Muitas pessoas ainda confundem o que é melhor para a frota, um sistema de gestão ou um ERP (traduzindo, sistema integrado de gestão empresarial). Apesar de ambos serem parecidos em alguns pontos, cada um tem suas funcionalidades e opera de forma diferente.
Ainda mais se a empresa for nova ou queira mudar de sistema, é importante conhecer as particularidades dos dois. Para ter uma melhor escolha, o gestor deve entender as diferenças entre o sistema de gestão e um ERP.
Se você continua na dúvida sobre qual utilizar, então confira os detalhes neste artigo.
Quais são as diferenças entre um sistema de gestão de frotas e ERP?
Um sistema de gestão de frotas e um ERP compartilham o objetivo comum de otimizar operações empresariais, mas atendem a áreas distintas.
O sistema de gestão de frotas é especializado no controle e monitoramento dos veículos e motoristas, com foco na manutenção, rotas, desempenho e eficiência operacional da frota.
Enquanto o ERP oferece uma visão global da empresa, integrando diversos departamentos, como finanças, RH, vendas e logística, unificando informações e processos em um único ambiente.
Para entender as nuances entre as duas soluções, é fundamental explorar cada uma em detalhe.
O que é um sistema de gestão de frota
Um sistema de gestão busca melhorar a eficiência do processo de toda a empresa. Vai desde o planejamento até a redução de custos, envolve também o fluxo operacional, organização dos processos, treinamento da equipe e análise de dados.
O sistema de gestão de frotas é uma ferramenta voltada para o aumento da visibilidade operacional de uma empresa que trabalha com frota veicular, seja ela de menor ou grande porte. Pode ser uma transportadora, distribuidor de bebidas e alimentos ou de qualquer outro ramo.
Essa visualização dentro do sistema permite que o gestor tenha indicadores para avaliar melhor o desempenho de cada setor e auxiliar na sua tomada de decisão. Afinal, todas as informações estão centralizadas em um só lugar.
O que é um ERP?
Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) engloba dados de diferentes processos e áreas distintas, o que envolve quase toda a empresa.
Seu principal objetivo é deixar a gestão mais fácil no dia a dia em todas as operações. Já que as informações armazenadas dentro do ERP permitem que cada usuário tenha acesso a tudo de uma forma mais rápida e prática.
Por exemplo, um funcionário do departamento de vendas pode verificar os pedidos de cada cliente, conceder descontos, etc. Já uma pessoa do setor comercial pode conferir os dados do pedido, desde a solicitação até a entrega. Com o ERP, a gestão fica mais fácil para definir metas, ajudar no planejamento e ter melhores resultados.
Quais são as vantagens do sistema de gestão de frotas e ERP?
Embora ambos os sistemas tenham o objetivo de melhorar a eficiência operacional, as vantagens de cada um são direcionadas para áreas específicas da empresa. Vamos explorar os benefícios de cada solução separadamente.
Vantagens de um sistema de gestão de frotas
Nos próximos tópicos, confira mais sobre as vantagens de utilizar um sistema de gestão de frotas.
Suporte para manutenção corretiva, preventiva e preditiva
O sistema de gestão de frotas permite um controle detalhado das manutenções dos veículos, o que inclui:
- Manutenção corretiva (quando um problema é identificado e resolvido);
- Manutenção preventiva (manutenção programada para evitar falhas);
- Manutenção preditiva (manutenção baseada em dados coletados em tempo real para prever possíveis problemas).
Com isso, a empresa consegue reduzir paradas inesperadas, melhorar a disponibilidade dos veículos e aumentar a vida útil da frota.
Uso do combustível de forma mais eficiente
Com a telemetria e o monitoramento, por exemplo, o sistema de gestão de frotas ajuda a identificar os trajetos mais econômicos, monitorar o consumo de combustível em tempo real e detectar problemas que possam estar impactando o desempenho dos veículos, como uma condução inadequada ou a falta de manutenção.
Esse controle rigoroso gera uma economia considerável a longo prazo.
Menor desgaste nos pneus e nas peças dos veículos
O monitoramento constante da telemetria permite que o gestor acompanhe o estado dos pneus, o desempenho do motor e outras peças cruciais dos veículos.
Assim, é possível detectar padrões de uso inadequado e corrigir comportamentos antes que causem danos permanentes, o que resulta em menor desgaste e custos de manutenção mais baixos.
Frotas mais ecológicas
Um sistema de gestão de frotas também contribui para a sustentabilidade.
Ao otimizar o consumo de combustível, reduzir a quilometragem desnecessária e monitorar emissões de carbono, a empresa pode adotar práticas mais verdes e, ao mesmo tempo, economizar recursos.
Auxílio nas tomadas de decisões e nas estratégias adotadas
O sistema de gestão de frota fornece relatórios detalhados com base nos dados da frota, permitindo que o gestor identifique lacunas e oportunidades de melhoria.
Essa visibilidade facilita a tomada de decisões estratégicas, otimiza a operação e garante maior rentabilidade para o negócio.
Desvantagens de um sistema de gestão de frotas
Apesar da série de benefícios, o sistema de gestão de frotas traz algumas desvantagens, tais como:
- Custos iniciais de implementação e treinamento.
- A dependência de uma conexão estável com a internet para monitoramento em tempo real.
- Dificuldade em integrar com outros sistemas empresariais se não for compatível.
Vantagens de um sistema ERP
Agora, confira os tópicos abaixo sobre as vantagens de utilizar um sistema ERP.
Redução de custos
Ao unificar diversas áreas da empresa em uma única plataforma, o ERP elimina a necessidade de sistemas e processos redundantes.
Assim, a empresa tem menos retrabalho, maior precisão de dados e, consequentemente, uma redução significativa nos custos operacionais.
Otimização dos processos
Com todas as áreas da empresa conectadas, o fluxo de trabalho se torna mais ágil e eficiente.
Dessa forma, o ERP automatiza muitas tarefas rotineiras, como a geração de relatórios financeiros e o controle de estoque, liberando tempo e recursos para atividades mais estratégicas.
Informações mais confiáveis
Como o ERP centraliza todas as informações da empresa, os dados inseridos em um departamento podem ser facilmente acessados por outros setores.
Com isso, a empresa reduz o risco de erros e inconsistências, além de garantir que o gestor tenha decisões com base nas mesmas informações.
Rotina mais eficiente
A automação de tarefas e a integração dos processos tornam o dia a dia da empresa mais eficiente, com menos interrupções e maior fluidez entre as operações.
O ERP oferece uma plataforma única para gerenciar desde a produção até as vendas, o que permite uma visão clara e abrangente da performance do negócio.
Melhor controle nas operações
Com o ERP, os gestores têm uma visão completa das operações em tempo real, o que facilita a identificação de gargalos e a tomada de decisões informadas.
Além disso, o sistema permite que os processos sejam ajustados rapidamente quando necessário.
Desvantagens de um sistema ERP
Ainda assim, o sistema ERP traz algumas desvantagens, tais como:
- Alto custo de implementação, especialmente para pequenas e médias empresas.
- Tempo de adaptação e treinamento da equipe.
- Pode não ser totalmente especializado em áreas como logística e gestão de frotas.
Afinal, qual escolher?
A tecnologia está a favor de todos. Frotas com diferentes tamanhos e tipos de carga, mas que buscam serem eficazes para terem ainda melhores resultados. Aliás, a busca por essa eficiência é o desejo de toda a empresa.
Sabemos que cada sistema tem suas diferenças e atende a diferentes demandas. O mais importante é que a empresa tenha claro os seus objetivos a médio e a longo prazo e escolha o sistema a partir disso. Afinal, soluções emergenciais podem não funcionar com o decorrer do tempo e se tornarem um grande problema depois.
Afirmar qual o melhor sistema para sua frota é algo ainda muito subjetivo, pois depende das particularidades que a empresa necessite. Porém, o sistema de gestão de frota é mais completo por ter mais funcionalidades e armazenar funções de toda a frota sem custo adicional.
Por isso, é importante que o gestor faça uma análise das demandas da frota, pesquise os sistemas disponíveis e avalie o custo-benefício para a empresa. Uma tarefa que pode parecer simples, mas requer bastante atenção já que irá impactar diretamente no dia a dia da sua equipe.
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