Sabemos que organizar a gestão de frotas pode não ser algo tão simples. Afinal, essa é uma área estratégica para empresas que dependem de veículos em suas operações. Uma gestão bem estruturada não só reduz custos, mas também aumenta a eficiência, segurança e previsibilidade da operação.
Porém, muitos gestores enfrentam desafios para organizar os processos e alcançar os melhores resultados.
Então, neste artigo vamos apresentar 8 dicas do que você pode fazer para organizar a sua gestão de frotas e estar pronto para a plena retomada das atividades. Boa leitura!
O que podemos entender por gestão de frotas?
A gestão de frotas abrange o planejamento, controle e monitoramento de todos os veículos de uma empresa. Esse setor inclui desde a aquisição e manutenção até a logística e o uso diário desses veículos.
O objetivo é otimizar o uso dos recursos, garantir que a frota atenda às necessidades operacionais e evitar problemas que possam impactar a produtividade. Por isso, requer uma abordagem estratégica, com o uso de ferramentas e práticas que promovam eficiência e redução de custos.
Aproveite para saber mais detalhes no vídeo abaixo:
Qual é a importância de uma boa gestão de frotas?
A gestão de frotas vai além de apenas controlar veículos, pois ela também é necessária para assegurar que a operação funcione de forma eficiente, segura e alinhada às metas da empresa. Vamos detalhar alguns dos principais benefícios:
Redução de custos
Uma gestão eficiente permite identificar, eliminar desperdícios e ajudar na saúde financeira da operação;
Alguns principais custos com a frota estão com o consumo excessivo de combustível, manutenções corretivas e multas. Por isso, é importante organiza a gestão de frota para reduzir os custos operacionais e melhorar o retorno sobre o investimento (ROI).
Aumento da eficiência da operação
Ao organizar a gestão de frotas, é possível garantir que os veículos estejam disponíveis e em condições ideais para atender às demandas.
Dessa forma, sua operação funciona de forma frequenta, evita atrasos, melhora a logística e aumenta a produtividade da equipe. Além de manter a satisfação dos clientes com as entregas realizadas dentro do prazo.
Aumento de segurança
Veículos bem mantidos e motoristas treinados contribuem para uma operação mais segura, reduzindo o risco de acidentes e problemas mecânicos.
Sendo importante manter a integridade dos seus colaboradores como também os ativos da sua empresa. Essa preocupação garante uma boa reputação da empresa internamente e diante o mercado.
Quer melhorar o controle da sua frota? Vamos conversar sobre monitoramento da sua frota!
Cumprimento de regulamentações
A gestão de frotas ajuda a garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis de trânsito, normas ambientais e exigências de documentação.
Assim, você evita a ocorrência de multas, penalidades e interrupções nas atividades.
Aumento da previsibilidade
Com uma gestão organizada, é possível prever custos, identificar problemas antes que se tornem críticos e planejar melhor o uso dos recursos.
Vale lembrar que essa previsibilidade é fundamental para uma operação eficiente e sustentável.
8 iniciativas para organizar a sua gestão de frotas
A solução para esses desafios está em adotar práticas que promovam organização e eficiência. Confira as iniciativas que podem transformar a gestão da sua frota.
Tenha um visão geral da sua operação.
Todo gestor de frotas precisa ter uma visão geral do que acontece com a sua operação.
Dados importantes que você sabe que precisa saber, mas que na correria do dia a dia você não consegue parar para organizar. Então, aproveite para criar essa visão geral da sua frota e da sua operação e faça essa análise:
- Quantos veículos você tem e de quais modelos?
- Qual a autonomia padrão de cada veículo?
- Quantos motoristas tem na sua empresa?
- A documentação dos veículos está em dia?
- O disco tacógrafo está bom?
No que diz respeito a parte operacional, é bom entender também o funcionamento da empresa. Assim, verifique se eles estão sendo feitos no prazo ou em atraso e entenda se a sua frota tem capacidade suficiente para atender a sua demanda.
Faça o controle dos custos operacionais
Após criar uma visão geral sobre o estado da sua frota e da sua operação é fundamental entender os seus custos.
Sabemos que os itens que compõe os custos de uma frota são muito diversos, como seguro, IPVA, pneus, combustível, manutenção, motorista, hora extra, pedágio, alimentação, per noite e muitos outros.
Os principais custos que você deve avaliar são:
- Custos com combustível;
- Custos com pneus;
- Custos com manutenção;
- Custos com motoristas, assistentes e hora extra.
Crie um plano de manutenção preventiva
Vamos ressaltar que o custo de manter a peça em funcionamento, com manutenções preventivas, é sempre muito inferior ao custo da manutenção corretiva quando ela quebra.
Você pode economizar R$ 1.000,00 hoje, evitando uma troca de óleo, filtro e revisão, porém irá gastar R$ 5.000 a R$ 10.000 amanhã quando precisar trocar todo um sistema do veículo.
Então, se você ainda não possui um plano de manutenção preventiva para a sua frota, a hora de começar é agora para organizar sua gestão de frota.
Tenha todas as suas informações integradas e centralizadas em um único local
Imagine que uma determinada empresa possui um sistema de rastreamento veicular, outro para cartão de combustível, mais um sistema ERP para controlar gastos de manutenção e outras despesas, além de ter um sistema de roteirização e gestão de entregas.
É necessário acessar 5 plataformas diferentes várias vezes durante o dia para ter as informações necessárias. Você acha que isso é viável no dia a dia?
Por isso, centralizar as informações de todas as ferramentas em um único local é essencial para aproveitar ao máximo o potencial de cada ferramenta que está sendo usada.
Estabeleça metas
Definir metas claras para a gestão de frotas é essencial para acompanhar o progresso e implementar melhorias. Sendo que essas metas podem incluir redução de consumo de combustível, diminuição de acidentes ou aumento da produtividade.
Claro que é importante que as metas sejam mensuráveis, alcançáveis e alinhadas aos objetivos da empresa. Então, use indicadores de desempenho (KPIs) para monitorar os resultados.
Algumas metas que você pode incluir ao organizar melhor a sua gestão de frotas:
- Reduzir o consumo de combustível;
- Minimizar custos de manutenção;
- Diminuir o tempo de inatividade dos veículos;
- Reduzir a frequência e a gravidade dos acidentes;
- Garantir a conformidade com regulamentações;
- Monitorar a vida útil dos pneus;
- Gerenciar estoques de peças e suprimentos;
- Automatizar processos burocráticos.
Capacite e treine os motoristas
Os motoristas desempenham um papel crucial na gestão de frotas.
Por isso, é fundamental treiná-los para dirigir de forma econômica, seguir normas de trânsito e cuidar dos veículos contribui para uma operação mais eficiente e segura.
Além disso, invista em programas de conscientização para que os motoristas entendam a importância do seu papel na redução de custos e no cumprimento das metas da empresa.
Para saber mais sobre a importância do treinamento para os motoristas, assista este episódio do nosso podcast:
Conte com uma boa política de frotas
Uma política de frotas bem definida estabelece regras e orientações claras para o uso dos veículos, incluindo manutenção, abastecimento e conduta dos motoristas.
É importante lembrar que essa política deve ser comunicada a todos os colaboradores e atualizada regularmente para refletir as mudanças nas operações e nas regulamentações.
Através dela, você terá um comprometimento da sua equipe, uma comunicação mais clara e ainda vai seguir os itens necessários para que sua frota opere com frequência.
Use a tecnologia a seu favor
Muitas empresas ainda fazem todo o controle de custos, operação e serviços através de planilhas ou até mesmo de forma manual, porém, a tecnologia é a grande aliada do gestor de frotas.
O sistema de gestão de frotas garante que você tenha as informações devidamente registradas, organizadas e irá atualizar os seus indicadores de maneira automática.
Então, ao organizar sua gestão de frota com o auxílio da tecnologia, você pode:
- Acompanhar o consumo de combustível;
- Agendar as manutenções dos veículos;
- Controlar a jornada dos motoristas;
- Melhorar a gestão de documentos;
- Além de outras melhorias para os veículos, cargas e motoristas.
Assim, você pode ter insights sobre oportunidades de melhoria na frota, tomar decisões mais assertivas e ter um controle de performance justo e preciso.
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Gerenciar uma frota não precisa ser um desafio. Com o Super App Infleet, você pode monitorar custos, planejar manutenção, acompanhar o desempenho dos motoristas e identificar áreas de melhoria com facilidade.
Se você busca melhorar a eficiência da sua operação, reduzir custos e aumentar a segurança da sua frota, o Super App Infleet é a solução ideal.
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