Cuidar do controle financeiro da frota é um dos trabalhos fundamentais de um gestor. Isso porque é um processo que exige muito cuidado e disciplina para a realização dos registros e atualização dos indicadores.
Quando se trata da gestão de frotas, em que o número de transações é alto, com abastecimentos, salários, pedágios, serviços de manutenção, compras de peças e muitos outros itens, é fácil para o gestor se perder. Assim, a gestão financeira da frota deve ser feita com muita atenção e cuidado a fim de evitar custos desnecessários.
A fim de te ajudar a ter um controle de custos de frota mais preciso, vamos listar os 5 erros mais comuns no controle financeiro de frotas e como evitá-los. Vamos lá?
Qual é a importância do controle financeiro em uma frota?
Como vimos acima, gerir a parte financeira de uma frota é uma das responsabilidades mais críticas de um gestor de frotas. Afinal, uma gestão financeira eficaz não apenas mantém a operação funcionando de maneira suave, mas também contribui significativamente para a sustentabilidade e eficiência da frota.
Previsibilidade
A previsibilidade é fundamental para uma gestão financeira eficiente. Afinal, quando os gestores têm uma visão clara dos gastos e receitas, eles podem prever necessidades futuras e planejar com antecedência.
Isso evita surpresas desagradáveis e ajuda a manter a operação dentro do orçamento. Lembre-se: uma gestão financeira bem estruturada permite que os gestores identifiquem padrões de gastos e façam ajustes conforme necessário.
Sustentabilidade na operação
A sustentabilidade na operação depende de um controle financeiro rigoroso. Dessa forma, com a gestão financeira adequada, é possível identificar áreas onde os custos podem ser reduzidos sem comprometer a qualidade do serviço.
Isso inclui a otimização de rotas, a escolha de fornecedores mais econômicos e a implementação de práticas de manutenção preventiva. Isso porque um controle financeiro sólido também ajuda a garantir que a frota esteja em conformidade com as regulamentações ambientais, promovendo práticas sustentáveis.
Decisões mais orientadas
Decisões baseadas em dados financeiros precisos são mais informadas e, consequentemente, mais eficazes. Afinal, quando os gestores têm acesso a dados financeiros atualizados e detalhados, eles podem tomar decisões estratégicas que melhoram a performance da frota.
Isso inclui decisões sobre a aquisição de novos veículos, manutenção, e estratégias de roteirização.
Aumento da eficiência financeira da frota
Um controle financeiro eficaz aumenta a eficiência financeira da frota, permitindo que os recursos sejam utilizados da melhor forma possível. Isso inclui a minimização de desperdícios, a maximização da vida útil dos veículos e a redução de custos operacionais.
Assim, ao otimizar o uso dos recursos, a frota pode operar de maneira mais econômica e eficiente, gerando melhores resultados financeiros.
Os 5 erros comuns no controle financeiro de frotas
Mesmo com a importância do controle financeiro bem compreendida, muitos gestores ainda cometem erros comuns que podem comprometer a eficiência da frota. Vamos explorar os cinco erros mais comuns no controle financeiro de frotas e como evitá-los?
1. Não atualizar o controle financeiro
Um dos principais problemas na gestão financeira de frotas está relacionado à falta de atualização dos controles financeiros. Isso porque muitas vezes, o gestor pode receber uma série de canhotos de abastecimentos, notas fiscais de serviços, solicitações de reembolso de despesas da viagem do motorista e, diante da dinâmica do dia a dia, não atualizar os dados.
Isso pode fazer com que alguma informação se perca, resultando em uma base de dados ruim para a avaliação de performance. Não se esqueça que a falta de dados levará a uma análise equivocada da situação e dos resultados financeiros.
2. Não analisar os dados registrados
Outro problema muito comum é a falta de análise dos dados. Afinal, de nada adianta o gestor ser extremamente organizado e disciplinado, lançando todas as informações em uma planilha ou sistema, se depois de todo esse trabalho ele nunca analisa as informações.
Além disso, os dados armazenados precisam ser tratados, indicadores analisados, relatórios gerados para que você possa ter uma visão clara da performance da sua frota. Esse conjunto de dados, quando bem trabalhado, fornecerá o embasamento necessário para o gestor de frotas tomar decisões mais assertivas.
3. Não ter um orçamento e metas definidas
A partir do momento em que o gestor agrupou e analisou os dados, é necessário ter algum parâmetro de referência que permita saber se a performance da empresa está boa ou ruim. Portanto, é preciso que a empresa tenha um planejamento com metas e orçamentos bem definidos: o gestor precisa saber onde quer chegar e o que significa estar indo bem ou mal.
Por exemplo, uma média de 3,5 km/L com combustível pode ser boa ou ruim a depender de uma série de fatores. Por isso, é preciso que você defina previamente o que esperava e qual era o seu objetivo.
A partir da análise relativa a esses objetivos, o gestor de frotas irá traçar ações que permitam a evolução e melhoria da operação. Além disso, ele poderá ver os itens que estão acima do orçamento planejado, os indicadores que estão fora da meta e buscar formas de otimizar a operação para que os resultados se aproximem do planejado.
4. Ignorar pequenas despesas
Pequenas despesas e custos inesperados são comuns no dia a dia da gestão de frotas. Ainda assim, muitas vezes, o gestor não se atenta a esse tipo de custo ou acha que pode “deixar passar” porque só vai acontecer uma vez e não representará uma parcela significativa do orçamento.
Como resultado, seja uma refeição extra que o motorista precisou, um custo extra com estacionamento, pedágio ou até mesmo uma peça barata do veículo que precisou ser trocada de última hora com urgência, esses custos às vezes são negligenciados. Ou seja, o gestor não registra, não avalia e, ao final do mês, esses custos se acumulam, fazem o orçamento estourar e você fica se perguntando de onde veio todo aquele gasto.
O mais importante é não negligenciar nada. Por isso, seja rigoroso, controle todas as informações para saber exatamente para onde o dinheiro está indo e o que está representando a maior parte do seu orçamento. Assim, você entenderá por que o orçamento estourou esse mês e poderá buscar formas de evitar que ele estoure no próximo mês novamente.
5. Realizar todo o controle financeiro de forma manual
Esse último erro é um dos mais comuns e impacta diretamente em vários outros. Isso porque fazer o controle manual é muito trabalhoso, consome tempo, faz com que o gestor perca produtividade e, além disso, exige uma disciplina maior ainda para o registro dos dados.
O controle manual facilita com que o gestor perca informações relevantes sobre a frota, tenha dificuldade em gerar gráficos e indicadores, o que por sua vez, atrapalha a tomada de decisão. Ou seja, o sistema manual aumenta as chances de cometer os erros 01 e 02.
Ferramentas que automatizam o registro e análise de dados são essenciais. Afinal, elas registram, categorizam, geram relatórios e análises completas de maneira automática, fazendo com que o gestor ganhe produtividade e tome decisões mais assertivas.
Como realizar o controle financeiro da frota?
Para garantir um controle financeiro eficaz, é essencial adotar práticas e ferramentas que ajudem a monitorar e gerenciar os custos de forma eficiente. Confira nossas dicas:
Estabeleça um orçamento detalhado
Definir um orçamento detalhado é o primeiro passo para um controle financeiro eficaz. Para isso, inclua todas as possíveis despesas, desde combustível e manutenção até pedágios e salários.
Com um orçamento bem delineado, você pode monitorar as despesas e garantir que não está gastando além do previsto.
Monitore e analise as despesas
Acompanhar de perto todas as despesas é fundamental. Para isso, utilize sistemas de gestão financeira que permitam registrar e categorizar todas as transações.
A análise regular dessas despesas ajuda a identificar áreas onde os custos podem ser reduzidos e a garantir que o orçamento seja respeitado.
Implemente um sistema de controle de combustível
O consumo de combustível é uma das maiores despesas de uma frota. Ou seja, implementar um sistema de controle de combustível permite monitorar o uso, identificar desperdícios e tomar medidas para aumentar a eficiência.
Isso pode incluir a escolha de rotas mais econômicas e a manutenção regular dos veículos para garantir que estão operando de maneira eficiente.
Realize manutenção preventiva regular
A manutenção preventiva regular ajuda a evitar reparos caros e inesperados. Por essa razão, estabeleça um cronograma de manutenção para garantir que todos os veículos da frota estejam em boas condições.
Isso não só reduz os custos de manutenção, mas também melhora a eficiência operacional e prolonga a vida útil dos veículos.
Conte com a tecnologia
Utilizar tecnologia avançada pode simplificar e automatizar muitos aspectos do controle financeiro. Isso porque sistemas de gestão de frotas, como o oferecido pela Infleet, centralizam todas as informações em uma plataforma única, facilitando o monitoramento e a análise dos dados.
Essas ferramentas permitem gerar relatórios detalhados, identificar tendências e tomar decisões mais informadas.
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Todos os sistemas podem se conectar à Infleet, gerando indicadores personalizados de acordo com sua operação. Assim, com a análise de dados precisa e automatizada da Infleet, você pode monitorar todos os aspectos da sua frota em tempo real, garantindo que todas as decisões sejam baseadas em informações atualizadas e precisas.
Além disso, o checklist Infleet assegura que todas as etapas essenciais da gestão de frotas sejam seguidas rigorosamente, aumentando a eficiência e reduzindo os custos operacionais.
Em resumo, evitar esses erros comuns na gestão financeira de frotas é crucial para manter a eficiência e controlar os custos. Assim, utilizando as ferramentas adequadas e mantendo uma disciplina rigorosa no registro e análise de dados, você estará melhor equipado para tomar decisões informadas e otimizar a performance da sua frota!
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