Como aplicar o ciclo PDCA na gestão de frotas e logística

Como aplicar o ciclo PDCA na gestão de frotas e logística

Vivemos em um ambiente de negócios altamente competitivo, tornando necessário com que as empresas se adequem as necessidades de mercado de maneira rápida, gerenciando os seus processos de maneira eficiente, reduzindo custos, ao mesmo tempo que atende com qualidade às necessidades dos clientes – esses cada vez mais informados e exigentes.

Por outro lado, de acordo com a pesquisa “Custos Logísticos no Brasil” da Fundação Dom Cabral aponta, por exemplo, que mais de 12% do faturamento das empresas é direcionado para os seus centros de logística!

Por isso, o setor de logística, e consequentemente o de gestão de frotas, vem ganhando destaque dentro das organizações, pois através dele é possível aumentar a rentabilidade da empresa ao mesmo tempo que se agrega maior valor para o cliente final.

Hoje, não é possível trabalhar com processos ineficientes, lentos e ineficazes.

Com relação à gestão de frotas, um dos principais objetivos do gestor de frotas é o de identificar gargalos na sua operação, propor melhorias e avaliar os resultados obtidos. Seja com o objetivo de reduzir custos de manutenção, combustível, hora extra, desgaste de pneus ou aumentar o número de entregas, coletas ou serviços realizados por dia ou até mesmo para diminuir a quantidade de papel utilizada na operação, ganhar produtividade na geração de relatórios e comunicação com a diretoria.

Para atingir qualquer um desses diversos objetivos do gestor de frotas é preciso abordar o problema de maneira metódica, organizada. Nesse sentido, uma grande ferramenta da administração é o Ciclo PDCA.

Neste artigo, iremos apresentar para você, gestor de frotas, o que é o ciclo PDCA, e como você pode aplicá-lo na sua empresa para atingir alguns dos objetivos citados anteriormente. Quer saber como? Leia este post até o final!

O QUE É O CICLO PDCA?

O ciclo PDCA é uma metodologia que ajuda os gestores a compreenderem quais são os gargalos existentes nas suas operações, propor melhorias e colocá-las em prática de maneira consistente. Essa ferramenta tem como objetivo promover a melhoria contínua dos processos através de um ciclo de quatro etapas: Planejar (Plan), Fazer (Do), Checar (Check) e Agir (Act).

Essa metodologia é bastante antiga, tendo sido criada por Walter Shewart na década de 20 e posteriormente disseminada por William Deming como uma grande ferramenta de gestão da qualidade.


  • Etapas do ciclo PDCA

O ciclo PDCA é dividido em quatro etapas principais: Planejar (Plan), Fazer (Do), Checar (Check) e Agir (Act). Vamos analisar agora cada uma dessas etapas:

- Planejar (Plan): Na primeira etapa do ciclo PDCA você fará o planejamento, identificando o problema que deseja resolver. Nessa fase também são estabelecidos objetivos e metas para o problema identificado.

Essa etapa é essencial para o sucesso da ação de melhoria, pois um problema mau identificado ou uma forma equivocada de medição dos resultados da ação, podem levar a um resultado inconclusivo ou a não resolução do problema.

- Fazer (Do): Uma vez que o seu planejamento está pronto, problemas e métricas bem definidas está na hora de colocar a mão na massa. Essa é a fase de colocar o plano de ação em prática.

Antes de iniciar a fase de execução é preciso educar e treinar todos os envolvidos no processo para garantir que estejam alinhados e comprometidos com o planejamento, garantindo que tudo sairá conforme planejado. Discrepâncias ao longo da execução podem colocar todo o planejamento a perder.

- Checar (Check): Nesta fase são acompanhados os resultados obtidos com a aplicação do plano de ação, averiguando se as ações planejadas tiveram o resultado esperado ou não.

Para tanto, é preciso ter um monitoramento sistemático de todas as atividades, colher dados sobre os processos, comparar o planejado com o executado e identificar desvios.

- Agir (Act): A última etapa é a ação, em que são aplicadas ações corretivas para garantir que o plano de ação está caminhando na direção planejada. Ela pode ocorrer simultaneamente as outras fases e tem como objetivo solucionar problemas que são encontrados no momento em que o plano de ação é posto em prática.

Ao se averiguar que as ações definidas não funcionaram, um novo ciclo PDCA pode ser realizado.

No caso do planejamento ser bem sucedido e as ações surtirem o efeito esperado, então elas devem ser padronizadas para que toda a empresa siga aquele procedimento. Assim, tudo o que deu certo se transforma em rotina dentro da organização, sendo devidamente registrado e comunicado para o restante da empresa.

APLICAÇÕES DO CICLO PDCA À LOGÍSTICA E GESTÃO DE FROTAS

O ciclo PDCA pode ser aplicado à gestão de frotas de diversas maneiras. Uma delas é para a redução do consumo de combustível. Vamos apresentar aqui um caso de exemplo, com a aplicação do ciclo PDCA para a redução do consumo de combustível em uma frota, através da aplicação da direção econômica.

Etapa de Planejar (Plan)

  • Identificação do problema: O gestor de frotas percebeu ao longo dos meses que o seu custo com combustível estava acima do planejado. Os motoristas faziam pedidos de requisição para abastecimento muito frequentes e as quantidades abastecidas em cada viagem parecia maior do que o planejado, reduzindo a rentabilidade dos roteiros. Ao verificar no seu sistema de gestão de frotas os dados relativos aos abastecimentos o gestor de frotas constatou que a média dos caminhões, que de acordo com o fabricante deveria ser de 2,5 km/L, estava em 1,8 km/L.
  • Definição do objetivo: O gestor de frotas definiu o seu objetivo como “aumentar a autonomia dos caminhões de 1,8 km/L para 2,5 km/L”.

Etapa de Fazer (Do): Uma vez que o gestor de frotas definiu o seu objetivo de melhorar a autonomia dos veículos, ele decidiu que isso seria feito através da melhoria do modo de condução do motorista. Então o gestor pesquisou sobre condução econômica e decidiu o seu plano de ação. Ele verificou que o modo de condução do motorista está diretamente relacionado com os custos de manutenção, abastecimento, pneus, indisponibilidade da frota e depreciação.

Plano de ação: Implementar uma cultura de direção econômica com todos os motoristas da empresa.

O gestor de frotas, em suas pesquisas, identificou que dirigir na banguela, em alta velocidade, com RPM excessivo, com pneus abaixo da pressão adequada, rodas desbalanceadas, paradas com motor ligado, acelerações, frenagens e curvas bruscas, são todos fatores do modo de condução do motorista que impactam diretamente nos custos de combustível da sua frota.

Assim, ele decidiu realizar um treinamento de condução econômica com todos os motoristas da sua empresa, para que eles aprendessem as melhores técnicas para economizar com o caminhão.

Entretanto, é preciso medir para saber o que está sendo executado. Então o gestor de frotas decidiu implementar um sistema de telemetria veicular, no qual todos os parâmetros do modo de condução do motorista ficam disponíveis em forma de relatório e também através de um ranking de motoristas. Assim, ele poderia acompanhar quais os motoristas estão seguindos as regras apresentadas no treinamento e quais ainda precisam de mais atenção.

Para estimular os motoristas, aumentar o seu engajamento com o projeto, o gestor de frotas decidiu criar uma premiação para os motoristas que estivessem melhor rankeados. Isso criou um clima de competição e brincadeira saudável dentro da equipe, aumentando a satisfação dos motoristas.

Etapa de Checar (Check): Na etapa de checagem o objetivo do gestor de frotas é analisar se houve melhoria do modo de condução do motorista e se essa melhoria se refletiu no seu objetivo original de melhorar a autonomia dos caminhões.

Nesta etapa o gestor de frotas faz grande uso do sistema de telemetria, ele analisa os relatórios de modo de condução do motorista semana após semana, verificando a redução das infrações. Além disso, ele acompanha também a evolução do consumo dos caminhões e percebe que houve grande melhoria.

A autonomia dos caminhões subiu para 2,5 km/L conforme desejado. Além disso houveram outros benefícios como:

  • Redução de multas de velocidade;
  • Redução dos custos com manutenção;
  • Menor desgaste dos pneus;
  • Aumento da satisfação da equipe;

Etapa de Agir (Act): Nesta etapa o gestor tem como objetivo implementar ações corretivas e padronizar o que deu certo.

Neste momento, ele analisa novamente os relatórios do sistema de telemetria veicular, verifica os motoristas que ainda não se adaptaram ao modo de condução econômica, continua com ações educativas e treinamento com esses motoristas.

Para padronizar o modo de condução da empresa, o gestor decide implementar o ranking de motoristas como ferramenta oficial de avaliação de desempenho dos motoristas, padroniza com a equipe os parâmetros e pesos de cada um deles no cálculo da pontuação e cria a política de frotas da empresa.

CONCLUSÃO

O ciclo PDCA deve ser utilizado com objetivos específicos dentro da empresa, porém é uma grande ferramenta de melhoria contínua. Outras ações, com novos objetivos, podem ser utilizadas seguindo o mesmo procedimento.

Você pode implementar ações para reduzir custos de manutenção, como por exemplo um checklist de saída. Além disso, você pode utilizar o ciclo PDCA para reduzir a quilometragem percorrida nas rotas, aumentar o número de entregas por caminhão, reduzir multas de velocidade.

Essa é uma grande ferramenta que o gestor de frotas pode aplicar continuamente dentro da empresa para atingir os seus objetivos.

A Infleet pode ajudar você, gestor de frotas, com essas ações. A Infleet trabalha com sistemas de telemetria, controle de custos de manutenção e abastecimentos e possui uma equipe de especialistas capaz de fazer com que a história contada nesse artigo seja a sua.

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