Quem trabalha com gestão de frotas sabe que é fundamental exercer uma gestão eficiente e inteligente.
Por isso, é de suma importância seguir diretrizes para coordenar os motoristas, usar corretamente os veículos e administrar os possíveis problemas que possam surgir. E uma possibilidade para organizar tudo isso é criar uma política de frotas.
Mas afinal, o que é política de frotas?
Podemos defini-la como um conjunto de normas e procedimentos que todos os motoristas devem seguir, visando o uso adequado e econômico dos veículos. Além disso, também define o tempo de operação, a vida útil de cada ativo e o intervalo adequado das manutenções.
Com ela, a gestão tem o respaldo correto para cobrar os motoristas, caso se portem de maneira inadequada no trânsito, aplicando as devidas penalidades, se necessário. Assim, é possível garantir que os veículos sejam usados da melhor maneira, aumentando o tempo de vida útil e principalmente: reduzindo gastos que poderiam ser gerados pelo mau uso dos ativos.
Quais são as regras para uma boa política de gestão de frotas?
Ao elaborar essas diretrizes é importante estabelecer como e quando usar os veículos, se é permitido ou não utilizar o carro fora do horário de trabalho, por exemplo.
Uma regra importante é em relação ao abastecimento. É importante deixar claro se há ou não postos conveniados para realizar o abastecimento; se precisa apresentar notas fiscais; se há reembolso ou se será utilizado um cartão corporativo.
Outra regra a ser estabelecida é a quilometragem. Aqui, a gestão deve deixar claro se é preciso comprovar a quilometragem inicial e final de cada serviço.
Dois outros pontos cruciais para uma boa política são: conservação, a qual engloba os cuidados com o veículo, e diretrizes de multas e acidentes, que devem abordar todas as tratativas para cada caso de infração de trânsito.
Ao aplicar diretrizes e regras para frotas, a gestão pode obter alguns benefícios. Veja 4 deles.
1. Política de frotas é sinônimo de redução de custos
Uma política de frotas bem organizada colabora com a redução de gastos com combustível, já que os motoristas devem respeitar os limites de velocidade e segurar um pouco o pé no acelerador.
O horário de rodagem dos ativos, ao ser restringido de acordo com as demandas da empresa, também pode gerar economia, já que desgastes desnecessários serão evitados.
2. Padronização dos veículos
Ao adicionar novos veículos a uma frota, é necessário realizar a sua padronização, isto significa que todos os equipamentos e acessórios necessários devem ser instalados.
Além disso, toda a padronização estética dos veículos, como os carros destinados às vendas, que necessitam de identificação e personalização, deve estar descrita na política de frotas.
Dessa forma, é possível manter uma linha de padronização em todos os veículos.
3. Delegar funções e responsabilidades
Quais colaboradores serão responsáveis pelo abastecimento dos veículos? Qual metodologia será utilizada para o controle das manutenções? Essas são algumas das perguntas que surgem ao desenvolver uma política de gestão de frotas.
Nesse momento é importante definir as funções que cada colaborador irá desempenhar e como ele deve desenvolvê-las. Por esse motivo, é importante incluir todos os funcionários impactados pela gestão da frota na hora de validar o documento e para estarem cientes dos seus deveres e obrigações.
Deixando as regras e funções claras, os funcionários desempenham suas tarefas com mais agilidade e cientes do que deve e não deve ser feito.
4. Aspectos legais
As multas de trânsito são de responsabilidade do condutor, uma vez que eles precisam cumprir as leis de trânsito. Dessa forma você deverá decidir qual valor ou porcentagem da multa será descontado da folha de pagamento do colaborador.
Nesse ponto, é importantíssimo haver uma comunicação clara entre funcionários e empresa sobre a política, e que eles trabalhem de acordo com as leis enquanto estiverem dirigindo algum veículo da frota.
Assim, é possível diminuir gastos com multas, além de deixar os funcionários cientes das responsabilidades que deverão arcar ao realizarem alguma infração no trânsito.
Talvez você esteja se perguntando: como fiscalizar e controlar todas essas diretrizes?
Alguns desses pontos, se não todos, podem ser acompanhados com maior rigor utilizando um sistema de gestão de frotas. Dessa forma, o trabalho para colocar a política de gestão em prática pode ser mais ágil.
Com esse tipo de sistema é possível tomar decisões assertivas e controlar o desgaste dos ativos, porém, é imprescindível que você comunique a todos os condutores sobre a existência de um sistema de gestão de frotas e que eles serão monitorados em todas as viagens.
Resumindo: vale a pena implementar uma política de frotas?
Com certeza!
Com ela, cada funcionário saberá a sua função e papel a ser desenvolvido dentro da gestão de frota. Consequentemente, os serviços serão feitos com mais rapidez, os colaboradores serão mais produtivos e haverá redução nos custos operacionais.
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