A gestão de frotas envolve uma série de desafios, e a segurança financeira está no topo das preocupações de qualquer gestor. As fraudes com cartão de combustível são um problema recorrente que pode gerar prejuízos significativos para a empresa, afetando diretamente o controle de custos operacionais.
Por isso, entender como essas fraudes acontecem, identificar os sinais de alerta e adotar medidas de prevenção são passos cruciais para garantir uma operação eficiente e segura.
Neste artigo, abordaremos as fraudes mais comuns envolvendo cartões de combustível, os principais sinais de alerta e as melhores práticas para evitá-las. Boa leitura!
O que são fraudes de cartão de combustível?
As fraudes de cartão de combustível consistem em ações ilícitas que têm como objetivo desviar recursos da empresa destinados ao abastecimento dos veículos da frota.
Esse tipo de fraude pode ser praticado tanto por funcionários da própria empresa quanto por terceiros mal-intencionados, afetando diretamente a eficiência financeira e logística da operação.
Sendo necessário compreender as formas mais comuns de fraude para proteger sua frota. Afinal, as fraudes podem envolver o uso indevido do cartão de combustível para abastecer veículos não autorizados, desvio de recursos por meio de registros falsos de abastecimento ou até mesmo a manipulação de dados para encobrir gastos indevidos.
Fraudes internas ou “derrapagens”
As fraudes internas, muitas vezes conhecidas como “derrapagens”, são práticas irregulares cometidas por funcionários que têm acesso aos cartões de combustível da empresa.
Exemplos clássicos de fraudes internas incluem:
- Abastecimento para veículos particulares;
- O uso do cartão para abastecimentos fora do horário permitido;
- Venda de combustível adquirido de forma ilegal.
- Manipulação dos dados de quilometragem para justificar consumos maiores.
Essas e outras ações geram perdas consideráveis para a empresa e minam a confiança no gerenciamento da frota.
Fraudes externas
Já as fraudes externas são realizadas por indivíduos fora da organização, muitas vezes através do roubo de cartões de combustível ou clonagem dos dados. Nesse caso, criminosos podem fazer compras fraudulentas, comprometendo a segurança financeira da empresa.
Essas fraudes externas frequentemente envolvem a clonagem dos cartões em postos de combustível, onde dispositivos de skimming capturam as informações do cartão e permitem transações não autorizadas.
Outra prática comum é o uso de dados roubados para criar cartões falsos, que podem ser utilizados em várias localidades, dificultando a detecção do desvio.
Sinais de alerta de fraude com cartão de combustível
Nem sempre é óbvio quando ocorre uma fraude de combustível. Por isso, vale a pena introduzir controles de monitoramento regulares. Manter um olhar atento às tendências de despesas pode ajudar a detectar fraudes de combustível antecipadamente, antes que os criminosos tenham a chance de acumular acusações extensas.
Monitore seus dados comerciais para esses sinais que podem alertá-lo sobre fraudes de cartão de combustível, roubo de combustível e outros problemas:
Os reabastecimentos de combustível acontecem com muita frequência
A fraude interna de combustível pode envolver o desvio de gasolina de um veículo da empresa, o enchimento do tanque de um carro pessoal no cartão de combustível da empresa ou a condução de um veículo da frota para uso pessoal.
A análise detalhada dos registros de abastecimento e a comparação com a média de consumo de cada veículo ajudam a identificar discrepâncias que merecem atenção
Preste atenção a reabastecimentos frequentes ao verificar recibos e relatórios de cartão de combustível.
A carga de combustível não correspondem à quilometragem ou à capacidade do tanque
Compras de combustível que estão fora do planejado, quilômetros percorridos no veículo da empresa, ou com capacidade de tanque, também podem indicar fraude.
Quando a quantidade de combustível abastecida não condiz com a quilometragem percorrida ou excede a capacidade do tanque do veículo, é necessário investigar mais a fundo. Esse tipo de discrepância é um forte indicador de fraude e deve ser verificado com rigor.
Assim, uma auditoria nos registros de abastecimento, aliada ao monitoramento constante do consumo, ajuda a detectar padrões anormais e a corrigir possíveis desvios.
Detecção de uma carga de um local estranho
A maioria dos motoristas abastece no mesmo posto de gasolina, ou em vários postos, com base em seus hábitos diários e rotas. Fique de olho nas localizações dos postos de gasolina e procure compras em qualquer posto de gasolina onde seus motoristas normalmente não param.
Se o registro de abastecimento ocorrer em locais fora da rota usual da frota ou em postos de combustível que não fazem parte do contrato da empresa, isso pode sinalizar uma prática fraudulenta.
Monitoremos locais de abastecimento e certifique-se de que as transações são realizadas apenas em locais autorizados.
Aumente a autonomia e reduza os custos da sua frota com um abastecimento eficiente
Como impedir fraudes de cartão de combustível?
Embora seja importante saber como identificar fraudes, é melhor prevenir a fraude de combustível antes que ela aconteça. A prevenção economiza dinheiro e ajuda a evitar o incômodo de lidar com as consequências da fraude do cartão de combustível.
Felizmente, os cartões de combustível oferecem controles e soluções de roubo de combustível que permitem reprimir a fraude de combustível antes que ela aconteça. Aqui estão seis passos que você pode tomar para evitar fraudes de combustível em seu negócio:
Exigir PINs de motorista
Um cartão de combustível pode ser atribuído a um motorista ou atribuído a um veículo.
Ao atribuir um cartão e seus PINs exclusivos a cada motorista, você pode rastrear facilmente quem fez cada compra e identificar atividades anormais vinculadas a um motorista. Diga aos seus motoristas para nunca compartilhar ou revelar PINs a mais ninguém.
Defina um limite de gastos com combustível
Os cartões de combustível permitem definir uma quantidade máxima de combustível que um motorista pode comprar por período. Limites diários, semanais ou mensais devem ser ajustados conforme a demanda e a realidade operacional.
Colocar esta tampa no lugar dará ao motorista espaço suficiente para encher o tanque do veículo da frota sem qualquer margem para fraudes.
Limite o número de viagens diárias de abastecimento
Pense em quantas vezes por dia seus motoristas devem abastecer. Limitar o número de compras de combustível permitidas por dia pode reduzir fraudes internas e externas.
Por exemplo, se o seu motorista abasteceu e acidentalmente deixou o cartão no posto de gasolina, um fraudador não poderá fazer uma segunda compra naquele dia.
Limite as compras por tipo de combustível
Seus veículos operam com diesel? Ao permitir a compra apenas de diesel, você reduz as chances de um motorista comprar combustível extra para um veículo a gasolina pessoal.
Defina regras claras sobre os tipos de combustível que cada veículo pode utilizar, evitando que motoristas abasteçam com combustíveis não autorizados. Colocar esse limite em prática também torna menos provável que um cartão comprometido seja usado para fraudes.
Restrinja os dias e horários de abastecimento
Outro controle que pode impedir a fraude é permitir compras apenas em dias ou horários específicos.
Por exemplo, você pode permitir cobranças de combustível apenas durante o horário de expediente e desativá-las à noite, fins de semana e feriados. Obviamente, você precisará definir essas janelas de tempo com base nos horários da sua empresa e dos motoristas.
Conte com o suporte de um parceiro especialista em rastreamento
Um parceiro especializado em rastreamento pode oferecer soluções avançadas para monitorar o uso dos cartões de combustível e identificar fraudes rapidamente.
Com a tecnologia de rastreamento, é possível integrar os dados de consumo de combustível com a operação da frota, obtendo uma visão completa da gestão.
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Com os sistemas da Infleet, é possível monitorar o comportamento dos motoristas, acompanhar o consumo de combustível e identificar desvios de forma rápida e eficiente.
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