificar através da telemetria veicular como o motorista está conduzindo esse veículo.
Alguns hábitos de direção, como velocidade elevada, curvas, frenagens e acelerações bruscas aumentam o consumo de combustível e o desgaste de peças. O gestor poderá identificar essas práticas dentro da sua frota e educar os motoristas em melhores práticas de condução econômica para melhor a performance e eficiência.
Quer melhorar o controle da sua frota? Vamos conversar sobre monitoramento da sua frota!
Relatórios de gestão de frotas
Por fim, todas essas informações precisam estar organizadas de alguma forma para que o gestor de frotas possa analisá-las e tomar decisões. Para isso é necessário um relatório com os principais indicadores de gestão de frotas.
Registrar e compilar todos os dados sobre produtividade, telemetria veicular, custos de combustível e manutenção é apenas o primeiro na direção de um relatório completo. O mais importante é como ele é organizado e disponibilizado para a visualização e análise pelo gestor.
Em muitas empresas vemos o gestor com uma série de planilhas, softwares e papéis. No entanto, essa falta de organização faz com que o gestor desperdice o seu tempo e muitas vezes produz erros nos dados compilados nos relatórios, criando uma falsa imagem sobre a performance da frota e tomada de decisões equivocadas.
Sistemas de gestão de frotas, completos e integrados, vão criar os relatórios com informações de diversas fontes distintas (cartão ou sistema de abastecimento, sistema de manutenção, sistema de telemetria e rastreamento veicular, ERP e qualquer outro que você use). Com isso, eles permitem que os relatórios sejam atualizados em tempo real e sejam customizados de acordo com cada operação.
Super App Infleet: o software ideal para a sua gestão de frotas
Se você busca uma solução completa e eficiente para gerenciar sua frota, o Super App Infleet é a escolha certa. Ele reúne funcionalidades que atendem às necessidades de pequenas, médias e grandes empresas.
Além disso, o super app da Infleet integra-se a outras tecnologias, como sensores de telemetria e câmeras de monitoramento, oferecendo um controle completo sobre a operação e possibilitando a criação de relatórios detalhados para análise de desempenho.
Agende uma demonstração e conheça os módulos de gestão de frota da Infleet: videotelemetria, telemetria, monitoramento, checklist, gestão de abastecimento, manutenção e muito mais.
