A gestão de frotas em uma empresa é uma atividade bastante complexa. Os custos envolvendo os veículos são muito diversos, a operação é muito dinâmica e o controle necessita de grande precisão.
Você precisa saber bem quanto cada veículo está consumindo em combustível, quanto está sendo gasto em manutenção, quilometragem percorrida, comportamento do motorista e muitas outras informações. Assim, fazer toda essa gestão em planilhas se torna uma atividade muito trabalhosa e consumidora de tempo.
Os sistemas de gestão de frotas tem o objetivo de te ajudar nessa tarefa! Porém, como escolher e implementar um sistema de gestão adequado para a sua empresa?
Preparamos para você um passo a passo que vai te ajudar nesse processo. Confira!
O que é gestão de frotas?
Gestão de frotas é o processo de administrar, monitorar e manter os veículos de uma empresa para garantir a operação eficiente e segura.
Esse setor é responsável pela aquisição de veículos, manutenção regular, monitoramento do uso, gestão de combustível, rastreamento de veículos, e análise de dados para otimizar o desempenho da frota. Sendo que seu objetivo principal é maximizar a eficiência, reduzir custos e aumentar a segurança.
Principais tipos de gestão de frotas
Existem diferentes abordagens para a gestão de frotas, cada uma adequada a diferentes necessidades empresariais. Afinal, vai depender dos investimentos e recursos financeiros de cada empresa para saber qual o melhor tipo de gestão de frota.
Listamos alguns dos principais tipos de gestão de frotas:
Gestão manual
A gestão manual de frotas é o modelo mais básico e tradicional, onde o controle das operações é feito de forma manual, geralmente com planilhas e registros físicos ou digitais não integrados.
Embora essa forma de gestão possa ser viável para frotas muito pequenas, ela apresenta diversas limitações, como a falta de precisão e a demora na coleta e análise de dados.
A gestão manual torna mais difícil o acompanhamento em tempo real, resultando em uma operação menos eficiente e propensa a erros. Além disso, a gestão manual dificulta a implementação de medidas preventivas, impactando diretamente na produtividade e nos custos operacionais da frota.
Gestão automatizada
A gestão automatizada envolve o uso de um sistema de gestão de frotas que permite o monitoramento em tempo real, o registro automático de dados e o acompanhamento de indicadores de desempenho.
Com a automação, a gestão se torna muito mais eficiente, já que todos os dados ficam centralizados em uma única plataforma e são atualizados automaticamente. Isso permite uma análise detalhada e rápida, facilitando a tomada de decisões e o planejamento estratégico.
A gestão automatizada também possibilita a criação de relatórios personalizados, ajudando a identificar oportunidades de economia e a otimizar a performance da frota.
Terceirização da gestão
A terceirização da gestão de frotas é uma alternativa interessante para empresas que preferem delegar o gerenciamento a especialistas externos.
Esse modelo oferece a vantagem de contar com profissionais qualificados e recursos avançados sem precisar investir diretamente em tecnologia ou mão de obra especializada. A terceirização permite que a empresa foque em seu core business enquanto uma equipe dedicada cuida da operação da frota, garantindo eficiência e redução de custos.
No entanto, é importante escolher um parceiro confiável, que entenda as necessidades específicas da frota e ofereça um serviço alinhado aos objetivos da empresa.
Qual é a importância de realizar a gestão de frotas?
Como visto acima, esse setor visa buscar a melhor eficiência para os veículos e engajamento dos motoristas envolvidos. Além de trazer mais segurança, redução de custos, a gestão de frota traz outros benefícios, como:
Prevenção de multas e acidentes
Uma gestão de frotas eficaz garante que os veículos estejam sempre em boas condições de funcionamento e que os motoristas sigam as normas de trânsito.
Assim, a empresa tem uma redução na aplicação de multas e acidentes, mais segurança nas estradas e ainda evita despesas legais e de reparação.
Aumento de produtividade
Com uma gestão de frotas bem estruturada, é possível otimizar rotas, monitorar o desempenho dos motoristas e garantir que os veículos estejam sempre disponíveis e operacionais.
Dessa forma, aumenta a produtividade, pois os veículos são utilizados de maneira mais eficiente e o tempo de inatividade é reduzido.
Redução de custos de manutenção
A manutenção preventiva regular e o monitoramento constante ajudam a identificar problemas antes que se tornem grandes falhas.
Com essa redução de custos de reparos emergenciais e aumento na vida útil dos veículos, a frota se torna mais econômica a longo prazo.
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Decisões embasadas por dados
A coleta e análise de dados permitem que os gestores tomem decisões informadas sobre a operação da frota.
Assim, é possível planejar manutenções, controlar o consumo de combustível e melhorar o desempenho dos motoristas, tudo baseado em dados precisos e atualizados.
Identificação de oportunidades e falhas previamente
Com dados em tempo real e análises automatizadas, é possível detectar padrões, como excesso de velocidade, consumo elevado de combustível ou tempos de inatividade desnecessários. Identificar esses pontos com antecedência possibilita a implementação de ações corretivas antes que problemas maiores ocorram, resultando em uma operação mais segura, eficiente e econômica.
Esse processo de monitoramento preventivo contribui para o aumento da vida útil dos veículos e para a otimização dos recursos da frota.
Como fazer uma boa gestão de frotas em 5 passos?
Para garantir uma operação eficiente e reduzir custos, uma boa gestão de frotas é essencial. No entanto, administrar uma frota envolve diversos desafios, desde o controle de manutenção até o monitoramento de rotas e a análise de desempenho dos motoristas.
Implementar uma gestão estruturada e estratégica pode fazer toda a diferença para alcançar melhores resultados, otimizando recursos e garantindo mais segurança e produtividade. A seguir, confira um passo a passo com as principais etapas para uma gestão de frotas eficiente e bem-sucedida, ajudando a empresa a atingir seus objetivos de forma organizada e controlada.
Defina quais são as suas principais necessidades na gestão de frotas
Cada empresa possui suas necessidades particulares no que diz respeito a gestão de frotas a depender das exigências legais e tipo da operação, tamanho da frota e porte da empresa.
Geralmente, o básico a ser feito na gestão de frotas é o controle da jornada do motorista para adequação a lei Nº 13.103, de 2 de Março de 2015, controle de combustível, manutenção e o monitoramento da frota para controle operacional.
Entretanto, nos casos de uma necessidade de controle mais rigoroso pode ser necessário realizar um controle de multas, modo de direção do motorista e uso de telemetria avançada. Você também pode fazer uso de gráficos e tabelas com indicadores que irão te ajudar na tomada de decisões assertivas.
Por outro lado, empresas com frotas pequenas podem se satisfazer apenas com um monitoramento para controle operacional e realizar os demais controles apenas em planilhas. É preciso avaliar o tempo gasto com elaboração de planilhas, disponibilidade de investimento e retorno de produtividade.
Verifique a disponibilidade de pessoal dentro da sua empresa
O sistema por si só não irá gerar resultados. É preciso que dentro da empresa existam pessoas capacitadas, dedicadas ao uso, inserção e análise de informações. Apenas com dedicação será possível extrair resultados concretos do sistema.
Caso não haja pessoas disponíveis para uso a empresa pode acabar contratando um serviço que vai ficar “dentro da gaveta”, não aproveitando o potencial que pode ser extraído de uma ferramenta tão poderosa.
Planeje o processo de implantação
O processo de implantação precisa ser bem-planejado para evitar dores de cabeça. Idealmente, a implantação deve ser feita de maneira progressiva, colocando um módulo por vez para funcionar.
Desta forma, você evita uma mudança muito brusca na rotina da empresa, conserta os problemas aos poucos e faz uma transição mais tranquila.
Neste tempo a sua equipe irá se adaptar ao sistema e os módulos seguintes serão ainda mais fáceis.
Treine a sua equipe
A sua equipe não estará acostuma ao uso do sistema implantado. Será necessário realizar um treinamento, haverá um período de adaptação e então a sua equipe estará extraindo o melhor resultado possível do sistema.
Escolha uma empresa que te dê suporte nesse período para que seus funcionários possam esclarecer dúvidas, realizar visitas e treinamentos.
É importante também que a sua equipe seja capacitada teoricamente em manutenções preventivas, gestão de frotas e gestão de frotas.
Se quiser saber como a Infleet pode ajudar nesse processo, entre em contato!
Conte com um sistema de gestão de frotas assertivo
Escolha um sistema de gestão de frotas que atenda às necessidades específicas da sua operação e que seja fácil de usar e integrar com outros sistemas da empresa.
Pois, um bom sistema deve oferecer funcionalidades como rastreamento em tempo real, alertas automáticos, relatórios detalhados e análises preditivas para ajudar na tomada de decisões informadas.
Soluções Infleet para gestão de frotas
Ter uma fonte objetiva de dados de frota, fornecida por um sistema integrado de gestão de frota, pode ajudar a superar o tipo de desafio que todos os que gerenciam veículos enfrentam em algum momento.
Conte conosco para entender as suas necessidades e desenhar com você uma solução voltada para redução de custos e aumento de produtividade.
Agende uma demonstração e conheça os módulos de gestão de frota da Infleet: videotelemetria, telemetria, monitoramento, checklist, gestão de abastecimento, manutenção e muito mais.
