Principais relatórios para a gestão de frotas eficiente

Principais relatórios para a gestão de frotas eficiente

O gestor de frotas tem a árdua tarefa de realizar o controle de todos os processos envolvendo os veículos da empresa, compra e venda de veículos, controle de combustível, controle de manutenções, pneus, viagens, documentos, multas, motoristas, tacógrafo e muito mais.

Com tantas atividades para serem realizadas e controladas o gestor de frotas precisa lidar com um volume muito grande de informações, para conseguir extrair de tudo isso dados sobre o desempenho do seu setor e os seus resultados.

Muitos gestores, infelizmente, ainda acreditam que a experiência e a intuição são os melhores guias para a tomada de decisões dentro da empresa. Porém, no cenário competitivo do mercado atual, em que as margens de lucro estão cada vez mais apertadas e há uma grande pressão para a redução do custo operacional dos veículos e do custo por quilômetro rodado, é fundamental que o gestor tenha uma visão completa, 360, da sua frota e que tome decisões assertivas.

Porém, como ter essa visão completa e transparente da frota veicular quando há tanta coisa acontecendo ao mesmo tempo e o volume de informações é tão grande?

Para atingir esse objetivo é necessário realizar uma gestão baseada em dados, indicadores de gestão de frotas, que devem ser compilados em relatórios simples e claros.

O acompanhamento de indicadores de gestão de frotas e relatórios da operação é fundamental para a avaliação de possibilidade de redução de custos, aumento de produtividade e eficiência, sendo, portanto, indispensáveis para a tomada de decisão assertiva.

Neste artigo vamos apresentar a importância dos relatórios de frotas e quais são os principais relatórios que o gestor deve analisar para tomar decisões de maneira assertiva.


INVENTÁRIO DA FROTA

O ponto de partida para o gestor de frotas é o inventário da frota. Esse relatório consiste em uma documentação de todos os veículos disponíveis na empresa, com modelo, marca, ano, autonomia padrão indicada pelo fabricante, data de vencimento do documento, capacidade de carga e volume.

A partir do inventário de frotas você poderá saber qual a idade média dos veículos da sua frota e também qual a sua capacidade operacional.

RELATÓRIOS FINANCEIROS

Um dos pilares da gestão eficiente de frotas é o controle de custos.

O gestor de frotas é o grande responsável por realizar o controle de custos operacionais da sua frota. Você precisa saber, claramente, qual foi o resultado final obtido e os indicadores de gestão de frotas principais que vão direcionais a sua tomada de decisão.

Analise os itens de custo que compõe a sua operação, separe em custos fixos e variáveis, defina indicadores para avaliação de performance, trace metas e acompanhe periodicamente nos relatórios.

Para isso, tenha uma rotina de registro de todas as informações financeiras, criando uma base de dados confiável. Nisso, um sistema de gestão de frotas é um grande aliado!

Os principais indicadores de um relatório financeiro de frotas são: custo por quilômetro rodado e custo operacional do veículo. A depender do modelo da operação da sua empresa você também pode acrescentar o custo por viagem/roteiro.

Esses indicadores irão te fornecer uma visão macro dos custos da sua frota e, com certeza, te ajudarão a tomar uma série de decisões.

Porém, sabemos que o grande objetivo do gestor de frotas é o de otimizar a operação, buscar formas de melhorar, ganhar eficiência e produtividade. Para tanto, é preciso dar um “zoom” na análise financeira, aprofundando a análise em cada item que compõe a sua estrutura de custos.

Sabendo que os custos variáveis principais são combustível, pneus e manutenção, vamos nos aprofundar nesses três itens.


Análise de consumo de combustível

O consumo de combustível pode chegar a representar até 35% do custo variável de uma frota.

Inicialmente faça uma análise global do consumo de combustível da sua frota:

  • Quantidade de litros consumido (total e por tipo de combustível);
  • Valor, em reais, gasto;
  • Autonomia média da frota (por modelo)

Posteriormente, inicie uma análise individual. Faça uma análise dos seguintes indicadores:

  • Litros consumidos individualmente por cada veículo;
  • Valor gasto com combustível com cada veículo;
  • Autonomia de cada veículo;
  • Custo médio do litro de cada tipo de combustível;

Esses indicadores irão te mostrar se algum dos veículos está apresentando um consumo maior do que os demais do seu modelo, o que pode indicar a necessidade de manutenção ou mau hábito de condução do motorista.

A variação do custo médio por litro de cada tipo de combustível permitirá você avaliar se o seu fornecedor está praticando um preço justo de mercado, ou se você pode buscar uma parceria com outro posto de combustível, instalar um tanque dentro da própria empresa, para diminuir o valor pago.

Além disso, você saberá claramente a contribuição desse custo para o seu custo total da frota e também saberá a autonomia da frota, tornando possível criar uma previsibilidade dos custos, aumentando assim a precisão dos orçamentos para os anos seguintes.

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Análise de custos de manutenção

Os custos com manutenção representam cerca de 10% dos custos variáveis de uma frota, portanto, é fundamental estar muito atento a ele.

Primeiramente, registre o custo total de manutenção com a frota, esse é o indicador mais básico. Depois disso, separe em custos com manutenção preventiva e corretiva. Tenha um indicador também para o tempo médio em manutenção dos veículos e o tempo médio entre falhas. Assim, você poderá saber se os seus veículos estão ficando muito tempo parados na oficina e se eles estão quebrando com muita frequência!

Após essa análise global, é importante que você realize uma análise individual de cada carro. Tenha o custo de manutenção de cada carro registrado, tempo dentro da oficina e intervalo entre serviços.

Caso um veículo esteja quebrando com muita frequência, talvez seja a hora de trocá-lo ou verifique o modo de condução dos seus motoristas!

Muitos gestores cometem o grave erro de cortar a verba para a manutenção preventiva, acreditando que com isso estão reduzindo custos com a sua frota. Essa medida pode até trazer um resultado de redução dos custos gerais com manutenção no curto, mas com certeza, no longo prazo você vai perceber que os seus veículos vão reduzir a vida útil e vão começar a quebrar com uma frequência muito maior.

As manutenções corretivas tendem a ser muito mais caras do que as manutenções preventivas, de modo que, no futuro você acabará tendo um grande prejuízo.

Então, se você ainda é aquele gestor que acredita que não vale a pena investir em manutenção preventiva... acho que é a hora de mudar!

Análise de custos com pneus

O custo com pneus também é muto significativo, 8% do custo variável da frota. Saiba quanto você gasto em compras de novos pneus e em serviços de renovação.

Outros gastos

Faça uma análise para outros gastos, lubrificantes, alimentação, hospedagem, pedágio, seguro, etc. Tenha tudo na ponta do lápis.

Em um relatório é essencial que você apresente a meta para cada indicador de custo, o resultado do período atual e uma comparação com o período anterior, para que assim você verifique se está evoluindo dentro do previsto ou se as coisas estão saindo do controle.


RELATÓRIOS OPERACIONAIS

Naturalmente que um relatório operacional irá depender da natureza da operação de cada empresa. Porém, vamos analisar aqui o caso simples de uma empresa que opera com coleta e entrega de produtos.

Algumas informações são muito importantes para que o gestor possa avaliar o desempenho da sua frota e dos seus motoristas na prestação do serviço.

Comece analisando quantas entregas você está realizando em um dia, mês ou semestre.

Analise esse número de maneira global e por veículo/motorista para saber se há disparidade entre cada um e tente entender por que um veículo ou motorista está entregando muito mais do que os outros.

Acompanhe também o tempo médio em cada cliente para realizar a entrega ou coleta, pois isso impactará diretamente na capacidade diária de entregas. Nesse indicador pode morar a resposta para a diferença de entregas entre motoristas!

Por fim, analise quantos quilômetros foram percorridos por cada veículo.


RELATÓRIOS DE DESEMPENHO DE MOTORISTAS

A avaliação de desempenho do motorista é fundamental.

O modo de condução do motorista está diretamente ligado ao desgaste dos pneus, consumo de combustível e custos com manutenção e como vimos esses custos representam mais da metade dos custos variáveis de uma frota!

Portanto, é fundamental controlar o modo de condução de cada motorista e garantir que eles utilizam as práticas de condução econômica.

Para tanto, utilize sistemas de telemetria veicular, que permitem monitorar RPM, aceleração, frenagem, curva, temperatura do motor e muitos outros parâmetros.

Com base nesses indicadores crie um ranking para a avaliação de desempenho dos motoristas, premie os melhores e realize treinamento de reciclagem com aqueles que forem maiores infratores.

Você verá, seus custos irão reduzir significativamente!

UTILIZE A TECNOLOGIA PARA TE AJUDAR A GERAR ESSES RELATÓRIOS

O sistema de gestão de frotas é o grande aliado do gestor. Sistemas de controle de abastecimento, manutenções, monitoramento e rastreamento veicular além de sistemas de telemetria permitirão ao gestor ter uma visão completa e em tempo real da sua operação, além de dados e registros históricos que permitirão a análise de informações e tomada de decisão mais assertiva.

Cada empresa deve utilizar o sistema de gestão de frotas que mais se adequa a sua realidade e ao tamanho da sua operação, porém saiba que esse é um investimento cujo retorno é certo.

O sistema de gestão de controle de combustível e abastecimentos permitem identificar desvios e controlar consumo pois analisa todas as informações de registros de abastecimentos, média dos veículos, litros consumidos, valor gasto por mês, por tipo de combustível e por posto.

O sistema de gestão de manutenção permitirá ao gestor ter o controle total dos custos, saber quando cada peça foi trocada ou serviço realizado. O sistema de gestão de manutenção te permite cadastrar planos de manutenção preventivas, gerenciar ordens de serviço, estoque de peças, custos com peças e mão de obra, separando indicadores por tipo de serviço, veículo, centro de custo.

Os sistemas de monitoramento de frotas e telemetria por sua vez te permitem ao gestor ter o controle total da operação, acompanhando a posição dos caminhões em tempo real, analisar rotas realizadas, pontos de parada, quilometragem percorrida e o modo de condução dos seus motoristas.

Freadas, curvas e acelerações bruscas, RPM fora do indicado, dirigir na banguela, excesso de velocidade para o peso do veículo, parar o veículo e mantê-lo ligado. Tudo isso são hábitos ruins de direção dos motoristas que impactam diretamente no consumo de combustível, desgaste e vida útil das peças e dos pneus e, portanto, nos custos.

Os sistemas de telemetria permitem com que todas essas variáveis sejam controladas pelo gestor de frotas, para que ele avalie com informações precisas os seus motoristas, crie planos de treinamento para os que apresentam notas baixas no ranking e premie aqueles que apresentam notas altas.

Por fim, o sistema de controle da jornada de motorista é uma tecnologia para o gestor de frotas obter de maneira confiável as informações para a criação do diário de bordo do motorista. Através da captação de dados do veículo, análise de pontos de parada, rotas, duração de viagens, identificação do motorista, a plataforma permite o preenchimento automático da jornada de trabalho do fornecendo informações com maior precisão e confiabilidade, evitando portanto erros de preenchimento, fraudes e processos trabalhistas.

DICA EXTRA: BUSINESS INTELLIGENCE E TORRE DE CONTROLE LOGÍSTICA

No cenário da logística atual, muitas empresas tem buscado implementar a Torre de Controle Logístico ou pelo menos os pilares deste modelo de gestão que são mais necessários para o seu caso em conjunto com sistemas de Business Intelligence para uma análise dos dados.

A Torre de Gestão Logística é uma solução de ponta a ponta da cadeia logística. Ela é uma plataforma central que captura e interconecta dados internos da empresa, seus fornecedores e clientes, organizados através de indicadores em tempo real para criar uma visibilidade completa que permita a rápida tomada de decisão.

Já o Business Intelligence, de acordo com Rosana Leite: “A solução de BI tem foco na coleta, organização, transformação e disponibilização de dados estruturados para a tomada de decisão, além de permitir a análise preditiva de forma rápida e assertiva às organizações. Fornecem insights e tendências aos gestores, para assim poderem criar diretrizes eficientes e eficazes para o alcance dos resultados empresariais almejados.”

Assim, indicadores de gestão de frotas podem evidenciar custos que podem ser reduzidos e melhorias que irão contribuir para prolongar a vida útil da frota. O comparativo entre esses indicadores irá oferecer uma visão real sobre a qualidade dos processos da empresa e os seus resultados, permitindo um melhor alinhamento para tomada de decisões e desenvolvimento de novos processos.

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