No dia a dia de um gestor de frotas é preciso realizar o controle de muitas informações. Como já falamos em artigos anteriores, o gestor de frotas é o responsável por toda a estrutura de veículos da empresa, controlando a produtividade, desempenho e os custos operacionais.
Sabemos que o gestor de frotas precisa tomar decisões baseadas em dados, indicadores de gestão de frotas, para ser mais assertivo nos seus planos e escolhas.
Para controlar o custo da frota é fundamental que o gestor tenha o controle e registro completo de todo o histórico de informações. A partir desses dados ele poderá analisar tendências de quebra de veículos, desvios de custos, desvios de eficiência do veículo entre outras coisas para que ele entenda a causa de cada problema e elabore planos de ação para a redução dos custos.
Porém, ainda hoje muitos gestores de frotas utilizam planilhas em Excel para controle de combustível, manutenção, documentos, multas e outras informações preciosas sobre a frota. E, há ainda casos em que boa parte da gestão de frotas é feita em papel e caneta.
Pesquisa da empresa Zebra Technologies revelou que cerca de 55% das empresas ainda usam papel e lápis para o registro de informações em suas operações logísticas. Por outro lado, a produtividade do transporte rodoviário de cargas no Brasil é de apenas 30% da produtividade estadunidense.
Temos muito espaço para melhorar!
Porém, como ter que melhorar a produtividade sem controle da informação e sem indicadores de gestão de frotas? É muito difícil!
A ferramenta que vai te permitir ter esse controle de maneira mais automática, segura e precisa é o sistema de gestão de frotas. Por isso, você ouve muito falar sobre os sistemas de gestão de frotas e como esses sistemas são os grandes aliados do gestor. Porque eles te fornecem informação, dados tratados, com indicadores precisos para a sua tomada de decisão.
Mas, afinal, o que é o sistema de gestão de frotas? Por que ele é tão amigo do gestor de frotas? Confira mais no artigo a seguir.
O que são sistemas de gestão de frotas?
O sistema de gestão de frotas é uma ferramenta voltada para o aumento da visibilidade operacional de uma empresa que trabalhe com frota veicular, seja ela uma transportadora, distribuidor de bebidas e alimentos ou de outro ramo.
Esse sistema visa organizar dados, informações operacionais e de custos e a partir disso gerar indicadores de gestão de frotas que permitam ao gestor realizar a avaliação de desempenho e performance da sua operação e da sua equipe.
Desta forma, o sistema de gestão de frotas funciona como um centralizador de informações, que as recebe e trata, disponibilizando posteriormente dados em forma de indicadores de gestão de frotas e operacionais que auxiliam o gestor na sua tomada de decisão.
Então, o sistema permite que o gestor que em uma única plataforma ele tenha acesso a todas as informações que precisa para o controle da empresa, para a criação de relatórios gerenciais que podem ser apresentados à diretoria ou proprietários da empresa.
Aproveite para conferir mais neste episódio do nosso podcast:
Importância da gestão de frotas para empresas
A gestão de frotas é crucial para qualquer empresa que dependa de veículos para suas operações, seja para transporte de mercadorias, prestação de serviços ou mobilidade corporativa. Uma gestão eficiente pode levar a várias melhorias:
- Redução de Custos: Otimização do consumo de combustível, manutenção preventiva e melhor utilização dos veículos ajudam a reduzir os gastos operacionais.
- Aumento da Eficiência: Com monitoramento e planejamento, é possível otimizar rotas e melhorar o desempenho dos motoristas, resultando em entregas mais rápidas e eficientes.
- Segurança: A supervisão constante e as manutenções regulares garantem que os veículos estejam em boas condições, reduzindo o risco de acidentes.
- Sustentabilidade: Uma gestão eficaz contribui para práticas mais ecológicas, com a redução das emissões de carbono através de um uso mais consciente dos recursos.
Módulos de um sistema de gestão de frotas
Os sistemas de gestão de frotas são compostos por vários módulos que, juntos, cobrem todas as necessidades de gerenciamento de veículos e motoristas. Confira alguns deles e suas funções.
Monitoramento de veículos
Este módulo utiliza tecnologias como GPS e telemetria para rastrear a localização e o movimento dos veículos em tempo real.
Com ele, os gestores podem acompanhar rotas, identificar desvios, garantir que os motoristas sigam os itinerários planejados e responder rapidamente a quaisquer incidentes.
O monitoramento constante também ajuda a prevenir roubos e aumentar a segurança dos veículos.
Manutenção preventiva e corretiva
A manutenção é fundamental para garantir a longevidade e a eficiência dos veículos.
O módulo de manutenção preventiva permite agendar e registrar todas as manutenções necessárias, evita falhas inesperadas e reparos emergenciais.
Além disso, a manutenção corretiva pode ser rapidamente organizada assim que um problema é detectado, o que reduz o tempo de inatividade do veículo.
Gestão de combustível
O consumo de combustível é uma das maiores despesas operacionais para empresas de transporte.
O módulo de gestão de combustível monitora o consumo de cada veículo, identifica padrões de uso e ajuda a detectar desperdícios. Com essas informações, é possível implementar estratégias para reduzir o consumo, como a adoção de práticas de condução econômica e a escolha de rotas mais eficientes.
Gestão de rotas
A gestão de rotas é crucial para a eficiência operacional.
Este módulo auxiliar o gestor para planejar as rotas mais eficientes para cada veículo, considerando fatores como tráfego, condições das estradas e entregas a serem realizadas. Com uma gestão eficaz de rotas, as empresas podem reduzir o tempo de viagem, economizar combustível e melhorar o cumprimento de prazos.
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Relatórios e análises
Para tomar decisões informadas, é essencial ter acesso a dados precisos e análises detalhadas.
O módulo de relatórios e análises gera insights sobre todos os aspectos da frota, desde o desempenho dos motoristas até os custos operacionais.
Com esses relatórios, os gestores podem identificar áreas de melhoria, avaliar a eficácia das estratégias implementadas e planejar futuras ações com base em dados concretos.
Controle da jornada do motorista
A lei n.º 13.103, de 2 de março de 2015, conhecida como Lei do Motorista, dispõe sobre a profissão do motorista para definir e controlar a jornada de trabalho e o tempo de direção do motorista profissional de transporte rodoviário de carga ou passageiros.
Com base na lei, o motorista, deve “ter jornada de trabalho controlada e registrada de maneira fidedigna mediante anotação em diário de bordo, papeleta ou ficha de trabalho externo, ou sistemas e meios eletrônicos instalados no veículo, a critério do empregador.” Nesse ponto a tecnologia torna-se um aliado importante do gestor, por permitir que todo o diário de bordo e controle de jornada seja feito de modo automático, evitando erros de preenchimento, gerando confiabilidade na rota feita pelo motorista.
A ferramenta mais comum para controle da jornada do motorista é o diário de bordo em papel, preenchido e assinado manualmente pelo motorista.
Porém, Ferramentas como teclados e aplicativos de jornada do motorista, registram o diário de bordo eletronicamente e permitem o acompanhamento em tempo real pelos gestores de frota.
Além disso, esses sistemas permitem uma análise mais precisa de dados, acesso ao histórico de jornadas, integração com sistemas de ERP e financeiros para o cálculo de horas extras devidas e a geração automática de indicadores de gestão de frotas.
Sistemas de rastreamento e tacógrafo são ferramentas auxiliares. Com essas duas ferramentas é possível verificar paradas do motorista, quilometragem percorrida, horário de início e término da jornada. São sistemas que podem ajudar o gestor a verificar a integridade dos dados registrados no diário de bordo manual para evitar manipulações.
Ranking de motoristas
O modo de condução do motorista é o principal fator associado ao desgaste das peças e ao consumo de combustível do seu veículo, portanto, monitore com cuidado.
Ainda há também a necessidade de prevenir acidentes. O custo com um acidente pode ser até 12 vezes superior ao custo de um roubo de carga, de acordo com a Associação de Gestão de Despesas de Veículos. Além disso, de acordo com o Observatório Nacional de Segurança Viária, 90% dos acidentes são causados por falha humana, sendo que 50% por imprudência.
Avalie excesso de velocidade, curvas, frenagens e acelerações bruscas, RPM, direção na banguela e outros fatores. Verifique quais motoristas estão performando bem e quais precisam de treinamento.
Por meio das nossas tecnologias, você pode acompanhar o desempenho dos veículos e dos motoristas, identificar desperdícios e implementar ações corretivas.
Conte conosco para entender as suas necessidades e desenhar com você uma solução voltada para redução de custos e aumento de produtividade.
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