Como reduzir o uso do papel na sua gestão de frotas

Se estiver no ambiente de trabalho, pare por alguns segundos e observe a quantidade de papel na empresa. Saiba como reduzir o papel na gestão de frotas!
28/05/2020
4 min de leitura
Como reduzir o uso do papel na sua gestão de frotas

Se pararmos pra olhar pra origem da escrita, estaremos falando de uma história de mais de 6.000 anos, o papiro surgiu em cerca de 3.000 a.C. e o papel em si é uma criação do início da era cristã. O uso dessa tecnologia tem ajudado a humanidade há milênios, permitindo que registros possam ser feitos, levando evidências históricas até gerações futuras.

No ambiente profissional é difícil pensar em atividades que não envolvam em algum grau o uso do papel. Seria um erro afirmar que devemos eliminar por completo o uso deste material, no entanto, buscaremos apresentar aqui atividades e práticas relacionadas ao setor de gestão de frotas que podem ganhar muito com a redução ou retirada do papel.

Antes de começarmos, sugerimos um breve exercício. Se você estiver no seu ambiente de trabalho, pare por alguns segundos e observe a quantidade de papel presente no ambiente, observe a sua mesa, as pastas, abra algumas gavetas. Agora, se pergunte: “tudo isso é realmente necessário?”

É provável que toda a informação que se encontra registrada nessa papelada seja crucial para sua operação, no entanto, a pergunta que queremos fazer é: “é mesmo necessário que essa informação seja guardada desta maneira?”

Como é o seu processo de criação de rotas?

Se você trabalha com operações que envolvem coleta ou entrega, provavelmente já deve estar habituado ao processo de criação de rotas. Quanto papel esse processo utiliza hoje na sua organização? É comum conversarmos com empresas que gerenciam essa etapa da operação de maneira inteiramente analógica.

Um primeiro passo pode ser ter um registro digital de todos os seus clientes, assim como dos respectivos endereços de clientes. Dessa forma, ao invés de escrevê-los manualmente você pode criar um arquivo digital e apenas ir organizando a rota através do computador. Ter um link para o endereço físico dos clientes pode lhe ajudar também a economizar tempo quando for necessário conferir o exato local de um parceiro.

Acreditamos, porém, que a melhor ferramenta para esse tipo de problema é uma que permita a realização de todos esses processos (armazenamento, organização e manipulação) em um mesmo local. A essa ferramenta dá-se o nome de roteirizador. Uma grande vantagem desse tipo de software é a possibilidade de ser acessado por múltiplos usuários e não depender de um registro local de informações.

Como você registra suas manutenções?

O custo com manutenções é um dos principais componentes do custo total de uma frota. Será que você consegue responder com velocidade o quanto gastou em manutenções nos últimos 3 meses? E se a pergunta for mais específica? Quanto você gastou com um determinado veículo?

Já conversamos com diversos parceiros, que, embora sintam a necessidade de tornar a gestão das manutenções algo mais simples e confiável, ainda sentem dificuldade de abandonar o papel. Acreditamos que a maneira mais simples de lhe ajudar a tomar uma decisão nesse sentido é apresentando os benefícios.

Com a gestão digitalizada você terá acesso mais rápido aos seus custos, poderá observar tendências de crescimento, identificar parceiros problemáticos, ter fácil acesso ao registro de quais serviços já foram feitos por um determinado veículo ou equipamento. Além de ter o seu controle de estoque integrado à plataforma.

Onde você registra os abastecimentos dos seus veículos?

Para quem tem experiência com gestão de frotas, não é novidade que o consumo de combustível é uma das principais, senão a principal força que pesa sobre o orçamento empresarial. E, como é tratado esse custo tão importante para o seu negócio?

Muitos parceiros nossos decidem fazer parcerias com um ou mais postos, ou possuem um tanque interno da empresa, todavia, mesmo fazendo uso desse tipo de prática que visa trazer mais visibilidade e segurança, é fundamental saber se o que está sendo realizado atende às expectativas de custos da organização.

Aqui na Infleet acreditamos que esse controle precisa ser capaz de obter dados no momento da realização do abastecimento. Por isso, criamos um aplicativo que pode ser usado tanto pelo bombeiro, quanto pelos motoristas. Se compararmos essa prática com a tradicional planilha de abastecimentos, vamos ver que existem vantagens gigantescas em realizar o processo inteiramente por via digital. A começar da garantia de que o registro é feito no momento em que o evento acontece.

Você guarda as informações de viagens dos seus motoristas?

Falamos já neste blog sobre a importância de realizar o controle das jornadas de trabalho dos motoristas. Tanto pelas vantagens operacionais que isso trará, quanto para haver o correto cumprimento da legislação do motorista.

É importante destacar que a melhor maneira de realizar esse controle é através do controle digital. O motivo para esta escolha se deve ao fato de que o volume de material gerado é enorme, imagine ter que guardar uma folha de papel para cada viagem realizada por um dado veículo/motorista.

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Uma das principais vantagens da digitalização é a possibilidade exponencial de acesso aos seus dados. Ao invés de ter o histórico de abastecimentos dos seus veículos guardado em uma pasta dentro do escritório, porque não tornar essa informação disponível online, para ser acessada a qualquer hora, de qualquer local, com indicadores gerados de forma automática, reduzindo o tempo gasto fazendo cálculos ou organizando dados.

Esperamos que essas dicas sirvam como motivação para você tornar sua operação ainda mais eficiente. A Infleet oferece uma variedade de produtos que visam ajudar nessa redução. Além dos ganhos aqui apresentados sua empresa estará fazendo uma grande contribuição ao meio ambiente, colaboração com a redução do impacto nos nossos recursos naturais.

A gestão de frotas pode ser muito mais simples!

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