A gestão de frotas é uma tarefa que inicialmente pode parecer fácil, mas que, na prática apresenta grande complexidade.
Uma boa gestão de frotas não está apenas relacionada a cuidar da entrada e saída de veículos, uma boa gestão de frotas deve compreender toda a operação, maximizando a disponibilidade dos veículos para a realização de serviços, reduzindo custos com pneus, multas, manutenções, combustível e garantindo a satisfação dos motoristas.
É uma atividade estratégica para as empresas de transporte e distribuição e, portanto, precisa alcançar bons resultados para garantir a competitividade da empresa e qualidade do serviço prestado.
Porém, com tantos processos e informações para lidar como organizar a gestão de frotas para torná-la mais eficiente?
Esse é um grande desafio para o gestor e vamos apresentar aqui 6 dicas que podem te ajudar com essa tarefa.
1. Faça um inventário da frota
O primeiro passo para uma boa gestão de frotas é conhecê-la detalhadamente. Para isso, criei um inventário da sua frota com todos os seus carros, caminhões, motos e outros tipos de veículos que possua.
Nesse inventário insira as principais informações sobre o seu veículo, como modelo, marca, ano, placa, data de vencimento do documento, quilometragem, data de última revisão e outras informações que sejam pertinentes ao seu controle.
Desta forma você saberá precisamente o tamanho da sua frota, capacidade e idade média.
2. Controle os custos com relatórios mensais
O controle d custos via indicadores é um dos pontos mais importantes para uma boa gestão de frotas. Como falamos no post “Como calcular o custo por quilômetro rodado”, o gestor de frotas deve avaliar dois custos principais, os fixos e os variáveis.
Alguns dos principais custos fixos de uma frota são:
- Seguro;
- IPVA;
- Salário e encargos dos motoristas;
- Licenciamento;
- DPVAT;
- Depreciação do veículo;
Alguns dos principais custos variáveis de uma frota são:
- Pneus;
- Manutenção;
- Combustível;
- Pedágio;
- Despesas de viagens (hospedagem e alimentação);
- Multas;
- Hora Extra do motorista e assistente;
Tenha indicadores para controle desses custos, metas para os indicadores e atualize-os periodicamente para ter o controle da sua frota. Desta forma, você será capaz de identificar desvios nos custos, compreender e eliminar a causa desses desvios para tornar a sua gestão mais eficiente.
3. Crie planos de manutenção preventiva
O plano de manutenção do veículo de carga preventiva irá te ajudar a ter uma maior previsibilidade dos custos com manutenção ao longo do ano, uma vez que você terá planejado toda a troca de peças e manutenções ao longo do ano.
Aplicando essa forma de manutenção do veículo, você evita a sua quebra, o que aumenta a disponibilidade, evitando que a empresa perca oportunidades de negócios devido à falta de veículo para a execução de um serviço. Além disso, o custo de uma manutenção corretiva é muito superior ao da preventiva, de modo que, você irá reduzir seus gastos.
Por fim, a manutenção preventiva aumenta a vida útil do veículo de carga e reduz o seu desgaste.
Nos posts “Planejamento de Manutenções em 2020” e “Como criar o plano de manutenção ideal para a sua frota” apresentamos como você pode criar o seu plano de manutenção.
Lembre-se, o custo com manutenção corresponde em média a 10% dos custos variáveis da empresa e custo com pneus a 8%. Controle!
4. Acompanhe o consumo de combustível
O consumo de combustível corresponde a 35% dos custos variáveis de uma empresa de transporte!
Essa informação já diz tudo a respeito da necessidade de um controle rigoroso do consumo de combustível e autonomia dos veículos.
Registre todos os abastecimentos, placa, motorista responsável, local do abastecimento, quilometragem, data, custo e tipo de combustível. Com base nessas informações você poderá avaliar a autonomia de cada veículo, performance de cada motorista para identificar desvios, consumo exagerado, necessidade de manutenção ou treinamento.
5. Controle o modo de direção dos motoristas
O modo de condução do motorista é o principal fator associado ao desgaste das peças e ao consumo de combustível do seu veículo, portanto, monitore com cuidado. Além disso, há também a necessidade de prevenir acidentes. O custo com um acidente pode ser até 12 vezes superior ao custo de um roubo de carga, de acordo com a Associação de Gestão de Despesas de Veículos. Além disso, de acordo com o Observatório Nacional de Segurança Viária, 90% dos acidentes são causados por falha humana, sendo que 50% por imprudência.
Avalie excesso de velocidade, curvas, frenagens e acelerações bruscas, RPM, direção na banguela e outros fatores. Verifique quais motoristas estão performando bem e quais precisam de treinamento.
No post “4 Dicas para avaliação de desempenho dos seus motoristas” detalhamos como você pode tratar deste controle.
6. Utilização sistemas de gestão de frotas
O sistema de gestão de frotas é uma ferramenta que vai te ajudar em todo esse controle, compilando todas as informações da sua frota, gerando indicadores, relatório e alertas para que você tenha o total controle de maneira automática e integrada.
Existem diversas tecnologias que irão te ajudar a controlar diferentes aspectos da sua frota. Ferramentas de rastreamento e telemetria irão auxiliar no controle de rotas, quilometragem percorrida, modo de condução. Por outro lado, o sistema completa também te permitirá integrar registros de abastecimentos, manutenções, vencimento de documentos, multas e outras informações, gerando indicadores de custo.
No post “Passo a passo para implementar um sistema de gestão de frotas” apresentamos como escolher e implementar o sistema de gestão de frotas mais adequado para a sua empresa.
