Considerando o nível da tarefa, a gestão da frota é melhor abordado passo a passo. Por essa razão, o checklist fornece um guia básico e práticas recomendadas para um desempenho eficiente em todas as tarefas de gestão.
Mas, o que realmente colocar neste checklist? Antes de fazer essa seleção, é preciso analisar as necessidades da sua frota. E, claro, qualquer pergunta respondida com um “não” deve ser examinada até que uma solução seja encontrada.
Para saber mais como elaborar um checklist para a gestão da sua frota, continue neste artigo. Boa leitura.
O que é checklist de veículos?
Um checklist de veículos é uma lista de itens a serem verificados em um veículo da frota para garantir que ele esteja em boas condições de funcionamento e seja mantido adequadamente.
Dessa forma, você pode reduzir o risco de acidentes e ainda ter uma melhor documentação de segurança e responsabilidade.
Aproveite para conhecer o checklist digital da Infleet neste vídeo:
Uso do checklist digital
O checklist digital é uma versão eletrônica e automatizada do tradicional checklist em papel. Assim, as inspeções e registros de informações são realizados por meio de dispositivos eletrônicos, como smartphones ou tablets.
Os motoristas e gestores têm acesso a formulários personalizados, nos quais podem registrar as verificações necessárias para cada tipo de veículo e operação. Isso garante que as manutenções sejam realizadas no período correto como também facilita a análise dos resultados.
A importância do checklist de veículos na gestão de frota
O checklist de veículos é importante para a frota não somente para realizar inspeções e registrar informações, mas para acompanhar todo o histórico do veículo sempre que for necessário.
Afinal, tanto os motoristas como os gestores têm acesso a formulários personalizados, nos quais podem registrar as verificações necessárias para cada tipo de veículo e operação. Com isso, você pode realizar as manutenções dos veículos no período correto a ainda ter uma melhor análise dos resultados.
8 Etapas para criar o checklist na sua frota
A seguir, listamos 8 passos para você criar o seu checklist. Confira:
1. Política e procedimentos de gestão da frota
Com políticas e procedimentos de frota abrangentes em vigor, sua empresa pode determinar expectativas e consequências claras, independentemente do tamanho da frota.
- Estabeleceu uma política de gestão de frotas específica e bem pensada que seja ao mesmo tempo comunicável e compreensível?
- Sua política de saúde e segurança no local de trabalho (WHS) aborda questões relacionadas ao gerenciamento de frota, como a segurança do motorista?
- Algum componente de sua política de gestão de frota foi revisado e/ou autorizado pela alta administração?
- Você informou seus funcionários sobre sua política de gerenciamento de frota e como isso afeta suas responsabilidades de trabalho?
2. Implementação de gestão eficiente da frota
Uma estratégia de gestão de frota eficiente inclui a correta implementação e aplicação das tarefas, políticas e regulamentos de supervisão da frota.
- Atribuiu funções específicas de gerenciamento de frota a funcionários qualificados?
- Os membros de sua equipe estão cientes de suas novas expectativas em relação ao desempenho no trabalho?
- Você estabeleceu um conjunto de regras e regulamentos para adesão à política e consequências para violações?
- A equipe de gestão é responsável por monitorar e controlar os custos de incidentes e colisões?
3. Estratégias financeiras
Uma estratégia abrangente de gerenciamento de frota inclui estratégias de gerenciamento financeiro que aumentarão suas chances de sucesso.
- Os veículos da sua empresa estão protegidos por um contrato de fornecimento ou arrendamento?
- Os veículos são examinados quanto à segurança, proteção e aptidão antes da compra?
- Seu local de trabalho possui um sistema eficiente para relatar deficiências de veículos e organizar reparos?
- Seu local de trabalho mantém um registro de manutenção consistente para todos os veículos?
4. Manutenção de registros
- Existe um sistema eficiente para relatar colisões, infrações de trânsito e outros incidentes?
- A equipe de alta gestão supervisiona regularmente um relatório de análise de sinistros?
- A empresa estabeleceu benchmarks de desempenho?
- A equipe entende suas responsabilidades?
5. Treinamento e educação de motoristas da frota
- A empresa estabeleceu seu próprio programa formal de educação de motoristas? Se não, espera-se que os candidatos ao cargo passem por treinamento em instituições externas credíveis?
- Os membros da equipe devem fazer cursos teóricos e práticos de segurança do motorista?
- Existe um programa corretivo disponível para funcionários com vários incidentes/acidentes?
- A empresa alocou fundos para os funcionários que procuram educação e formação externa?
6. Práticas de triagem e treinamento
- Os candidatos a cargos de motoristas são obrigados a apresentar um registro completo de seu histórico de direção antes do emprego?
- Os novos funcionários recebem cópias impressas da política de gestão da frota durante a fase de indução?
- O programa de treinamento inicial aborda assuntos como deveres dos funcionários, regulamentos de segurança e as consequências de violações de regras?
- A empresa consulta uma autoridade estadual de trânsito rodoviário para supervisionar os registros de licenças e restrições de direção?
- Os manuais de segurança do motorista são entregues a cada funcionário e armazenados em todos os veículos?
7. Revisões e revisões de desempenho da frota
A empresa realiza investigações e análises aprofundadas de colisões, completas com estratégias de solução aplicadas?
A gestão de desempenho é praticada regularmente, especialmente nos casos em que os funcionários são responsáveis por várias violações e acidentes?
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8. Manutenção da frota
- Os membros da equipe foram informados sobre as práticas de manutenção de veículos e serviços necessários?
- As reparações são reexaminadas pelo menos uma vez por ano?
- A empresa estabeleceu uma rede de reparo confiável?
- Os membros da equipe realizam verificações básicas de segurança antes de dirigir cada veículo, incluindo tarefas como verificação de faróis e lanternas traseiras, limpeza de janelas e pára-brisas, inspeção de pneus, verificação de fluidos, dentre outros?
Como implementar o checklist
O checklist em papel é bastante simples. O gestor da frota deve organizá-lo em uma planilha Excel e imprimir uma grande quantidade que será colocada na garagem para que os motoristas preencham antes de sair e depois que chegarem da rota.
Então, o gestor deve pegar os checklists preenchidos pelo motorista e analisar, armazenar em local apropriado e planejar a manutenção da frota com base nos problemas indicados.
No caso do checklist digital, há um ganho muito grande de produtividade, a quilometragem do veículo pode ser obtida diretamente do sistema de rastreamento veicular ou do sistema de gestão de frotas.
É possível que o motorista armazene fotos das avarias e danos, deixando a comunicação mais clara. Além disso, as informações preenchidas irão para uma nuvem e podem se comunicar diretamente com o sistema de manutenção e gestão de frotas, criando pendências de manutenção e indicadores de gestão de frotas de maneira automática.
Checklist Infleet: controle de frota na palma da sua mão!
O checklist digital é uma ferramenta indispensável para o gestor de frota em busca de maior facilidade e eficiência na sua rotina diária. Com a sua adoção, é possível otimizar o processo de inspeção, reduzir custos com manutenção, aumentar a segurança dos veículos e garantir o cumprimento das regulamentações.
Além disso, o checklist digital oferece visibilidade em tempo real, relatórios e análises avançadas, promovendo uma gestão mais estratégica e embasada em dados.
Conte conosco para entender as suas necessidades e desenhar com você uma solução voltada para redução de custos e aumento de produtividade.
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