Você sabia que uma das ferramentas mais eficazes para manter tudo sob controle na gestão é ter uma planilha de orçamento na sua frota?
Afina, gerenciar uma frota de veículos é um desafio constante. Envolve a administração de diversos fatores, como manutenção, combustível, pessoal e muito mais.
Aproveite para entender melhor como e por que utilizar uma planilha de orçamento em sua frota, e como isso pode transformar sua gestão. Boa leitura!
O que é e como funciona uma planilha de orçamento?
Uma planilha de orçamento é uma ferramenta essencial para qualquer empresa que deseja manter controle sobre suas finanças.
No contexto da gestão de frotas, ela permite registrar, acompanhar e analisar todos os custos e receitas relacionados à operação dos veículos.
Basicamente, a planilha funciona como um mapa financeiro. Já que ela traz uma visão clara e detalhada de onde está sendo gasto cada centavo e como esses gastos impactam o orçamento geral da empresa.
A planilha de orçamento pode ser criada em programas como o Microsoft Excel ou o Google Sheets. Nesse documento, você pode incluir diversas categorias de despesas, como combustível, manutenção, salários dos motoristas, seguros e impostos.
Além disso, também deve registrar as receitas geradas pela operação da frota, permitindo uma visão completa do balanço financeiro.
Qual é a importância de realizar uma planilha de orçamento?
Utilizar uma planilha de orçamento na gestão de frotas traz inúmeros benefícios. Confira alguns dos principais motivos para adotar essa prática:
Segurança
Para ter um controle detalhado dos gastos e receitas é fundamental garantir a segurança financeira da empresa.
Com uma planilha de orçamento bem elaborada, é possível identificar desvios que possam comprometer a saúde financeira da operação. Assim, você pode tomar medidas corretivas sejam tomadas de maneira proativa, evitando problemas maiores no futuro.
Redução de custos operacionais
Uma das principais vantagens de utilizar uma planilha de orçamento é a capacidade de identificar oportunidades de redução de custos.
Dessa forma, ao analisar detalhadamente as despesas, sua empresa terá uma visão mais clara sobre as áreas onde os gastos podem ser reduzidos sem comprometer a qualidade do serviço.
Por exemplo, aproveite para negociação de melhores condições com fornecedores ou até mesmo a implementação de práticas mais eficientes de manutenção e operação dos veículos.
Ajuste à legislação vigente
A conformidade com a legislação é um aspecto fundamental da gestão de frotas.
Por isso, ter uma planilha de orçamento ajuda a garantir que todos os aspectos financeiros estejam em ordem e de acordo com as exigências legais.
Além dos pagamentos com as despesas com veículos, motoristas e a empresa, inclui também custos com impostos, seguros e outras obrigações fiscais.
Aumento da visibilidade de despesas
Ter uma visão detalhada de todas as despesas relacionadas à frota é essencial para a tomada de decisões mais assertivas.
Através da planilha de orçamento, é possível acompanhar de perto cada centavo gasto e identificar padrões de consumo que podem ser otimizados. Além de aumentar a transparência, pode ter certeza que vai ter uma melhor gestão dos recursos financeiros.
Projeção mais objetiva das necessidades da operação
Uma planilha de orçamento bem elaborada permite fazer projeções financeiras mais precisas e colabora com o planejamento da operação.
Com base nos dados históricos, a empresa tem uma projeção sobre as despesas futuras e pode planejar investimentos de maneira mais assertiva. Ou seja, sua empresa terá uma operação mais eficiente.
Como criar uma planilha de orçamento?
Agora que entendemos a importância de utilizar uma planilha de orçamento, vamos explorar como criar uma de maneira eficiente. Aqui estão algumas dicas básicas para começar:
Realize o cadastro dos veículos da sua frota e dos motoristas
O primeiro passo para criar uma planilha de orçamento é cadastrar todos os veículos da frota e os motoristas.
Lembre-se de colocar informações detalhadas, como a marca e modelo dos veículos, ano de fabricação, quilometragem atual.
Em relação aos motoristas, coloque o nome, número da carteira de motorista e tempo de serviço.
Esse cadastro inicial é fundamental para manter um controle preciso de todos os ativos da frota.
Divida os custos fixos e variáveis
Para facilitar a análise financeira, é importante dividir os custos em fixos e variáveis.
Custos fixos são aqueles que não mudam com a quantidade de uso da frota, como seguros, salários dos motoristas e impostos.
Já os custos variáveis dependem diretamente do uso dos veículos, como combustível, manutenção e pedágios.
De forma geral, temos que:
- Custos fixos: Salários, seguros, impostos.
- Custos variáveis: Combustível, manutenção, pedágios.
Essa divisão ajuda a identificar quais despesas podem ser otimizadas e onde é possível reduzir custos sem comprometer a operação.
Relacione parceiros e prestadores de serviço
Aproveite para adicionar na planilha informações sobre todos os parceiros e prestadores de serviço.
Os gastos com oficinas mecânicas, fornecedores de combustível, empresas de seguro, entre outros, também fazem parte da gestão financeira da empresa.
Ao registrar esses dados, você tem um melhor controle dos pagamentos e ainda pode negociar melhores condições comerciais.
Faça o registro de receitas
Além de controlar as despesas, é importante registrar todas as receitas geradas pela operação da frota.
Lembre de incluir o valor dos fretes realizados, contratos de serviço, aluguéis de veículos, entre outras fontes de receita.
Afinal, ter todos esses registros detalhados das receitas traz uma visão mais completa do balanço financeiro e facilita a análise de rentabilidade.
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