A maioria dos gestores de frota entende a importância de manter a conformidade da frota. Garantir o compliance mantém seguros seus motoristas e ativos enquanto os ajuda a evitar multas e outras inconformidades.
Administrar uma empresa em conformidade é essencial para qualquer operação. É garantir, por lei, que os veículos estejam seguros e em condições de rodar, confirmando que eles possam fazer o trabalho que se espera deles.
Os veículos bem mantidos evitam tempo de inatividade, que podem ser caros e prejudicar o serviço.
Ter as informações disponíveis para evidenciar que as verificações essenciais foram realizadas para padrões específicos, cria uma sequência auditável necessária para os regulamentos de conformidade da frota.
Nesse artigo, vamos analisar quais impactos as regulamentações de compliance têm em diferentes departamentos de uma empresa. Acompanhe a leitura!
O impacto da conformidade da frota para diferentes departamentos da empresa
Gestores e proprietários de empresas
Dependendo do tamanho da empresa, a liderança pode estar mais ou menos envolvida na tomada de decisões da gestão de frota, abordando questões de conformidade, reclamações de seguro e também fazendo sugestões para melhorar o desempenho.
No entanto, as operações diárias são geralmente realizadas por gestores de frota dedicados ou como uma tarefa secundária por assistentes, controladores ou representantes.
As empresas e seus respectivos proprietários ou gestores são diretamente impactados pelo nível de conformidade de uma frota, pois podem ser multados por qualquer forma de não conformidade como proprietários oficiais da frota.
Gestão da frota
Os gestores de frota são responsáveis por garantir que a empresa esteja em conformidade. Por lei, eles precisam garantir que os veículos sejam seguros e em boas condições de rodagem, para poderem realizar com segurança as tarefas que deles esperam.
Além disso, eles também são responsáveis por garantir que a carteira de habilitação seja verificada regularmente, multas pagas e os funcionários sejam treinados para conduzir os veículos com segurança.
Como dito acima, os gestores de frota podem ser responsabilizados como ‘proprietários’ de uma frota por todas as multas ocorridas, o que pode tornar esta tarefa um pouco complicada.
Além das multas, um possível pedido de regresso por parte da seguradora pode ser um risco financeiro que também precisa ser levado em consideração.
É por isso que é essencial realizar avaliações de risco e configurar processos de conformidade que forneçam uma visão geral detalhada das ações do veículo.
Departamento de Finanças
O departamento de Finanças está envolvido no compliance quando se trata de risco de seguro.
Sua tarefa é monitorar e cobrir todos os custos da empresa, o que pode não ser o caso quando as operações não estiverem em conformidade. Se uma empresa não garante verificações de carteira de motorista ou regulamentos de prevenção de acidentes, os seguros podem não pagar em caso de acidentes ou danos ao veículo ou motoristas.
Isso mostra que o departamento financeiro também se beneficia de um processo de conformidade bem definido que garante uma política de frota econômica.
Funcionários
Por último, mas não menos importante, os funcionários têm um impacto direto no cumprimento da conformidade em uma empresa.
Como estão usando veículos de forma ativa e regular, eles precisam garantir que cumprem os regulamentos de trânsito, bem como participam regularmente de verificações de carteira de motorista e/ou treinamentos.
As empresas devem promover uma cultura de segurança entre todos os funcionários para garantir que eles entendam a importância das políticas de conformidade e sigam-nas proativamente.
Sessões regulares de treinamento sobre políticas e melhores práticas dentro da empresa podem ser uma ótima maneira de garantir que os funcionários permaneçam cientes de suas responsabilidades.
A conformidade da frota é essencial para toda a empresa
A conformidade não precisa ser um processo complicado, mas pode exigir uma abordagem abrangente para ser executada corretamente. Como todos os aspectos da gestão de frotas, sempre surgirão desafios que precisam ser enfrentados!
Não existe uma solução única quando se trata de conformidade, mas com os dados corretos você pode monitorar, reduzir o risco e fazer melhorias mensuráveis para apoiar o sucesso em sua operação.
Conformidade, portanto, precisa se tornar um componente central da cultura de sua empresa.
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