A importância de elaborar uma jornada de frotas para seu motorista vai além da gestão, pois é algo obrigatório por lei. Desde 2015, quando entrou em vigor a Lei do Motorista, as empresas devem definir e ter o seu controle.
A jornada de frota, que também é conhecida como diário de bordo, pode ser realizada de forma manual por meio de tabelas ou fichas. No entanto, a tecnologia traz uma solução mais automatizada para ter um controle mais preciso.
Neste artigo, vamos explicar como elaborar uma jornada de frota dentro dos aspectos legais e facilitar a sua gestão.
O que é o controle de jornada de motoristas?
Primeiro, deve saber o que é controle do motorista. É acompanhar o desempenho individual de cada condutor na frota. Assim, você tem uma análise de dados mais completas das viagens como gasto de combustível, quilometragem rodada, prazo de entrega, entre outros.
As tarefas que fazem parte do dia a dia devem ser analisadas com um checklist do que foi feito ou não pelo motorista. Isso pode ser realizado de forma manual ou atualizado dentro do sistema que contém essa funcionalidade.
Já o controle de jornada dos motoristas consiste em realizar um monitoramento da rotina do condutor de um determinado veículo. Isso quer dizer que deve registrar sua entrada, as pausas e sua saída de acordo com a rota traçada.
É importante que o gestor tenha esse controle dos veículos e dos motoristas. Além do cumprimento da lei, seus objetivos são alcançados com mais eficiência quando os colaboradores têm boas condições de serviços com uma gestão mais humanizada.
Por que realizar um controle de jornada de motorista?
Realizar um controle eficiente da jornada de frotas traz uma série de benefícios para a empresa, para os motoristas e para a operação como um todo. Então, confira os principais:
Maior segurança para o motorista
Um dos maiores riscos no transporte rodoviário é a fadiga do motorista.
Afinal, longas jornadas sem descanso adequado aumentam as chances de acidentes. O controle da jornada permite gerenciar melhor os períodos de trabalho e descanso, reduzindo riscos e promovendo uma direção mais segura.
Redução de custos com veículos
Uma jornada de frotas mal planejada pode resultar em desgastes excessivos dos veículos, aumentando os custos com manutenção e combustível. Dessa forma, o planejamento adequado evita deslocamentos desnecessários, melhora o uso da frota e reduz gastos operacionais.
Segurança na operação de frota
Quando há um controle eficiente da jornada, a empresa consegue prever e evitar problemas operacionais.
Assim, tem menos chances do motorista dirigir além do permitido ou ter veículos rodando em horários inadequados. Isso melhora o fluxo de trabalho e reduz riscos de multas e penalidades.
Melhores resultados para a frota
Com um planejamento estruturado, a frota ganha em eficiência, reduzindo tempo ocioso, por exemplo. Ou seja, você pode ter mais entregas dentro do prazo, menos desgastes desnecessários e maior satisfação dos clientes.
Otimização na sua logística
O controle da jornada também impacta diretamente a logística da empresa.
Com os horários dos motoristas bem definidos, fica mais fácil organizar as escalas, planejar entregas e garantir que todos os veículos estejam disponíveis nos momentos certos.
Garantias jurídicas
O cumprimento das normas trabalhistas evita problemas legais para a empresa, como processos e multas.
Por isso, ter um controle detalhado da jornada de frotas garante que a empresa esteja em conformidade com a legislação e protege tanto os motoristas quanto a organização.
Redução de ações trabalhistas
Um dos principais problemas enfrentados por empresas de transporte são as ações trabalhistas movidas por motoristas que alegam jornadas excessivas ou falta de pagamento de horas extras.
Com um registro claro da jornada, a empresa reduz esse risco e evita custos desnecessários com processos judiciais.
Erros comuns no controle da jornada de frotas
Mesmo sabendo da importância do controle da jornada de frotas, algumas empresas cometem erros que prejudicam a operação. Entre os principais estão:
- Falta de registros detalhados: Não documentar corretamente os horários de trabalho e descanso pode levar a problemas legais e dificuldades na gestão da frota.
- Uso de métodos ultrapassados: Planilhas manuais e registros em papel podem causar falhas e dificultar o acompanhamento em tempo real.
- Não seguir a legislação vigente: Ignorar as regras trabalhistas pode resultar em multas e processos trabalhistas.
- Desconsiderar pausas e descansos: Muitos gestores tentam otimizar a operação eliminando pausas, o que aumenta o risco de fadiga dos motoristas e, consequentemente, de acidentes.
Como elaborar uma jornada de frotas
Você pode seguir esse passo a passo para começar a elaborar uma jornada de frota:
- Faça o planejamento da rota;
- Analise a eficiência operacional;
- Crie um diário de bordo;
- Foque em ações preventivas e educativas.
Além disso, estimule a competitividade de forma saudável e ofereça benefícios para os motoristas com melhor desempenho. No entanto, encontre uma forma que todos tenham reconhecimento do seu trabalho. A premiação pode ser de diversas formas como: folgas, almoços, passeios em família ou bônus em dinheiro.
É fundamental que todos se sintam parte da empresa, tenha confiança no trabalho e juntos possam alcançar as metas da empresa.
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Como realizar a gestão de motoristas
Alguns procedimentos podem ser considerados a depender do tamanho e da necessidade frota. Cabe o gestor escolher aquele que te traga um melhor resultado.
A gestão eficiente dos motoristas passa pelo controle adequado da jornada. Existem diferentes métodos para fazer esse acompanhamento:
1. O uso de planilhas de controle dos motoristas
Essa é a forma mais comum utilizada por vários gestores. Dentro da construção dos dados da planilha, é possível saber qual motorista é responsável por cada viagem, quais gastos ou problemas estão relacionados com a rota e as condições do veículo.
Aliás, o gestor tem um registro completo de como foi o desempenho da frota diário, semanal e mensal. O que facilita para o seu controle para o acompanhamento dos motoristas e desenvolver ações como, por exemplo, o ranking dos motoristas.
2. O uso da tecnologia
A tecnologia é bastante presente na gestão de frota e, a partir do seu avanço, muitos gestores são beneficiados com as suas facilidades. Entre elas, está o uso da telemetria.
Assim, você pode obter informações importantes sobre o comportamento do motorista como também o desempenho do veículo e outros dados que permitem essa análise completa que pode ser feita em tempo real.
3. Realização do controle de jornada manual
Como o próprio nome diz, esse controle consiste no preenchimento feito pelo motorista onde ele anota todos os acontecimentos do seu dia de trabalho.
Deve ser feito diariamente para que a empresa tenha conhecimento sobre a rotina do motorista e possa ter controle das horas trabalhadas, dos intervalos feitos, dos eventuais problemas com o veículo ou com a estrada.
4. Realização do controle de jornada digital
Neste caso, o controle é feito através de algum sistema digital. Pode ser com a telemetria onde os dados ficam disponíveis para o gestor acompanhar em tempo real como elaborar relatórios quando for necessário.
Essa é uma prática que vem sendo adotadas por muitas empresas por questão de segurança, confiabilidade e praticidade. Mas, fique atento e verifique se o software é aceito como prova de monitoramento de jornada conforme a lei do motorista.
Controle a jornada de frotas com a Infleet
Se você quer garantir um controle eficiente da jornada de frotas, contar com a tecnologia certa faz toda a diferença. O Super App Infleet oferece uma solução completa para a gestão da jornada dos motoristas, permitindo um monitoramento em tempo real, registro automático de horários e geração de relatórios detalhados.
Com a Infleet, você tem um maior controle sobre a jornada dos motoristas, redução de custos operacionais, mais segurança e eficiência para sua frota
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