O fechamento do mês chegou. A operação pareceu rodar bem, as entregas foram feitas e os motoristas voltaram para casa, mas quando você analisa os números finais, a margem não fecha do jeito esperado.
Não é a primeira vez e provavelmente não será a última.
Empresas de distribuição convivem diariamente com desafios que impactam diretamente o custo operacional da distribuidora.
Com margens apertadas, restrições de trânsito, alta rotatividade de motoristas e oscilações entre alta e baixa demanda, as distribuidoras precisam controlar seus custos com precisão para manter a rentabilidade.
Qualquer vazamento no custo operacional que não seja identificado a tempo vai direto para a margem, sem passar pelo filtro de nenhuma aprovação ou nota fiscal.
Eles surgem aos poucos, em pequenas perdas do dia a dia e isoladamente parecem insignificantes mas quando somadas, podem consumir uma parte importante da margem da operação.
Como os custos invisíveis afetam o custo operacional de uma distribuidora?
Custos invisíveis de distribuição são perdas operacionais que não geram nota fiscal própria e não aparecem como linha de custo no relatório mensal.
Eles resultam de comportamentos, ineficiências e falhas que se diluem em categorias maiores, como “combustível”, “manutenção” ou “multas”, tornando impossível identificar a origem sem monitoramento em tempo real.
A diferença em relação aos custos visíveis é estrutural.
Aluguel do galpão, folha de pagamento, custo de aquisição dos veículos: o gestor sabe exatamente o quanto pagou.
Mas o combustível que o motorista queimou em marcha lenta parado no trânsito? A multa que ninguém reportou? A manutenção corretiva que custou o dobro da preventiva? Esses valores se somam ao total da categoria, viram média, e a causa específica desaparece.
É por isso que eles persistem: a maioria das distribuidoras ainda opera no modelo reativo, descobre o problema no fechamento e busca a causa depois.
Quando o número finalmente aparece, ela já acumula semanas de perdas.
As operações que conseguem sair desse ciclo fazem uma coisa diferente: monitoram o que está acontecendo durante o mês, não apenas o que aconteceu.
Gasto 1: combustível que some antes de você perceber
O combustível é o principal insumo de qualquer frota de distribuição. Segundo a Associação Nacional do Transporte de Cargas e Logística, o diesel representa em média 35% do custo operacional das empresas de transporte no Brasil.
O controle de combustível da frota da distribuidora é um dos maiores desafios operacionais do setor.
Para distribuidoras urbanas, onde o veículo pára e arranca com muito mais frequência do que no transporte de longa distância, esse percentual pode ser ainda maior.
O desperdício por comportamento é uma parcela específica desse custo que passa completamente invisível na maioria das distribuidoras.
Por que esse custo é tão difícil de identificar?
Porque ele não aparece separado, o abastecimento do mês vai para a conta “combustível” como um total.
Sem dados de consumo por motorista e por rota, é impossível saber quem está gastando mais e por quê. O problema se torna visível apenas quando o total do mês já superou o orçamento.
Uma das fontes mais comuns de desperdício nas operações urbanas é o tempo ocioso do motor.
A Dois R Distribuidora, distribuidora de bebidas, passou a monitorar sua frota com a INFLEET e, entre janeiro e março de 2024, reduziu em 25% o tempo de motor ligado sem movimentação.
Esse indicador representa o combustível consumido enquanto o veículo permanece parado, muitas vezes em congestionamentos ou durante paradas operacionais, sem gerar produtividade para a operação.
Na prática, é um custo recorrente que costuma passar despercebido no dia a dia, mas que impacta diretamente o resultado financeiro ao final do mês.
Gasto 2: multas que o motorista não conta e a empresa descobre depois
Toda infração registrada nos veículos da frota chega para a empresa. O acúmulo de multas na frota gera impactos que vão muito além do valor da infração.
O motorista pode não comentar, mas a notificação chega com o custo direto da multa, a pontuação na CNH, o impacto no seguro da frota e o tempo da equipe administrativa para gerir a indicação do condutor.
Em distribuidoras urbanas, o padrão das infrações é previsível pois a causa mais comum não é descuido, é pressão operacional.
O motorista está atrasado na rota, o trânsito piorou além do previsto, a janela de entrega está fechando.
Ele acelera, ultrapassa em local proibido, estaciona irregularmente para ganhar tempo. A infração é uma consequência direta de uma operação sem visibilidade do que está acontecendo nas ruas em tempo real.
O que acontece quando o gestor passa a enxergar esse comportamento antes da infração?
O caso do Grupo DBK responde essa pergunta com dados.
Distribuidor exclusivo do portfólio Heineken no noroeste de São Paulo, a empresa opera com 34 caminhões e 15 veículos leves. Após implementar videotelemetria, registrou entre julho e dezembro de 2024:
- -83,82% no uso de celular ao volante;
- -82,87% no excesso de velocidade;
- -46,67% em distração ao volante;
- -36,87% em ociosidade de veículos.
Nenhuma dessas melhorias exigiu troca de motorista ou punição. Exigiu visibilidade e ação baseada em dados antes que o comportamento virasse infração registrada.
Gasto 3: manutenção corretiva: a mais cara e a mais evitável
A manutenção corretiva, aquela feita após a quebra, pode custar mais do que o dobro de uma manutenção preventiva equivalente, considerando peças compradas com urgência, mão de obra emergencial, guincho e custo da indisponibilidade do veículo.
Uma estratégia eficiente de manutenção preventiva da frota reduz custos e aumenta a disponibilidade dos veículos.
Para distribuidoras urbanas, esse custo tem uma dimensão extra: um veículo parado não é apenas um custo de oficina.
É uma rota descoberta, uma entrega atrasada, um cliente que não recebeu o pedido. Nas rotas densas de distribuição urbana, onde cada motorista pode realizar 15 a 30 entregas por dia, uma parada não planejada compromete a cadeia inteira.
Por que a manutenção preventiva costuma ser deixada em segundo plano?
Porque o gestor não consegue medir o custo do que não aconteceu.
É mais fácil cortar um gasto fixo visível do que preservar um programa cujo retorno é feito de eventos que foram evitados.
O resultado é o oposto do desejado: mais corretivas, mais custo, mais pressão sobre a margem.
O Grupo Verdes Mares, empresa com 41 anos de atuação que opera distribuidora de material de construção na Bahia, enfrentava exatamente esse problema.
Sem monitoramento adequado, não conseguia acompanhar manutenções nem receber alertas com base no km rodado.
Após implementar os módulos de telemetria, manutenção e abastecimento, registrou uma redução de 49% no número de eventos de risco por km rodado em apenas dois meses.
Gasto 4: o custo do comportamento do motorista que ninguém mede
O comportamento do motorista ao volante é a variável que conecta os três gastos anteriores.
É ele que determina o consumo de combustível por rota, a probabilidade de infração de trânsito e o ritmo de desgaste do veículo. E é justamente o que a maioria das distribuidoras não monitora de forma sistemática.
Alta rotatividade é uma realidade estrutural do setor.
Novos motoristas entram com hábitos que ninguém conhece e motoristas com mais tempo de casa desenvolvem padrões que ninguém questiona.
Sem dados sobre aceleração, frenagem, velocidade, uso do celular e comportamento em períodos de maior pressão operacional, o gestor gerencia por percepção, não por evidência.
O impacto do monitoramento no comportamento do motorista
O dado que mais chama atenção quando uma distribuidora começa a monitorar comportamento é sempre a diferença de custo entre o motorista mais eficiente e o menos eficiente da mesma frota, rodando a mesma rota, com o mesmo veículo.
Essa diferença em combustível, em desgaste, em probabilidade de multa, é o custo invisível mais pessoal e mais corrigível de toda a operação.
O Grupo DBK foi além e transformou os dados de comportamento em um programa de premiação variável, reconhecendo motoristas com melhor desempenho.
O resultado foi duplo: melhora nos indicadores operacionais e aumento do engajamento da equipe com a cultura de segurança.
O que diferencia quem identifica cedo de quem descobre tarde
Combustível desperdiçado, multas acumuladas, manutenção corretiva e comportamento não monitorado compartilham uma origem: a ausência de visibilidade sobre o que acontece na operação enquanto ela está rodando, não depois.
A diferença entre as distribuidoras que controlam esses custos e aquelas que só os descobrem no fechamento do mês não está no tamanho da frota, no segmento ou na região onde atuam.
Está na capacidade de substituir decisões baseadas em percepção por decisões orientadas por dados, identificando desvios rapidamente e agindo antes que eles se transformem em prejuízo.
Operações que atingiram esse padrão têm em comum três práticas:
- Monitoramento contínuo por motorista e por rota, não apenas por veículo. O dado agregado esconde o problema, o dado individualizado revela a causa.
- Alertas em tempo real, não relatórios mensais. Um alerta de comportamento de risco antes da infração vale mais do que um relatório de multas no fechamento.
- Dado que gera ação, não apenas registro. Telemetria inteligente combinada com videotelemetria permite identificar o comportamento, entender o contexto (pressão de rota, congestionamento, jornada extensa) e agir de forma corretiva antes que o custo apareça no relatório.
Enxergar o problema é o que permite resolvê-lo
A maioria das distribuidoras sabe que existe desperdício na operação, mas poucas sabem quanto ele realmente custa ao longo de um mês.
Reduzir o custo operacional de uma distribuidora depende da capacidade de identificar desperdícios antes que eles apareçam no fechamento do mês.
Nesse contexto, ferramentas de telemetria e videotelemetria ajudam a transformar informações operacionais em dados acionáveis, permitindo que gestores acompanhem desvios em tempo real e tomem decisões mais rápidas.
A INFLEET é uma das soluções que apoiam esse processo, oferecendo recursos para monitoramento da frota, gestão de manutenção, abastecimento e comportamento dos motoristas.
Dê o primeiro passo para potencializar a gestão da sua frota:
Henrique Lima
Founder e Diretor comercial na INFLEET, Henrique une formação em engenharia a uma visão estratégica de mercado. Lidera times de vendas e transforma dados em soluções práticas que ajudam empresas a otimizar frotas, reduzir custos e crescer com segurança e eficiência.
