Garantir que os documentos da frota estejam sempre em dia é uma tarefa fundamental para o bom funcionamento e a segurança das operações. Pois, a falta de controle sobre documentos pode gerar multas, atrasos em operações e até problemas legais. É nesse cenário que a gestão documental se torna indispensável para garantir a conformidade e o bom funcionamento das operações.
No entanto, a gestão manual desses documentos pode ser trabalhosa, sujeita a erros e demandar muito tempo. Além de correr o risco de perder as informações anotadas nos papéis.
Neste artigo, vamos explorar como o Super App Infleet pode auxiliar sua empresa a manter os documentos da frota em dia de forma eficiente, garantindo a conformidade legal e reduzindo riscos.
O que é uma gestão documental em frotas?
A gestão documental em frotas é o processo de organização, armazenamento e controle de todos os documentos necessários para o funcionamento legal e eficiente dos veículos e condutores. Ela envolve desde a documentação dos veículos, como CRLV e certificados de manutenção, até documentos administrativos, como contratos e registros financeiros.
Com a digitalização e automação, a gestão documental evoluiu para um modelo mais seguro e acessível. Dessa forma, o gestor tem total controle sobre prazos, renovações e conformidade legal, sem depender de arquivos físicos desorganizados ou processos manuais que aumentam o risco de erros.
Aproveite para saber mais sobre a gestão documental nesse episódio do nosso podcast:
Quais são os documentos mais importantes em uma frota?
Uma frota possui diversos documentos que precisam ser organizados e monitorados constantemente. Entre os mais importantes, destacam-se:
- Documentação dos veículos: CRLV, licenciamento, IPVA, seguro obrigatório e vistorias.
- Documentos dos motoristas: CNH, exames médicos, certificados de treinamentos e fichas cadastrais.
- Contratos e garantias: Leasing, financiamento, aluguel e seguros.
- Registros de manutenção: Ordens de serviço, registros de revisões e histórico de reparos.
- Controle de abastecimento: Notas fiscais de combustível e relatórios de consumo.
Ter todos esses documentos organizados evita imprevistos e contribui para a fluidez das operações da frota.
Vantagens para ter uma gestão documental na sua frota
Sabemos que a tecnologia já é uma realidade para a gestão de frota. Mas, infelizmente, muitas ainda não sabem utilizar as ferramentas ao seu favor.
Uma das vantagens que a tecnologia traz é otimizar a gestão documental, facilitar o dia a dia e ter o histórico sempre disponível.
Então, confira as principais vantagens que o Super App Infleet traz diversas vantagens para sua frota nesse quesito.
1. Centralização dos documentos
“Simplificamos a gestão de frota” esse é um dos lemas da Infleet e não podia ser diferente no Super App.
Todos os documentos da frota podem ficar centralizados em um só lugar. Assim, é possível eliminar a dispersão de informações e simplificar o acesso aos documentos necessários. Essa centralização facilita a organização dos arquivos como economiza tempo e reduz o risco de perdas.
Só essa vantagem já traz mais autonomia para o gestor, além de conferir tudo em tempo real a qualquer momento que for preciso.
2. Alertas de vencimentos
Imagine receber um aviso sobre os vencimentos dos documentos? Então, você pode configurar isso no Super App e acompanhar as datas de validade de cada documento para garantir que os prazos sejam cumpridos.
Dessa forma, você reduz custos com documentação ilegal, habilitação vencidas, multas desnecessárias. É uma economia de gastos e de tempo.
3. Histórico completo
Como tudo ficará centralizado em um só lugar, o gestor pode consultar sempre que precisar os documentos da frota.
Dentro do Super App, ele pode verificar os documentos da frota, além das suas atualizações, renovações e verificações de validade. Ou seja, tem um histórico completo e rastreável, proporcionando uma trilha de auditoria confiável.
Esse histórico auxilia na comprovação da conformidade legal da frota em caso de fiscalizações e permite uma gestão mais precisa.
4. Acesso remoto e seguro
De onde estiver, basta estar conectado na internet para acessar o Super App Infleet e conferir os documentos da frota de forma remota e segura.
A nossa solução é baseada em nuvem, permitindo que os gestores tenham acesso aos arquivos de qualquer lugar e a qualquer momento, facilitando o trabalho remoto e agilizando os processos.
Além disso, a segurança dos dados é uma prioridade e sempre trabalhamos da melhor forma para que as informações da sua empresa estejam protegidas.
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5. Redução de custos e tempo
Como já mencionado, uma gestão documental eficiente traz redução de custos e tempo para frota.
Afinal, a empresa vai eliminar o uso de papéis, centralizar os documentos em um só lugar e tudo de forma automatizada. Uma contribuição com o meio ambiente com a economia na impressão de papéis, ou seja, uma frota mais sustentável.
Com isso, a gestão fica mais prática no dia a dia, proporcionando ao gestor mais tempo para se concentrar em outras demandas.
6. Facilidade de auditoria e conformidade
Empresas que precisam passar por auditorias ou fiscalizações encontram na gestão documental uma aliada para garantir conformidade com normas e regulamentos.
Dessa forma, ter toda a documentação organizada e acessível agiliza auditorias internas e externas, reduzindo o risco de penalizações.
7. Melhora na tomada de decisão
A análise de dados se torna mais eficiente quando há um controle adequado dos documentos.
Com relatórios bem estruturados, o gestor consegue tomar decisões mais assertivas. Já que suas estratégias serão baseadas em informações concretas sobre custos, desempenho da frota e prazos de manutenção, por exemplo.
8. Maior controle sobre contratos e garantias
Manter contratos e garantias organizados evita problemas como cobranças indevidas e falta de cumprimento de cláusulas contratuais.
Assim, o Super App Infleet é ótimo para auxiliar na gestão documental. Com ele, é possível monitorar datas de renovação e obrigações de fornecedores com mais eficiência.
9. Aumento da eficiência operacional
Sua frota tem os processos bem definidos? Pois, saiba que uma frota bem gerenciada depende de processos eficientes.
Quando os documentos estão organizados e acessíveis, o tempo de resposta para qualquer necessidade operacional é reduzido, garantindo maior agilidade nas operações.
10. Redução de riscos e erros humanos
A automatização da gestão documental reduz a necessidade de processos manuais, pois ela facilita o dia a dia de todos os envolvidos.
Como resultado, sua frota tem uma melhor operação ao minimizar o risco de erros humanos, como esquecimentos, preenchimento incorreto de formulários e perda de documentos importantes.
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11. Aprimoramento da comunicação interna
Uma gestão eficiente dos documentos também melhora a comunicação entre os setores da empresa.
Afinal, quando todas as áreas têm acesso a informações atualizadas e organizadas, os processos internos fluem melhor e a equipe consegue trabalhar de forma mais integrada.
12. Facilidade de acompanhamento de manutenção preventiva
Por fim, ter um controle documental adequado permite um melhor acompanhamento da manutenção preventiva da frota.
Dessa forma, você pode evitar falhas mecânicas inesperadas e ainda aumentar a vida útil dos veículos, reduzindo custos com reparos emergenciais.
Como fazer a gestão documental de uma frota?
Agora, que você já sabe os benefícios da gestão documental na sua frota, vem conferir um passo a passo para aplicá-la.
Organização e classificação dos documentos
O primeiro passo para uma gestão documental eficiente é criar um sistema de organização e classificação.
Então, busque categorizar documentos por tipo, data e importância. Isso facilita a busca e evita a perda de informações críticas.
Digitalize sempre que possível
A digitalização reduz o acúmulo de papéis, melhora a acessibilidade e garante maior segurança na armazenagem dos documentos. Aliás, um sistema digital também permite backups automáticos, evitando perdas definitivas.
Faça o controle de acessos e segurança
Definir quem pode acessar determinados documentos é essencial para garantir a segurança da informação.
Sistemas de gestão documental, como o Super App Infleet, permitem configurar níveis de permissão, evitando que informações sensíveis fiquem expostas a pessoas não autorizadas.
Faça a integração com outras áreas da empresa
A gestão documental deve estar integrada a outras áreas, como financeiro, jurídico e manutenção. Dessa forma, todas as informações necessárias para tomada de decisões estratégicas estarão acessíveis e conectadas.
Conte com a tecnologia
O uso de softwares especializados na gestão documental de frotas facilita a automação e o controle eficiente dos documentos.
No Super App Infleet, você pode criar relatórios personalizados para uma gestão mais estratégica. Assim, fica mais fácil para definir suas estratégias e criar um planejamento para as ações de cada área e evitar maiores prejuízos.
Conclusão
A gestão documental é um pilar fundamental para garantir a eficiência e conformidade da frota. Com processos bem estruturados, os gestores conseguem reduzir riscos, evitar prejuízos e otimizar operações.
Por isso, te convidamos a conhecer o Super App Infleet e conferir como ele pode te ajudar no dia a dia.
Com a centralização dos documentos, sua gestão estará em um só lugar e na palma da sua mão sempre que precisar. Se sua frota ainda não tem um sistema eficiente de gerenciamento de documentos, agora é o momento ideal para implementar essa solução e garantir mais organização e eficiência para o seu negócio.
Editor Infleet
A Infleet é uma plataforma completa de gestão de frotas que ajuda empresas a reduzir custos, aumentar a produtividade e tomar decisões mais inteligentes com base em dados. Somos o copiloto inteligente para o gestor de frotas.
