Gestão de custos de frotas: quais são os principais custos e como controlá-los

Gestão de custos de frotas: quais são os principais custos e como controlá-los

Uma das maiores preocupações de empresas logísticas, de distribuição ou coleta são os custos da frota. Esses gastos são um dos maiores de todo o setor de logística. Quando esses custos não são devidamente controlados a empresa tem dificuldade em manter a sua lucratividade e competitividade.

Desta forma, é necessário conhecer bem a composição do custo total de propriedade do veículo, custos operacionais logísticos e as boas práticas de gestão. Assim, você será capaz não só de controlar os custos como também identificar desvios, desperdícios, gargalos e assim otimizar a sua operação para evitar custos muito elevados.

Para te ajudar com essa tarefa, vamos apresentar neste artigo quais são os 5 principais custos de uma frota e como você pode gerenciá-los para garantir a saúde financeira da sua empresa.

1. COMBUSTÍVEL

O combustível é com certeza uma das maiores dores de cabeça do gestor de frotas, especialmente no momento atual da economia com a alta vertiginosa dos preços. Em alguns casos os custos de combustível podem chegar a representar mais de 40% dos custos operacionais da frota.

O primeiro passo dentro da gestão de combustível é acompanhar os principais indicadores de frota dessa área:

  • Preço do litro de combustível
  • Autonomia dos veículos
  • Autonomia dos motoristas
  • Quilometragem percorrida
  • Litros consumidos

Esses indicadores irão fornecer uma visão geral sobre a performance de tanto dos veículos quanto dos motoristas no que diz respeito ao consumo. A avaliação do L/km é fundamental e deve-se observar as especificidades do veículo, carga, rodovia, e outros parâmetros que podem influenciar na eficiência.

De maneira geral, as principais ações que pode ser feitas para reduzir o consumo de combustível são:

  • Usar sistemas de roteirização para reduzir a quilometragem percorrida pela frota;
  • Realizar manunteções preventivas para manter os veículos em bom estado de conservação
  • Treinar os motoristas no modo de conduçao econômica e acompanhar a forma como estão conduzindo o veículo;
  • Controlar nível de ociosidade do motor
  • Evitar sobrepeso veicular
  • Negociar com postos parceiros preços mais acessíveis
  • Acompanhar a necessidade de renovação da frota e adequá-la com novos modelos mais eficientes a medida em que os veículos antigos forem se tornando muito consumidores.

2. MANUTENÇÕES

A manutenção e os gastos com pneus também são custos críticos e podem representar mais de 20% dos custos operacionais, formando o top 3 dentro de uma empresa de transporte.

É preciso garantir a disponibilidade do veículo para a realização de entregas, coletas e prestações de serviço e para tanto é preciso ter as manutenções em dia. As manutenções são indispensáveis no setor de frotas e deve-se buscar trabalhar com o conceito de prevenção e naõ de correção.

Desta forma, a melhor maneira de evitar custos corretivos elevados e não planejados em uma frota é criar e seguir um bom plano de manutenção preventiva.

Ao planejar e realizar manutenções preventivas você descobre possíveis problemas com o seu veículo com antecedência, percebendo por exemplo, o desgaste elevado de alguma peça antes que ocorra a sua falha. Assim, você pode substituí-la antes da falha, evitando um problema corretivo maior. Com isso, as manutenções preventivas reduzem significativamente o número de falhas e os custos totais com manutenção da frota.

Checklists diários de saída, onde se acompanha itens de segurança, pressão dos pneus, profundidade dos sulcos e outros parâmetros também contribuem significativamente para que os veículos rodem sempre nas melhores condições e não apresentem problemas inesperados na estrada.

3. TREINAMENTO DOS MOTORISTAS

O modo de condução dos motoristas tem impacto direto nos itens anteriores e também no item seguinte de depreciação do veículo, estando relacionado a mais de 75% dos custos operacionais da frota.

Desta forma, a capacitação dos motoristas é um elemento fundamental no controle de custos operacionais. Os hábitos ruins do motorista fazem o veículo consumir e se desgastar mais, de modo a aumentar os seus custos de combustível, manutenção, pneus e depreciação. Além disso, aumenta o risco de multas e acidentes, que são também outros dois custos importantes em uma frota.

Acelerações, frenagens e curvas bruscas, velocidade excessiva, RPM elevado, troca de marcha em momento inapropriado, andar no ponto morto, manter o veículo parado com o motor ligado (ocioso) são práticas que contribuem para o aumento de custos.

Assim, realizar o treinamento dos motoristas em práticas de condução econômica e segura para eliminar essas atitudes é fundamental.

4. DEPRECIAÇÃO

O desgate natural do veículo ao longo da sua operação causa a sua perda de valor de mercado e revenda, representando a sua depreciação.

A empresa deve se preparar para eventualmente renovar a sua frota e é importante ter capital para isso para evitar problemas futuros.

Nesse sentido, o principal ponto é contabilizar a depreciação e não fingir que ela não existe. Muitas empresas esquecem da depreciação devido ao fato de que este não é um valor que sai do caixa da empresa mensalmente, porém isso é um erro. Ela acaba ficando despreparada para renovar a sua frota no futuro.

Um outro ponto importante nesse sentido é o de buscar alternativas que reduzam a depreciação da frota aumentando a vida útil dos veículos. Para isso, é fundamental:

  • Treinar os motoristas no modo de condução econômica;
  • Realizar manutenções preventivas;
  • Realizar checklist diário de saída e retorno;
  • Evitar andar com o veículo em excesso de carga.

5. DOCUMENTOS

Outro importante, mas que as vezes é negligenciado são os custos com taxas, impostos, documentos e afins.

O gestor deve ficar atento ao custo do IPVA, DPVAT, seguro e outras certificações necessárias para a operação do seu veículo.

Nesse ponto é preciso também estar atento á gestão de multas e vencimento da CNH dos motoristas.

CUSTOS OCULTOS

Os custos ocultos da frota são aqueles que o gestor não consegue perceber nitidamente a existência, mas que diariamente consomem a sua margem de lucro tornando a sua frota menos eficiente.

Eles são um grande desafio para os gestores, exatamente por não serem facilmente percebidos e estarem relacionados a situações diversas da frota e por serem difíceis de mensurar e avaliar.

Os custos ocultos abrem caminho para os desperdícios que reduzem a eficiência. Alguns exemplos são:

  • Ociosidade do motor: toda vez que o motorista fica parado com o motor ligado ele desperdiça em média 2 litros de combustível por hora. Se em uma rota de 10 paradas cada veículo ficar ocioso por 10 minutos, ao final do ano, para uma frota de 50 veículos você terá desperdiçado cerca de R$ 132.000,00!
  • Indisponibilidade do veículo: o excesso de manutenções corretivas faz com o que o veículo fique para na oficina realizando manutenções por um período muito maior do que o planejado. Ao longo deste período ele está indisponível para a realização de serviços, representando um custo para a empresa, que muitas vezes precisa deixar de realizar o serviço ou agregar um veículo com custo adicional para atender a sua demanda.
  • Rotas mal planejadas: rotas mal planejadas, que resultam em maiores distâncias percorridas, por estradas de baixa qualidade aumentam o desgaste da frota e o consumo de combustível de maneira desnecessária.
  • Distribuição da carga no veículo: muitas vezes a má distribuição da carga no veículo, faz com que uma determinada parte do mesmo esteja sendo forçada em excesso, aumentando o desgaste de peças. Além disso, representa um risco maior de acidente, dano a carga e também representa um mal uso do espaço interno que poderia conter um maior número de cargas evitando o uso de mais veículos

Empresas do setor de transporte precisam se atentar a todos esses detalhes na busca por maior rentabilidade e prestação de serviços de qualidade. A ideia é sempre buscar alternativas para deixar a frota mais eficiente e reduzir custos.

Nesse sentido, o uso de ferramentas que ajudem a gerenciar os custos, visualizar o modo de condução do motorista são essenciais para que a empresa consiga perceber formas de melhoria operacional, gargalos e custos ocultos. Com as ferramentas de gestão de frotas como a telemetria veicular a empresa consegue identificar exatamente quais são os principais pontos que precisam ser melhorados e desenvolver um plano de ação assertivo para controlar esses custos.

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