Fazer o controle de despesas de viagens e o acerto com o motorista após cada rota é uma tarefa difícil, mas que faz parte do dia a dia de todo gestor de frotas.
Vários itens devem ser contabilizados e existem muitas variáveis a serem controladas para que o gestor possa saber com precisão o resultado financeiro da viagem. Além disso, em um cenário econômico de grande competitividade e baixa demanda no mercado, é extremamente necessário evitar gastos inesperados e manter o controle sobre os custos da empresa.
O bom gestor de frotas precisa ter uma clara visão a respeito da lucratividade das suas rotas. Qual foi o resultado financeiro de cada viagem? A viagem foi lucrativa? Qual a receita mínima que justifica a realização de uma viagem?
Para te ajudar com essa situação nossa equipe preparou um post, explicando de maneira simples como você pode fazer o controle financeiro da sua viagem e a análise de viabilidade.
O que é o controle de despesas de viagens?
O controle de despesas de viagens consiste no monitoramento e na gestão dos custos gerados durante os deslocamentos da frota. Ele envolve desde o planejamento prévio até a análise final dos gastos, garantindo que cada valor seja devidamente registrado e justificado.
Esse controle é essencial para evitar fraudes, identificar oportunidades de economia e otimizar o orçamento da empresa.
Quando bem estruturado, ele permite uma visão clara dos gastos da frota, facilitando a tomada de decisões estratégicas e a melhoria contínua da gestão financeira.
Qual é a importância de fazer o controle de despesas de viagens?
Manter um controle rigoroso dos gastos das viagens da frota traz benefícios que vão além da simples economia de dinheiro. Essa prática melhora a transparência da empresa, otimiza os processos administrativos e ajuda no cumprimento das normas fiscais e trabalhistas.
Redução de custos e prevenção de desperdícios
Ao monitorar de perto as despesas de viagens, a empresa pode identificar gastos desnecessários e encontrar oportunidades para economizar. Isso pode incluir desde a escolha de postos de combustível mais baratos até a negociação de tarifas de hospedagem para motoristas que precisam pernoitar na estrada.
Além disso, um controle eficiente evita que pequenos desperdícios se acumulem e se tornem grandes problemas financeiros no longo prazo.
Transparência e prestação de contas
Ter um sistema organizado para registrar cada despesa permite que a empresa tenha total transparência sobre os valores gastos.
Afinal, isso facilita a prestação de contas para a diretoria, acionistas e até mesmo órgãos reguladores, garantindo que todos os recursos sejam utilizados de forma correta. A transparência também reduz riscos de fraudes internas, como reembolsos indevidos e superfaturamento de notas fiscais.
Otimização da gestão financeira
Com dados bem estruturados sobre os custos das viagens, a empresa pode tomar decisões mais assertivas em relação ao orçamento da frota. É possível identificar padrões de gastos, prever despesas futuras e ajustar investimentos para maximizar a eficiência operacional.
Dessa forma, você evita surpresas financeiras e ainda pode elaborar um planejamento mais eficiente, garantindo que a empresa esteja sempre preparada para imprevistos.
Melhoria no planejamento operacional
Ao analisar os custos das viagens, a gestão pode aprimorar a escolha de rotas, horários e estratégias logísticas.
Por exemplo, se uma determinada rota está gerando custos elevados com pedágios e combustível, pode ser viável buscar alternativas mais econômicas.
Essa análise detalhada também ajuda a evitar desperdícios de tempo e a melhorar a produtividade dos motoristas, otimizando a operação como um todo.
Cumprimento de normas e regulamentações
O controle financeiro das viagens também é essencial para o cumprimento de obrigações fiscais e trabalhistas. Empresas de transporte precisam manter registros detalhados dos gastos para fins contábeis e de auditoria.
Além disso, a falta de controle pode gerar problemas com órgãos reguladores, levando a multas e penalizações que poderiam ser evitadas com um sistema bem estruturado.
Como fazer o controle de despesas de viagens?
Agora que já entendemos a importância dessa prática, vamos explorar os principais passos para implementar um controle eficiente das despesas de viagens na gestão da frota.
Planejamento de despesas e receitas de uma viagem
O primeiro passo para a gestão de viagem é o seu planejamento. No planejamento da viagem você irá definir:
- A rota a ser realizada;
- Motorista;
- Veículo;
- Data de saída;
- Quilometragem a ser percorrida com base na rota;
- Estimativa de duração da viagem;
- Estimativa de custos com combustível;
- Alimentação, pedágio, diária do motorista e hospedagem (caso necessário).
Além disso, você realizará um planejamento da receita da viagem, com base no frete total faturado ou na receita dos produtos que estão sendo transportados.
Caso seja necessário realizar o adiantamento de pagamento para o motorista cobrir alguma despesa da viagem, registre o valor adiantado, alinhe com o motorista o destino da verba e o método de prestação de contas.
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Controle de despesas da viagem
Para saber a despesa total real da viagem é preciso controlar e registrar cada item de despesa e seu valor. Registre detalhadamente tudo o que foi gasto, quantidade, fornecedor e nota fiscal.
Uma boa prática é utilizar ferramentas digitais para que o próprio motorista registre os gastos em tempo real, garantindo que nenhuma informação seja perdida.
Fechamento da viagem
Registre o momento de chegada do veículo, data, hora, quilometragem. Faça uma vistoria e um checklist para verificar problemas de manutenção.
Após o registro de todas as despesas você saberá se parte do valor adiantado ao motorista precisa ser devolvido, se ainda existe algo a ser pago a ele, reembolso, comissão, hora extra ou se está tudo correto com aquela viagem.
Caso a sua empresa trabalhe com reembolsos é muito importante que esteja claro para o motorista a política de reembolso da empresa e as formas de prestação de contas, para evitar gastos extras ou acima do previsto. A política de reembolso geralmente exige uma justificativa para a despesa e a nota fiscal do item, para que assim o motorista possa ser ressarcido e a empresa não tenha gastos desnecessários.
Uma vez que esteja tudo correto e devidamente registrado a viagem pode ser classificada como encerrada.
Relatório de viabilidade financeira da viagem
Finalmente, para saber se ao final da rota a viagem foi financeiramente viável é preciso de um relatório.
O relatório conterá um resumo de todas as receitas, despesas e custos, fornecendo ao final o saldo da viagem, informando lucro ou prejuízo. Em caso de lucro, você poderá também analisar a margem.
Alguns indicadores de gestão de frotas podem ser extraídos ao final de um período como, por exemplo, receita média por viagem, receita por quilômetro, custo por quilometro, custo por entrega, custo por viagem. Esses indicadores são fundamentais para uma avaliação de performance da frota e da logística da empresa.
A empresa deve ter metas para cada indicador de gestão de frotas avaliado, avaliar desvios e elaborar planos de ação para a melhoria contínua.
Dica: use a tecnologia a seu favor
A tecnologia é grande aliada do gestor de frotas em todo o seu controle operacional e de custos.
Sistemas de controle de viagens, abastecimento, manutenções, monitoramento e rastreamento veicular além de sistemas de telemetria veicular permitirão ao gestor ter uma visão completa e em tempo real da sua operação, além de dados e registros históricos que permitirão a análise de informações e tomada de decisão mais assertiva.
O sistema de gestão de controle de combustível e abastecimentos permitem identificar desvios e controlar consumo, pois analisa todas as informações de registros de abastecimentos, média dos veículos, litros consumidos, valor gasto por mês, por tipo de combustível e por posto.
Já um bom sistema de gestão de manutenção permitirá ao gestor ter o controle total dos custos, saber quando cada peça foi trocada ou serviço realizado. O sistema de gestão de manutenção te permite cadastrar planos de manutenção preventivas, gerenciar ordens de serviço, estoque de peças, custos com peças e mão de obra, separando indicadores por tipo de serviço, veículo, centro de custo.
No sistema de controle de viagens, você poderá gerenciar todas as despesas e receitas para a análise automática de indicadores e de viabilidade, auxiliando também no acerto final com o motorista.
Enquanto os sistemas de monitoramento de frotas e telemetria, por sua vez, te permitem ao gestor ter o controle total da operação, acompanhando a posição dos caminhões em tempo real, analisar rotas realizadas, pontos de parada, quilometragem percorrida e o modo de condução dos seus motoristas.
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