5 desafios da gestão de frotas e como superá-los

5 desafios da gestão de frotas e como superá-los

O gestor de frotas tem grandes desafios no seu dia a dia. O trabalho do gestor de frotas está diretamente ligado a produtividade, controle e desempenho dos veículos e motoristas, lidando com questões técnicas e pessoais.

Você é responsável pelo controle de manutenção e disponibilidade da frota, controle de custos, eficiência operacional e desempenho da equipe. Não é nada fácil!

O gestor de frotas precisa então garantir a disponibilidade dos veículos para a execução dos serviços, porém isso deve ser feito buscando sempre a maior eficiência orçamentária possível, de modo que o gestor de frotas também é responsável por planejar, analisar e implementar melhorias para o desempenho dos veículos e redução de custos.

Vamos apresentar neste artigo 5 desafios da gestão de frotas e formas de superá-los.

1. Identificação do motorista

Quando acontece um problema com o veículo, seja uma multa de velocidade, um roubo de carga, um sinistro ou até mesmo para ter um controle de performance com relação a consumo de combustível e serviços realizados é fundamental que o motorista seja identificado.

Como saber quem era o condutor infrator? Como saber como está sendo a performance em Km/L do motorista? Como saber quem foi o responsável por um dano ao veículo?

É preciso identificar o motorista que está conduzindo cada veículo, seja carro, moto ou caminhão, todos os dias! E se não houver uma ferramenta que permita ao gestor ter esse registro... o responsável nunca aparecerá.

Porém, vemos que em muitas empresas esse é um dos grandes problemas do gestor de frotas. Algumas empresas ainda realizam o registro da jornada do motorista de modo manual, anotando em um caderno ou planilha o motorista que estava com o carro em um determinado dia e o seu diário de bordo.

Esse papel depois é armazenado em um arquivo físico e dificilmente alguém conseguirá encontrar novamente aquele dado.

Assim, motoristas invisíveis estarão batendo o seu carro e levando multas e nunca poderão ser punidos, educados e treinados para melhorar, pois você nunca saberá quem foi.

Existem diversas tecnologias que podem ser usadas para cumprir a finalidade de identificação do motorista.

A primeira forma e bem simples é através do conjunto RFID e Ibutton. Assim, antes de iniciar a jornada o motorista aproxima o seu identificador do leitor e pronto! Está registrado que ele está responsável pelo carro naquele momento!

Outra forma é através de teclados e aplicativos de controle da jornada do motorista, onde o motorista registra toda a sua jornada de trabalho. Essa solução é mais completa, uma vez que ela não apenas indica quem era motorista naquele dia, mas indica também tempo de direção, paradas para espera, descanso e refeição, produzindo um diário de bordo completo que está de acordo com a Lei 13.103 de 2015 (a Lei do Motorista).

Essas duas soluções, associadas a um sistema de rastreamento veicular, permitirá ao gestor ter o controle da quilometragem percorrida por cada motorista, horas trabalhadas, excessos de velocidade e muitos outros problemas.

Será possível identificar que houve um excesso de velocidade antes da multa chegar a sua empresa.

Se você tinha dúvidas sobre para que serve o rastreamento de carros, caminhões e motos, bem, ai está um dos benefícios.

2. Aumento da disponibilidade de frota e redução de custos de manutenção

Uma frota veicular que está sempre com um veículo parado em manutenção é uma frota problemática. Se os seus veículos estão quebrando o tempo todo, acredite, tem alguma coisa errada.

Isso irá reduzir a disponibilidade dos veículos, podendo resultar na incapacidade de atender a um determinado serviço e também no aumento do custo de manutenção da sua frota.

Para evitar esse tipo de problema é muito importante a realização de manutenções preventivas e o controle dos serviços realizados.

O plano de manutenção preventiva de um veículo consiste numa série de serviços periódicos que precisam ser realizados e itens veiculares que precisam ser inspecionados a fim de garantir o pleno funcionamento do veículo. A realização das manutenções preventivas permite a identificação precoce de possíveis falhas, corrigindo problemas pequenos antes que eles se tornem problemas maiores e mais caros.

Checklists de saída do veículo ou caminhão e checklists de manutenção são importantes ferramentas de manutenção preventiva também, pois evitam que o veículo saia da garagem sem inspeção prévia. Esses checklists também contribuem para que o veículo rode apenas nas condições ideias, melhorando muito a sua performance.

Muitos gestores negligenciam o plano de manutenção de preventiva por acreditarem que isso é custo extra e deixam para fazer a manutenção apenas quando o motorista reporta um problema. Grande erro!

Outro grande erro é não acompanhar os serviços e esquecer de realizá-los. Para evitar, use ao menos uma planilha de controle de manutenção preventiva, porém se possível, faça uso de um sistema de gestão de frotas com controle de manutenção.

3. Controle de Performance dos motoristas

O modo de condução dos motoristas é um dos grandes responsáveis pelos custos operacionais da sua frota. De acordo com a Petrobras, é de responsabilidade direta do condutor o custo com pneus, manutenções, combustível, a depreciação e a indisponibilidade da frota.

É papel do gestor de frotas garantir que todos os motoristas estão respeitando as leis de trânsito, a política de frotas da empresa dirigindo de maneira segura e econômica.

Dirigir de maneira econômica e segura reduz a probabilidade de acidentes, que muitas vezes são mais custosos do que o próprio roubo de carga. Além disso, a direção econômica reduz o consumo de combustível, aumentando a eficiência do veículo, reduz o consumo de óleo, desgaste de pneus e peças, reduzindo, portanto, os custos com manutenção.

A condução econômica, portanto, deve ser praticada com o objetivo de melhorar os resultados da empresa.

William Deming, famoso estatístico americano, possui uma frase famosa: o que não pode ser medido, não pode ser gerenciado. Portanto, é fundamental que você controle o modo de condução do seu motorista.

Para tanto, utilize sistemas de telemetria veicular, que permitem monitorar RPM, aceleração, frenagem, curva, temperatura do motor e muitos outros parâmetros.

Com base nesses indicadores crie um ranking para a avaliação de desempenho dos motoristas, premie os melhores e realize treinamento de reciclagem com aqueles que forem maiores infratores.

4. Controle de custos com combustível

De acordo com pesquisa do portal PMKB (Project Management Knowledge Base) os custos com combustível representam 35% dos custos variáveis de uma frota, portanto, controlar e buscar reduzir esse custo é um grande desafio da gestão de frotas.

Se você perguntar ao gestor de frotas qual foi o custo de combustível do último mês, como está com relação ao custo planejado e a evolução com relação ao mesmo período do ano anterior alguns gestores de frota ainda tem dificuldade em realizar essa análise.

Muitos gestores também não saberão informar qual o motorista que tem a melhor performance e qual o carro que está com a melhor média de consumo.

Desta forma, ele não tem uma visão clara dos custos de combustível da empresa.

Muitas vezes isso ocorre por que o gestor registra todos os abastecimentos em um papel e acaba esquecendo de passar as informações para um planilha de controle de consumo de combustível. Em outros casos, apesar de ter os dados em planilha, o uso do excel pode se mostrar complicado e trabalhoso, consumindo horas do gestor para a obtenção desses dados e então, ele acaba não fazendo a análise.

De qualquer forma, se você gestor quer reduzir seus custos com manutenção é preciso analisar tudo de maneira detalhada. Eficiência de cada carro, caminhão ou moto, performance do motorista, dados do modo de condução do motorista, controle do tipo de combustível, local de abastecimento, absolutamente tudo.

O mais importante aqui é:

  • Garanta que sua equipe segue o modo de condução econômica;
  • Tenha relatório com os principais indicadores de consumo de combustível, de preferência automatizados.

5. Controle da operação e comunicação com a Direção

Não espere o seu motorista voltar para a sede da empresa para prestar contas sobre como foi o dia dele e quais problemas aconteceram.

É importante que você, gestor, tenha a informação a respeito da sua operação em tempo real, com alertas de desvios de planejamento e comportamento.

Um atraso em um cliente, uma parada em local indevido, uma infração de condução do motorista. Tudo isso deve ser visualizado imediatamente para que as devidas ações de correção sejam executadas o mais rápido possível.

Tecnologias de rastreamento, monitoramento e telemetria veicular são essenciais nesse sentido.

O monitoramento de frotas consiste no acompanhamento em tempo real da posição do veículo, associado ao histórico de rotas percorridas, locais visitados e ferramentas de alerta e cercas virtuais. Alguma das principais características do monitoramento de frotas são:

  • Geolocalização dos veículos;
  • Endereço e data de cada localização;
  • Histórico de eventos (ignição ligada e desligada, início de movimento e parada, entre outros);
  • Distância percorrida;
  • Excesso de velocidade;
  • Cercas virtuais;
  • Alertas;

Desta maneira, é possível ter um relatório completo da operação de cada veículo, do início ao fim da jornada de trabalho, como horário de chegada e saída de clientes, distância percorrida, parada em locais não permitidos, a fim de analisar problemas operacionais e tomar ações para suas soluções de maneira rápida. Além disso, é possível ter um melhor controle sob o modo de condução do motorista, produtividade do veículo, multas, consumo de combustível entre outras informações.

Assim é possível reduzir custos e aumentar a visibilidade dos processos.

O sistema de telemetria veicular também oferece o rastreamento da frota, ou seja, realiza a medição da posição do veículo remotamente e a disponibiliza para o gestor de frotas em um sistema. Entretanto, o sistema de telemetria é muito mais completo e abrangente do que o sistema de rastreamento veicular, uma vez que fornece uma série de outras informações úteis para o gestor no controle da sua operação.

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