Existe um ditado na gestão que afirma que “se você não pode medir, você não pode gerenciá-lo”. Por isso, otimizar o uso dos veículos por meio de métricas é a maneira mais rápida e eficaz de melhorar a eficiência da frota.
Ao avaliar a utilização de veículos, os gestores da frota podem identificar oportunidades para otimizar e reduzir custos por meio de reatribuições, reduções e alterações da composição dos ativos.
Reduzir custos e otimizar o uso de veículos se torna mais fácil após a identificação dessas métricas que são tão importantes para sua frota. Mas de quais métricas você precisa e como elas o ajudarão a economizar?
As métricas são importantes, mas é preciso saber medi-las
Às vezes, as métricas são fáceis de definir, mas outras vezes as métricas podem não ser tão óbvias. No automobilismo, por exemplo, uma métrica típica seria o tempo que leva para completar uma corrida.
É bastante óbvio que um tempo de corrida pode ser medido em minutos e segundos. Mas como medir uma frota? As frotas podem ser medidas?
A resposta é sim. O gestor de frota deve ser capaz de “medir” com precisão os indicadores da sua frota por meio de métricas objetivas e bem definidas. A boa notícia é que existem centenas de maneiras de medir uma frota. Aqui está uma lista com exemplos de métricas da frota que podem ser acompanhadas:
- Número de veículos
- Número de mecânicos
- Número de motoristas
- Relação de veículos ‘Atribuídos’
- Média de quilometragem em um veículo
- Média de viagens por dia
- Média de km por viagem
- Tempo total de manutenção
- Número de acidentes por km
- Utilização média da frota
- Utilização máxima da frota
- Custo total de propriedade de um veículo
- Índice médio de satisfação do cliente
Reduzir custos e otimizar o uso de veículos é fácil depois de identificar as métricas importantes para sua frota.
Agregando valor às métricas com benchmarks
Um benchmark é um padrão pelo qual algo pode ser medido ou julgado. Para agregar valor às métricas, é importante olhar para eles.
Os benchmarks podem ser tendências em uma métrica específica ao longo do tempo, uma proporção de métricas ou podem ser um valor “conhecido” para a métrica. Por exemplo, observar os tempos de finalização de corrida de 3h30, 3h28 e 3h26 nas últimas três corridas mostra que as coisas estão ficando mais rápidas.
A referência, neste caso, é o último tempo de corrida ou a média dos últimos três tempos de corrida. Além de observar as tendências no tempo, saber que uma corrida concluída em 3:15 minutos é imprescindível.
E se torna mais ainda se essa métrica puder ser comparada a algum recorde mundial de referência. Os benchmarks podem ser baseados no desempenho anterior de sua frota, no desempenho de outra frota ou talvez no desempenho médio de uma frota referência no setor.
Exemplos de benchmarks úteis na gestão de frotas:
- O número de veículos em estoque no mês passado
- O número de acidentes por km percorridos
- O custo médio de manutenção por veículo
- A proporção padrão da indústria de motoristas para veículos
- A utilização média da frota do ano passado por classe de veículo
- O número de veículos com mais de 100 mil/km rodados
As 4 principais métricas da frota que ajudam na redução dos custos
Existem milhares de métricas que podem ser usadas para mensurar os custos de uma frota. Mas, quais são as mais adequadas e relevantes? Identificamos as 4 principais métricas que podem ajudá-lo a reduzir drasticamente os custos da frota.
1. Quantidade de veículos alugados e reembolsos
As métricas frequentemente negligenciadas e afetam os resultados de uma organização estão relacionadas ao uso de veículos de aluguel e veículos pessoais para realizar tarefas para a empresa.
É comum que os veículos da frota fiquem parados enquanto a empresa paga pelo aluguel de veículos ou reembolsa os funcionários pelo uso de seu veículo pessoal. Embora existam razões perfeitamente legítimas para o uso de veículos que não sejam da frota, os gestores de frota e os analistas de negócios devem dedicar atenção a esses números.
Acha que esses números são irrelevantes? Pois não são. Em geral, uma frota reembolsa os funcionários mais de R$ anualmente pelo uso de veículos pessoais. Uma frota estatal diferente relatou taxas de utilização da frota abaixo de 50% para a maioria das classes de veículos, enquanto acumulava grandes contas de aluguel. Ver a relação entre utilização da frota e cobrança de veículos externos é fundamental.
O que você pode quantificar e gerenciar?
- Quantidade de aluguéis externos por dia
- O custo de aluguéis externos por dia
- Quantidade de reembolsos de km rodados por dia no veículo pessoal
- O custo de reembolsos de km rodados por dia no veículo pessoal
Compreender sua alternativa de menor custo, que está conforme os requisitos regulamentares, é fundamental. Depois de ter as métricas, você pode tomar decisões de negócios sólidas sobre como expandir ou aumentar a frota com veículos externos durante os períodos de pico de demanda.
2. Quantidade de veículos
Veículos custam dinheiro. Os custos de locação ou os custos de manutenção e depreciação para veículos padrão e de serviço leve custam, em média, de R$ 15.360,00 a R$ 25.600,00 por ano.
Quando são considerados os custos de vagas de estacionamento, seguro, marca do veículo, despesas administrativas e outros itens, o custo é ainda maior. Portanto, cabe aos gestores de frota entender exatamente quantos veículos estão na frota. Cada um custa dinheiro.
O que você pode quantificar e gerenciar?
- Quantidade do total de veículos na frota
- Quantidade do total de veículos atribuídos (não compartilhados) na frota
- Quantidade do total de veículos compartilhados na frota
- A ração de veículos atribuídos para veículos compartilhados
Essa é a métrica mais simples de capturar e é um bom ponto de partida para qualquer iniciativa de dimensionamento correto.
3. Taxa de utilização do veículo por tipo e em cada local
Atualmente, você deve ter uma noção sobre como e quando seus veículos estão sendo usados. Os dias de gerenciar apenas o valor do odômetro ficaram para trás (a menos que seja tudo o que temos para trabalhar).
Com uma compreensão clara de como os veículos estão sendo usados, você entenderá se há potencial para eliminar veículos por meio de iniciativas como o agrupamento de veículos ou o uso de um método mais econômico (em vez de possuir um veículo atribuído).
Uma vez que você entenda como eles são usados, você saberá quais veículos não estão performando bem, por exemplo, resposta de emergência, veículos comerciais, etc.
O que você pode quantificar e gerenciar?
- Taxas de utilização (%) para cada categoria de veículo em cada local
- Taxas de utilização (n.º de viagens) para cada categoria de veículo em cada local
- N.º de veículos ociosos para cada categoria de veículo em cada local
- N.º de veículos indisponíveis por dia devido à atividade de manutenção
- Máximo de veículos saindo por dia por categoria em cada local
A utilização de rastreamento para cada categoria é importante. Ao entender melhor, em vez de apenas a taxa de utilização total de sua frota, você pode alterar melhor o tipo de veículo que usa ao longo do tempo.
E, quando você entende a utilização por local, pode escolher melhor os veículos entre os locais para melhor atender a demanda em qualquer lugar.
4. Taxa de utilização dos veículos
Finalmente, uma vez que você tenha entendido a utilização geral, é hora de se concentrar na utilização de veículos específicos. Em algum momento você provavelmente já ouviu: “Acho que esse veículo não é usado há meses”.
Ao analisar toda a frota ou um segmento maior da frota com um número de utilização, veículos problemáticos ou veículos fora de uso (por exemplo, resposta de emergência, veículos de uso especial necessários), geralmente distorcem suas estatísticas de utilização.
Ao detalhar para ver a utilização de cada veículo específico, você pode tomar melhores decisões sobre quais ações tomar.
Alavanque seus investimentos
A mensuração correta não pode ser feita aleatoriamente.
Sua capacidade de coletar métricas depende dos investimentos que você já fez em um sistema capaz de integrar todas as informações sobre a frota em um único lugar, como manutenção da frota, inventário de peças, gestão de combustível, GPS, gestão de risco e muito mais.
À medida que você avança para suas iniciativas de mensuração, certifique-se de que esse sistema integrado esteja sendo aproveitado ao máximo, com dados que podem ser valiosos para você.
Sempre tente automatizar o compartilhamento de dados entre sistemas para que todos os dados estejam disponíveis em um só lugar para geração de relatórios e análise de suas métricas. Ainda não tem um sistema? Pense em tudo das fontes e tipos de dados que você precisará para a mensuração correta e inclua isso em suas especificações de aquisição.
Gestão de Frotas simplificada com a Infleet
O sistema de gestão de frota Infleet sempre permitiu que as empresas coletassem os dados necessários para compartilhar veículos com tecnologia que programa e coordena o uso, despacha veículos, fornece os dados no tamanho certo e muito mais.
A Infleet dispõe de uma tecnologia de gestão de frota poderosa, integrada, configurável e capaz de lidar com a gestão de pequenas frotas, mas também as maiores e mais complexas.
Fique à vontade para entrar em contato com nossos especialistas. Ficaremos felizes em revisar a operação da sua frota e recomendar maneiras de reduzir custos, melhorar o serviço e ter mais eficiência.
