Passo a passo para implementar um sistema de gestão de frotas

Passo a passo para implementar um sistema de gestão de frotas

A gestão de frotas dentro de uma empresa é uma atividade bastante complexa. Os custos envolvendo os veículos são muito diversos, a operação é muito dinâmica e o controle necessita de grande precisão.

Você precisa saber bem quanto cada veículo está consumindo em combustível, quanto está sendo gasto em manutenção, quilometragem percorrida, comportamento do motorista e muitas outras informações. Assim, fazer toda essa gestão em planilhas se torna uma atividade muito trabalhosa e consumidora de tempo.

Os sistemas de gestão de frotas tem o objetivo de te ajudar nessa tarefa! Porém, como escolher e implementar um sistema de gestão adequado para a sua empresa?

Preparamos para você um passo a passo que vai te ajudar nesse processo. Confira!

DEFINA QUAIS SÃO AS SUAS PRINCIPAIS NECESSIDADES NA GESTÃO DE FROTAS

Cada empresa possui suas necessidades particulares no que diz respeito a gestão de frotas a depender das exigências legais e tipo da operação, tamanho da frota e porte da empresa.

Na maioria dos casos o básico a ser feito na gestão de frotas é o controle da jornada do motorista para adequação a lei Nº 13.102, de 2 de Março de 2015, controle de combustível, manutenção e o monitoramento da frota para controle operacional.

Entretanto, nos casos de uma necessidade de controle mais rigoroso pode ser necessário realizar um controle de multas, modo de direção do motorista e uso de telemetria avançada. Você também pode fazer uso de gráficos e tabelas com indicadores que irão te ajudar na tomada de decisões assertivas.

Por outro lado, empresas com frotas pequenas podem se satisfazer apenas com um monitoramento para controle operacional e realizar os demais controles apenas em planilhas. É preciso avaliar o tempo gasto com elaboração de planilhas, disponibilidade de investimento e retorno de produtividade.

VERIFIQUE A DISPONIBILIDADE DE PESSOAL DENTRO DA SUA EMPRESA

O sistema por si só não irá gerar resultados. É preciso que dentro da empresa existam pessoas capacitadas, dedicadas ao uso, inserção e análise de informações. Apenas com dedicação será possível extrair resultados concretos do sistema.

Caso não haja pessoas disponíveis para uso a empresa pode acabar contratando um serviço que vai ficar “dentro da gaveta”, não aproveitando o potencial que pode ser extraído de uma ferramenta tão poderosa.


REALIZE UMA PESQUISA DE MERCADO

No mercado existem soluções para cada tipo de problema de gestão de frotas, com valores e funcionalidades diversas. Com base na sua necessidade e disponibilidade de recursos financeiros para investimento verifique no mercado qual o sistema que melhor te atende.

Priorize sistemas integrados, pois estes facilitam a sua análise de informações e geralmente tem um custo inferior para a sua empresa. É muito mais barato pagar por uma única solução que resolve todos os seus problemas do que pagar por 3 ou 4 soluções.

Já vimos muitos gestores que adotaram uma solução para gestão de abastecimento, uma para monitoramento e outra para manutenção. No final, ele não tem as informações integradas para tomada de decisão, precisa ficar mudando de um sistema para o outro e acaba deixando de usar um ou dois sistemas por que não tem como ficar acessando tantos sistemas diferentes durante o dia.


PLANEJE O PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO

O processo de implantação precisa ser bem planejado para evitar dores de cabeça. Idealmente, a implantação deve ser feita de maneira progressiva, colocando um módulo por vez para funcionar. Desta forma, você evita uma mudança muito brusca na rotina da empresa, conserta os problemas aos poucos e faz uma transição mais tranquila.

Neste tempo a sua equipe irá se adaptar ao sistema e os módulos seguintes serão ainda mais fáceis.

TREINE A SUA EQUIPE

A sua equipe não estará acostuma ao uso do sistema implantado. Será necessário realizar um treinamento, haverá um período de adaptação e então a sua equipe estará extraindo o melhor resultado possível do sistema.

Escolha uma empresa que te de suporte nesse período para que seus funcionários possam esclarecer dúvidas, realizar visitas e treinamentos.

É importante também que a sua equipe seja capacitada teoricamente em manutenções preventivas, gestão de frotas e gestão de frotas.

Se quiser saber como a Infleet pode ajudar nesse processo, entre em contato!