Dentre as diversas pessoas envolvidas na operação de uma empresa que possui frotas, a equipe de mecânica precisa ser considerada como uma das mais estratégicas para a redução dos custos da empresa. O gestor ou gestora de frotas precisa tê-los como aliados e dar-lhes ferramentas que possibilitem a execução dos serviços com menores tempos e custos.
Alguns dos problemas que vemos na prática vem da falta de comunicação em tempo real entre a gerência e quem está executando o serviço. Vamos sugerir alguns passos que podem ser tomados a fim de apontar você na direção correta dessa parceria.
O ponto base que deve ser observado pelos gestores está no uso de um sistema digital para o controle das manutenções. A adoção de processos analógicos como fichas impressas ou planilhas mesmo que no computador dificultam a rápida comunicação entre o que está sendo realizado na oficina e o que está registrado para a empresa.
Esse ponto vale independente do fato do serviço ser feito dentro ou fora da empresa. Sugerimos que ao realizar serviços fora que busque homologar previamente a oficina, buscando referências e sabendo da abertura deles para o uso de sistemas digitalizados. Você pode usar o mesmo sistema que controla as manutenções feitas dentro da empresa para controlar as que são feitas fora. Nesse caso, o que vai mudar é a abertura da oficina para lançar as ordens diretamente na sua plataforma, caso não exista essa abertura então o lançamento precisa ser feito por alguém da sua empresa.
Vamos agora pensar no cenário onde a oficina fica dentro da sua empresa e você deseja obter o melhor desempenho dos seus profissionais, como podemos fazer isso de forma que eles se sintam valorizados e responsáveis pelo sucesso da operação da empresa como um todo?
Primeiro garanta que no seu sistema você consegue atribuir quem é o técnico ou o setor responsável pela realização de cada serviço. Pensar nisso é importante, pois, caso o serviço atrase, você não deseja se ver naquela situação onde um setor põe a culpa no outro. Para evitar isso saiba exatamente o tempo e o recurso gasto por cada setor que foi mobilizado para realizar a manutenção.
Em seguida, faça um controle minucioso de todos os custos, não acumule custos em um item só, evidencie nas suas ordens de serviço os custos de peças e mão de obra, isso vai lhe ajudar no futuro a entender se está existindo um uso demasiado de um certo material que está onerando demais os serviços, ou se as horas que um determinado profissional está utilizando superam demais o razoável para os serviços em questão.
Por fim, garanta que seu sistema lhe ajuda no cálculo do TCO (Total Cost of Ownership – custo total da posse). Esse conceito é fundamental no contexto das empresas que possuem frota, por vezes o gestor e a empresa podem cair no erro de minimizar os custos envolvidos na gestão dos seus ativos.
Nesse ponto do TCO é muito importante que o sistema seja integrável ou já possua internamente a capacidade de gerir outros custos da sua operação como o custo com combustíveis. Esse cruzamento de dados ajuda a identificar a eficácia dos serviços que estão sendo realizados. É possível por exemplo verificar se um equipamento que acabou de sair da manutenção obteve redução nos seus índices de autonomia.
Para garantir que o seu mecânico está engajado nesse desafio é importante que você mostre a ele todo esse ciclo e onde o trabalho dele está impactando. Caso eles não estejam acostumados com o uso de plataformas digitais, realize treinamentos para que o nível de conhecimento seja normalizado.
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