Como fazer o controle de despesas de viagens

Como fazer o controle de despesas de viagens

Fazer o controle de despesas de viagens e o acerto com o motorista após cada rota é uma tarefa difícil, mas que faz parte do dia a dia de todo gestor de frotas. Vários itens devem ser contabilizados e existem muitas variáveis a serem controladas para que o gestor possa saber com precisão o resultado financeiro da viagem. Além disso, em um cenário econômico de grande competitividade e baixa demanda no mercado, é extremamente necessário evitar gastos inesperados e manter o controle sobre os custos da empresa.

O bom gestor de frotas precisa ter uma clara visão a respeito da lucratividade das suas rotas. Qual foi o resultado financeiro de cada viagem? A viagem foi lucrativa? Qual a receita mínima que justifica a realização de uma viagem?

Muitas empresas não fazem um controle rigoroso dos gastos em viagem, realizam adiantamentos para o motorista e muitas vezes ao final da rota apresentam prejuízo financeiro.

Independente do tamanho da sua frota, para conseguir evitar esse tipo de problema é preciso fazer um controle e gestão de custos e receitas das viagens realizadas.

Para te ajudar com essa situação nossa equipe preparou um post, explicando de maneira simples como você pode fazer o controle financeiro da sua viagem e a análise de viabilidade.

O QUE É O CONTROLE DE DESPESAS DE VIAGENS

A gestão e controle das viagens é uma análise centralizada de todas as despesas envolvendo aquela rota e as suas receitas de produtos vendidos ou fretes faturados.

PLANEJAMENTO DE DESPESAS E RECEITAS DE UMA VIAGEM

O primeiro passo para a gestão de viagem é o seu planejamento. No planejamento da viagem você irá definir:

  • A rota a ser realizada;
  • **[Motorista](https://infleet.com.br/blog/4-dicas-para-avaliacao-de-desempenho-do-seu-motorista-gestao);**
  • Veículo;
  • Data de saída;
  • Quilometragem a ser percorrida com base na rota;
  • Estimativa de duração da viagem;
  • Estimativa de custos com combustível – a partir da quilometragem a ser percorrida e da média de consumo do seu veículo, você poderá ter uma estimativa da quantidade de litros que serão gastos e do valor com combustível durante a viagem. Fazendo esse controle você poderá evitar desvios de combustível e na hora de autorizar uma abastecimento saberá se a quantidade solicitada pelo motorista é coerente. Em casos mais detalhistas as empresas analisam o gasto de combustível por trecho da viagem, uma vez que, a medida que as entregas vão sendo realizadas e a carga do veículo diminui a autonomia dele aumenta.
  • Alimentação, pedágio, diária do motorista e hospedagem (caso necessário) – ao planejar a rota você saberá locais de parada, quantidade de pedágios e a necessidade de pernoite. Combine com o motorista os locais de refeição e pernoite, entre em contato com com os estabelecimentos para negociar e definir preços. Desta forma, você poderá conseguir descontos além de uma maior previsibilidade de custos.

Além disso, você realizará um planejamento da receita da viagem, com base no frete total faturado ou na receita dos produtos que estão sendo transportados.

Caso seja necessário realizar o adiantamento de pagamento para o motorista cobrir alguma despesa da viagem, registre o valor adiantado, alinhe com o motorista o destino da verba e o método de prestação de contas.

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CONTROLE DE DESPESAS DA VIAGEM

Para saber a despesa total real da viagem é preciso controlar e registrar cada item de despesa e seu valor. Registre detalhadamente tudo o que foi gasto, quantidade, fornecedor e nota fiscal.

Compare os valores com o planejado para avaliar desvios.

FECHAMENTO DA VIAGEM

Registre o momento de chegada do veículo, data, hora, quilometragem. Faça uma vistoria e um checklist para verificar problemas de manutenção.

Após o registro de todas as despesas você saberá se parte do valor adiantado ao motorista precisa ser devolvido, se ainda existe algo a ser pago a ele, reembolso, comissão, hora extra ou se está tudo correto com aquela viagem.

Caso a sua empresa trabalhe com reembolsos é muito importante que esteja claro para o motorista a política de reembolso da empresa e as formas de prestação de contas, para evitar gastos extras ou acima do previsto. A política de reembolso geralmente exige uma justificativa para a despesa e a nota fiscal do item, para que assim o motorista possa ser ressarcido e a empresa não tenha gastos desnecessários.

Uma vez que esteja tudo correto e devidamente registrado a viagem pode ser classificada como encerrada.


RELATÓRIO DE VIABILIDADE FINANCEIRA DA VIAGEM

Finalmente, para saber se ao final da rota a viagem foi financeiramente viável viável é preciso de um relatório.

O relatório conterá um resumo de todas as receitas, despesas e custos, fornecendo ao final o saldo da viagem, informando lucro ou prejuízo. Em caso de lucro, você poderá também analisar a margem.

Alguns indicadores de gestão de frotas podem ser extraídos ao final de um período como por exemplo, receita média por viagem, receita por quilometro, custo por quilometro, custo por entrega, custo por viagem. Esses indicadores são fundamentais para uma avaliação de performance da frota e da logística da empresa.

A empresa deve ter metas para cada indicador de gestão de frotas avaliado, avaliar desvios e elaborar planos de ação para a melhoria contínua.

Em caso de problema, os relatórios detalhados de viagem permitem saber onde está o problema, fornecendo informações ao gestor que o auxiliam na tomada de decisão.

DICA: USE A TECNOLOGIA A SEU FAVOR

A tecnologia é grande aliada do gestor de frotas em todo o seu controle operacional e de custos.

Sistemas de controle de viagens, abastecimento, manutenções, monitoramento e rastreamento veicular além de sistemas de telemetria veicular permitirão ao gestor ter uma visão completa e em tempo real da sua operação, além de dados e registros históricos que permitirão a análise de informações e tomada de decisão mais assertiva.

O sistema de gestão de controle de combustível e abastecimentos permitem identificar desvios e controlar consumo pois analisa todas as informações de registros de abastecimentos, média dos veículos, litros consumidos, valor gasto por mês, por tipo de combustível e por posto.

O sistema de gestão de manutenção permitirá ao gestor ter o controle total dos custos, saber quando cada peça foi trocada ou serviço realizado. O sistema de gestão de manutenção te permite cadastrar planos de manutenção preventivas, gerenciar ordens de serviço, estoque de peças, custos com peças e mão de obra, separando indicadores por tipo de serviço, veículo, centro de custo.

No sistema de controle de viagens, você poderá gerenciar todas as despesas e receitas para a análise automática de indicadores e de viabilidade, auxiliando também no acerto final com o motorista.

Os sistemas de monitoramento de frotas e telemetria por sua vez te permitem ao gestor ter o controle total da operação, acompanhando a posição dos caminhões em tempo real, analisar rotas realizadas, pontos de parada, quilometragem percorrida e o modo de condução dos seus motoristas.

Freadas, curvas e acelerações bruscas, RPM fora do indicado, dirigir na banguela, excesso de velocidade para o peso do veículo, parar o veículo e mantê-lo ligado. Tudo isso são hábitos ruins de direção dos motoristas que impactam diretamente no consumo de combustível, desgaste e vida útil das peças e dos pneus e, portanto, nos custos.

Os sistemas de telemetria permitem com que todas essas variáveis sejam controladas pelo gestor de frotas, para que ele avalie com informações precisas os seus motoristas, crie planos de treinamento para os que apresentam notas baixas no ranking e premie aqueles que apresentam notas altas.

Por fim, o sistema de controle da jornada de motorista é uma tecnologia para o gestor de frotas obter de maneira confiável as informações para a criação do diário de bordo do motorista. Através da captação de dados do veículo, análise de pontos de parada, rotas, duração de viagens, identificação do motorista, a plataforma permite o preenchimento automático da jornada de trabalho do fornecendo informações com maior precisão e confiabilidade, evitando portanto erros de preenchimento, fraudes e processos trabalhistas.

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