Por que você precisa automatizar seus relatórios?
Se você chegou até esse texto é porque você entende que a gestão de frotas está além de monitorar os seus veículos ou ter planilhas de custos num arquivo do seu computador. Nós vivemos um período marcado por significativas transformações digitais. No passado, o simples fato de ter uma gestão feita através de um computador ao invés de usar papel era motivo para considerar um certo processo como inovador. Hoje no entanto é preciso muito mais que isso, além da coleta e armazenamento dos dados em ambiente virtual é esperado que seja extraída informação desses dados, informação essa que você vai usar nas suas tomadas de decisão.
Vamos destacar aqui alguns dos principais motivos para que você considere optar por relatórios automáticos. Claro que cada empresa precisa respeitar o seu processo interno, o que significa que talvez a velocidade de adoção desse tipo de tecnologia varie, mas, o mais importante é que cada gestor busque permitir que dentro da sua organização exista espaço para discutir e implementar as ideias que traremos aqui.
Melhor Uso do Tempo
Se você hoje gera os seus relatórios de forma manual ou se já fez isso certamente já constatou o quanto de tempo é necessário para que sejam levantadas e organizadas informações de relevância. É preciso consultar dados de diferentes áreas e equipes: manutenções, abastecimentos, rotas.
Outro ponto importante é que além de consumir tempo em demasia, esse trabalho acaba se tornando repetitivo, levando inclusive à aparição de erros, como será discutido na seção abaixo.
Confiabilidade dos Dados
Gerar inteligência através dos dados é fundamental. No entanto, para que essa inteligência tenha eficácia real é fundamental que os dados sejam confiáveis. Um dos principais riscos do processo manual na geração de relatórios está relacionado à dificuldade de validar uma quantidade muito grande de dados.
Quando sua empresa trabalha com dados armazenados digitalmente e processados automaticamente essa preocupação deixa de existir. Você sempre trabalhará com os dados do período correto, sem precisar checar uma ou duas vezes para garantir.
Disponibilidade da Informação
Talvez isso já tenha ocorrido com você: reunião importante, sua equipe passou um tempo elaborando o relatório. Porém no momento de apresentar você estava com outro computador, ou esqueceu o pendrive. Bem, esse tipo de problema se torna muito mais simples de ser resolvido quando você trabalha com uma plataforma online e acessível de qualquer lugar.
A informação estará mais facilmente acessível para toda a equipe, evitando aquele envio repetitivo de e-mails para todos os interessados.
Personalizações e Integrações
O gestor e a gestora de frotas precisam estar atentos a informações provenientes de diferentes fontes. Isso significa acompanhar a plataforma de monitoramento, controle de abastecimentos, manutenções, roteirização, entregas, jornadas e outras que possam existir. Além do tempo como já foi dito, há também a complexidade de reunir as informações de todos esses sistemas em um único local. Por isso, se o seu relatório automático lhe permite integrar dados vindos de diversos softwares você certamente terá uma ferramenta que vai lhe ajudar muito a ter uma visão completa e integral da sua operação.
Agora que você já viu alguns dos principais motivos para adotar os relatórios automáticos dentro da sua empresa, a sugestão é identificar quais são as áreas que podem aderir mais rapidamente a essa prática e começar por elas.
Outro ponto muito importante é: mais importante que ter relatórios automáticos é usá-los. Isso significa que porque você deixou de gastar horas de trabalho para elaborar o relatório, não significa que ele deve ter menos valor por isso. Ao contrário disso você deve usar o tempo ganho para tomar decisões mais estratégicas e importantes para o crescimento da organização.
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