O uso de sistemas de rastreamento veicular, seja rastreador de caminhão, rastreador de carro ou rastreador de moto é algo bastante comum para nas empresas que possuem frota. Seja a sua frota de caminhões para entrega ou prestação de serviços ou seja uma frota de veículos leves para funções administrativas, o rastreamento veicular é uma ferramenta essencial para o controle do uso desses veículos.
Uma dúvida muito comum que os gestores de frotas possuem é: devo informar aos motoristas que os veículos são rastreados ou não?
Seja por que o gestor de frotas acredita que o motorista poderá tentar burlar o rastreador, desconectando ou desfazendo a instalação, seja por que o gestor de frotas acredita que a presença do rastreador pode chatear o motorista que se sentirá vigiado ou seja por que o gestor de frotas está desconfiado de alguma coisa e quer investigar sem que o motorista saiba, essa é uma dúvida muito comum.
Se você tem essa dúvida, fique tranquilo! Você não é o único!
Neste artigo vamos ajudar você a esclarecer essa dúvida e também apresentaremos algumas dicas de como se comunicar de maneira clara e transparente com a sua equipe.
Veículo rastreado: informar ou não informar os motoristas?
Muitas vezes o gestor de frotas acredita que o motorista pode estar desviando a rota para realizar atividades paralelas, que ele pode estar usando o veículo para fins pessoais ou que ele pode estar parando durante a jornada e por isso está sendo menos produtivo. Existem diversos motivos que podem fazer com que o gestor queira controlar de maneira mais precisa os seus motoristas e nesse cenário sempre surge a dúvida, devo ou não devo informar aos motoristas sobre a instalação do rastreador veicular?
A decisão de informar ao motorista sobre a presença ou não do rastreador vai além da gestão de frotas simples e está mais relacionada à gestão de pessoas. A decisão tomada nesse momento poderá fazer com que motoristas ganhem ou percam comprometimento com a sua empresa, o que irá mudar significativa o seu ambiente de trabalho e os resultados da empresa.
Nesse sentido, informar sobre a instalação do rastreador no veículo ao motorista é a melhor alternativa. Inicialmente, pode haver alguma resistência por parte da equipe, que poderá reclamar e dizer que está sendo vigiada. Entretanto, a transparência, confiança e o fato do desempenho deles estar sendo analisado com base em dados que todos sabem que estão sendo coletados e como estão sendo coletados irá contribuir para um aumento de comprometimento e produtividade.
O gestor desconfiado, que deseja fazer um flagrante no motorista, pode até pensar que informar ao motorista irá tirar dele essa oportunidade de descobrir coisas erradas que estão sendo feitas e evidenciar o mau comportamento e falta de compromisso de alguns profissionais. Entretanto, informar a eles sobre o que está acontecendo oferece a chance aos motoristas de melhorar de comportamento sem desgastar o clima na empresa.
Eventualmente, haverá conflito e algum motorista não irá se adaptar a nova realidade. Nesse caso, você poderá desligar o funcionário e ele não poderá alegar que não sabia ou que estava sendo “espionado”. Por outro lado, a justiça brasileira não vê com bons olhos a captura de dados não informada, de modo que mesmo que você descubra algo que seja passível de demissão por justa causa você poderá não ter respaldo jurídico por ter usado um sistema de monitoramento que o funcionário desconhecia.
Pior ainda, o tiro pode sair pela culatra e o próprio funcionário abrir um processo trabalhista contra a sua empresa.
Desta forma, a conduta correta é informar ao motorista sobre a instalação do rastreador nos veículos, comunicar a todos a política de frotas da empresa, como ela deve ser cumprida e quais as punições em caso de descumprimento das normas.
Como comunicar à equipe sobre a instalação do rastreador
Agora que sabemos que a melhor prática gerencial é a de informar aos motoristas sobre a presença do rastreador veicular, a próxima dúvida que surge é: qual a melhor forma de comunicar isso a equipe?
O gestor não quer que a instalação do rastreador veicular pareça uma medida de “espionagem” contra a sua equipe, mas sim que a medida seja vista como algo benéfico, que irá aumentar a segurança dos motoristas, facilitar a análise da jornada de trabalho, de desempenho, aumentar a produtividade e consequentemente o bônus da equipe no final do mês.
Vamos apresentar algumas formas de comunicar a sua equipe sobre o uso do equipamento:
1. Reunião presencial
No primeiro momento o ideal é que o gestor realize uma reunião presencial com todos os motoristas da sua equipe e também com os demais funcionários do time de logística.
Nessa reunião o gestor deverá apresentar a equipe a nova medida que está sendo tomada, mostrando todos os benefícios para os motoristas e para a empresa. O gestor deve ser claro neste momento para comunicar que essa não é uma medida que visa “vigiar” o motorista, mas sim aumentar a segurança, produtividade, reduzir custos, aumentar a eficiência da frota, facilitar a comunicação e tomada de decisão dentro da empresa.
Mostre ao motorista que a sua jornada será analisada de maneira precisa pelo rastreador, evitando dúvidas no cálculo de horas trabalhadas, horas extras devidas e também que será possível tomar medidas que aumentem a quantidade de serviços. Assim, o motorista irá se beneficiar com um aumento do seu bônus.
É importante evidenciar ao motorista que a análise de desempenho será feita com base nos dados do rastreador, fazendo com que ela seja igualitária para todos os motoristas, evitando interferências pessoais no julgamento. Isso trará confiança e credibilidade para as decisões do gestor e evitará que o motorista diga que algo está sendo feito por que o gestor não gosta dele.
Depois, abra a reunião com um tempo para que os motoristas esclareçam todas as suas dúvidas. É essencial que esse momento de reunião presencial seja utilizado para esclarecer todas as dúvidas e não deixar o motorista inseguro.
2. Adesivos no veículo
Adesivos no veículo informando que eles são rastreados são uma boa forma de informar sobre a presença do equipamento. Assim, o motorista nunca poderá alegar que não sabia da presença do equipamento.
3. Política de frotas
A política de frotas da empresa é o regulamento, regras, de uso dos veículos e padrão de comportamento no trânsito que os motoristas devem adotar.
A empresa deve ter uma política de frotas clara, muito bem comunicada e acessível para toda a equipe. Todos os motoristas devem saber quais são os comportamentos esperados deles, como o seu desempenho será avaliado e quais as consequências de descumprimento das regras da política de frotas.
É um documento legal que deve ser entregue a todos os motoristas no momento em que eles são contratados e que a empresa deve assegurar a leitura e entendimento.
Periodicamente, a empresa pode realizar treinamentos de reciclagem na sua políticas de frotas para relembrar os tópicos mais importantes ao motoristas e também informar de atualizações.
Não monitore apenas uma parte da frota
Algumas empresas não querem instalar o rastreador veicular em todos os veículos da frota seja por que acreditam que será o custo desnecessário seja por que não querem monitorar a pessoa que geralmente dirige um determinado veículo.
Isso é uma prática segredadora e não é recomendada.
Primeiramente, em termos de produtividade isso será um desperdício, pois você será capaz de melhorar a produtividade de apenas uma parte da sua frota, não utilizando todo o potencial de redução de custos da ferramenta dentro da sua empresa.
Segundo ponto, caso apenas pessoas específicas possam dirigir os veículos que não são rastreados isso pode ser visto como falta de coerência do gestor ou criação privilégio para alguns funcionários, criando um ambiente desconfortável dentro da empresa.
E por fim, caso qualquer pessoa possa dirigir os carros que não são rastreados, todo mundo irá querer dirigir apenas esses veículos, deixando de lado, na garagem, aqueles que possuem o rastreador, de modo que a sua medida de instalar o rastreador veicular perderá eficácia.
Benefícios do rastreamento veicular
Como dito anteriormente, comunicar os benefícios do uso do sistema de rastreamento veicular, de maneira clara, para toda a equipe, é parte essencial do processo de implementação do sistema de rastreamento na frota da empresa.
Para te ajudar com essa tarefa vamos listas aqui os principais benefícios do sistema de rastreamento veicular.
– Aumento da segurança: a instalação do rastreador aumenta a segurança do motorista, uma vez que poderá inibir situações de roubo e ajudar na recuperação do veículo em caso de assaltos.
– Redução de acidentes e multas: Através do sistema de rastreamento veicular o gestor de frotas poderá controlar a velocidade dos motoristas, identificando aqueles que estão dirigindo acima da velocidade permitida e comunicando a eles da infração.
Com o tempo, essa ação de monitoramento e educação dos motoristas, fará com que eles se comprometam mais com a política de frotas da empresa, com práticas de direção defensiva e com as regras de trânsito. Desta forma, você conseguirá reduzir multas e acidentes, aumentando também a segurança dos motoristas durante a jornada de trabalho.
– Controle de rotas: O gestor de frotas poderá identificar desvios de rotas por parte dos motoristas, pausas muito longas ou em locais não permitidos o que contribuirá para uma melhoria da produtividade da equipe.
– Controle da jornada do motorista: Com o sistema de rastreamento veicular o gestor de frotas poderá ter um controle mais preciso da jornada do motorista, sabendo exatamente os horários de início e término e também das pausas para descanso, espera e refeição. Assim, não haverá mais dúvida quanto ao cálculo de horas extras e quanto ao seguimento da Lei do Motorista.
– Redução de custos: Controlar a jornada do motorista para melhorar o controle sobre as horas extras, controlar rotas para evitar desvios e reduzir multas e acidentes vão definitivamente contribuir para uma redução de custos na frota, de maneira imediata.
Além disso, com o sistema de rastreamento o gestor de frotas poderá acompanhar a quilometragem do veículo, utilizando essa informação para acompanhar a execução do plano de manutenção preventiva, não dependendo apenas da informação do motorista sobre a quilometragem do veículo. Assim você evitará de esquecer a data de um serviço e reduzirá também os custos com manutenção da frota.
Por fim, o gestor de frotas poderá usar o controle de quilometragem para acompanhar o consumo de combustível e verificar se os abastecimentos que estão sendo realizados estão compatíveis com a autonomia do veículo e a quilometragem que está sendo percorrida. Assim, haverá também uma redução dos custos de combustível.
Tecnologia de rastreamento e telemetria INFLEET
O uso do rastreador veicular, como você pode ver no artigo, traz uma série de benefícios operacionais. Esses benefícios no final irão compensar a pequena dor de cabeça inicial com a equipe e a adaptação da empresa a novos processos.
A tecnologia da Infleet em gestão de frotas permite a você ter o total controle e transparência na gestão de frotas da sua empresa, tanto do ponto de vista operacional quanto de custos, contribuindo para uma tomada rápida de decisões.
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