Coletar, armazenar e analisar dados são procedimentos que fazem parte da rotina do gestor de frota. Mas, como agir conforme às normas vigentes?
Com o surgimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as empresas tiveram que se adequar para seguir regras claras para o tratamento de dados pessoais.
No contexto da gestão de frotas, a LGPD também deve ser seguida para que a empresa esteja com os dados armazenados de forma correta, seja dos seus motoristas quanto dos veículos.
Pensando nisso, preparamos este artigo para explicar melhor como a LGPD pode impactar as operações de frota. Aproveite para ler mais sobre o assunto, se adequar à lei e usufruir os benefícios através de uma abordagem proativa.
Princípios da LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados – Lei n.º 13.709 -, sancionada em 2018, entrou em vigor em agosto de 2020.
Toda lei tem seus princípios, sendo os fundamentos de uma norma jurídica. Assim, eles se torna o alicerce para orientar sobre seus motivos. Conforme os princípios da LGPD, temos os seguintes princípios:
- Finalidade;
- Adequação;
- Necessidade;
- Livre acesso;
- Qualidade dos dados;
- Transparência;
- Segurança;
- Prevenção;
- Não discriminação;
- Responsabilização e prestação de contas.
É importante ressaltar que a empresa precisa cumprir esses princípios com todos os envolvidos na coleta, armazenamento e tratamento de dados.
Quais os impactos da LGPD na frota?
Além dos princípios da LGPD, é importante se adequar às exigências para que os resultados sejam positivos.
Por isso, listamos alguns impactos que a lei pode trazer para sua frota e como você pode se beneficiar com o seu bom uso.
Base unificada de tratamento aos dados coletados
Para seguir a LGPD, as frotas são obrigadas a ter uma base unificada para o tratamento dos dados coletados.
Com isso, todas as informações pessoais dos motoristas e veículos devem ser armazenadas e processadas de acordo com as diretrizes estabelecidas pela lei. De forma que a empresa garanta a segurança e a privacidade desses dados.
Criação de políticas de privacidade
Uma das exigências da LGPD é a criação e implementação de políticas de privacidade claras e transparentes.
Logo, a empresa precisa informar aos titulares dos dados como suas informações serão utilizadas, armazenadas e protegidas durante a gestão da frota para cumprir o princípio da transparência e segurança.
Mais transparência
Por falar nisso, a LGPD exige uma maior transparência no tratamento dos dados.
Ou seja, a empresa deve fornecer aos titulares dos dados acesso fácil, gratuito e transparente às informações sobre como suas informações são utilizadas e a quem elas estão sendo compartilhadas dentro da gestão de frotas. O que proporciona, assim, uma confiança entre gestores e motoristas.
Respostas rápidas aos titulares dos dados
Outro aspecto importante da LGPD são os prazos para que a empresa responda a solicitações dos titulares dos dados. Isso inclui pedidos de acesso, correção ou exclusão de informações pessoais, por exemplo.
Portanto, é essencial ter processos definidos para lidar com essas possíveis solicitações dentro dos prazos estabelecidos pela lei e garantir o exercício efetivo dos direitos dos titulares dos dados.
Integração de dados
Por fim, para garantir conformidade com a LGPD, a empresa precisa integrar e consolidar seus sistemas de gerenciamento de dados. O que significa ter uma garantia de que as informações pessoais dos motoristas e veículos sejam armazenadas e acessadas de forma segura e eficiente durante toda a operação da frota.
Sendo possível minimizar os riscos de violações de dados, garantir a conformidade com as regulamentações de proteção de dados e todos estarem seguros.
Os dados sensíveis mais usados durante a gestão de frotas
Vale ressaltar que, na gestão de frotas, alguns dos dados pessoais coletados são mais sensíveis. O que incluem informações de identificação pessoal dos motoristas (como nome, CPF e CNH), histórico de condução, registros de manutenção do veículo e informações de localização por meio de sistemas de rastreamento.
Então, é fundamental que a empresa adote medidas adequadas para proteger esses dados e garantir sua conformidade com as regulamentações de proteção de dados.
Punições do não cumprimento da LGPD
O não cumprimento da LGPD pode resultar em sérias punições, o que inclui multas e até suspensão do acesso aos dados coletados.
Segundo as sanções administrativas aplicáveis, a partir de 1º agosto de 2021, são:
- Advertência;
- Multa simples (até 2% do faturamento até o limite de R$ 50 milhões);
- Multa diária;
- Possibilidade de publicização da infração;
- Bloqueio dos dados pessoais envolvidos;
- Eliminação dos dados pessoais envolvidos;
- Suspensão parcial, por até 06 (seis) meses, do banco de dados envolvido; e
- Proibição parcial ou total do exercício de atividades relacionadas a tratamento de dados.
Como adaptar a sua frota à LGPD?
Adaptar a sua frota à LGPD requer uma série de medidas para garantir a conformidade com as regulamentações de proteção de dados.
Sendo assim, separamos algumas dicas importantes para ajudar você a se preparar para a LGPD.
Planeje e organize a coleta de dados
Antes de coletar qualquer informação pessoal dos motoristas ou veículos, é essencial ter um plano claro e organizado para a coleta, uso e armazenamento desses dados.
Então, organize sua empresa para identificar quais dados são necessários para a operação da frota, obter o consentimento adequado dos titulares dos dados e garantir que apenas as informações essenciais sejam coletadas e processadas.
Atente-se ao armazenamento
Após a coleta dos dados, é fundamental garantir que eles sejam armazenados de forma segura e protegida contra acessos não autorizados.
Aproveite para verificar se todas as medidas de segurança estão adequadas. Como, por exemplo, a criptografia de dados, o uso de firewalls e a restrição do acesso aos dados apenas às pessoas autorizadas.
Treine a sua equipe de acordo com os padrões da LGPD
Outro fator importante é ter sua equipe treinada para que todos tenham a conscientização e saibam agir conforme a LGPD.
Por isso, certifique-se de que todos os funcionários envolvidos na operação da frota estejam cientes das regulamentações de proteção de dados e saibam como lidar adequadamente com as informações pessoais dos motoristas e veículos.
Conte com um suporte tecnológico
Investir em soluções tecnológicas adequadas pode facilitar o cumprimento das regulamentações de proteção de dados.
Considere implementar sistemas de gestão de frota e softwares de controle de dados que estejam segundo as diretrizes da LGPD. Além disso, busque por uma solução que forneça suporte técnico especializado para ajudar na implementação e manutenção dessas soluções.
Soluções Infleet para a gestão de frotas
Ter uma fonte objetiva de dados de frota, fornecida por um sistema integrado de gestão de frota, pode ajudar a superar o tipo de desafio que todos os que gerenciam veículos enfrentam em algum momento.
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