Diante do avanço da pandemia do novo coronavírus, COVID-19, e a manutenção em grande parte do país das medidas de isolamento social, distanciamento e quarentena para reduzir a velocidade de contágio e contaminação da doença faz com que o trabalho remoto seja cada vez mais necessário.
Serviços de transporte em todo país continuam em operação, como o transporte de alimentos, medicamentos e a entrega de produtos adquiridos online. Diante disso, o gestor de frotas precisa se adaptar a necessidade de trabalhar remotamente, para proteger a sua saúde e dos seus colaboradores, porém mantendo a produtividade da sua frota.
Para auxiliar o gestor nessa tarefa existem uma série de ferramentas de gestão de frotas que permitem a ele realizar o gerenciamento dos veículos de dentro da sua casa.
CRIE UM PADRÃO DE COMUNICAÇÃO COM A SUA EQUIPE
O ponto mais importante de todos quando se trata de trabalho remoto é garantir a boa comunicação entre todos os membros do time, mesmo que eles não estejam no mesmo espaço físico. Você pode estar em casa, os motoristas podem estar em rota e alguns dos seus funcionários ainda podem estar indo para a empresa.
Portanto, crie um canal de comunicação claro com todos eles, realize reuniões em plataformas virtuais e alinhe as expectativas, deixando claro os objetivos que precisam ser atingidos nesse período de crise, tarefas que precisam ser realizadas e como devem ser realizadas.
Deixar claro para o seu time os padrões de trabalho e objetivos a serem atingidos diariamente irá permitir a eles tomar algumas decisões sem a sua presença de maneira mais assertiva e confiante e ter um canal de comunicação aberto permitirá com que eles entrem em contato com você facilmente sempre que necessário.
USE RELATÓRIOS DO SISTEMA DE MONITORAMENTO DE FROTAS
O sistema de monitoramento de frotas permite ao gestor realizar o acompanhamento da posição de cada veículo em tempo real para saber se ele está no local planejado naquele momento. O gestor de frotas pode, da sua casa, monitorar toda a rota realizada pelo motorista no dia ou na semana.
Os relatórios do sistema de monitoramento de frotas ainda permitem com que o gestor acompanhe os pontos de parada para saber se o motorista visitou todos os clientes para realizar um entrega/coleta/serviço, se isso foi feito no horário correto ou se houve atraso e, ainda, quanto tempo ele demorou realizando cada serviço.
O controle de rotas e quilometragem percorrida permite ao gestor saber sobre possíveis desvios de rota, paradas inesperadas e excessos de velocidade. Assim, é possível que mesmo de casa o gestor esteja com os olhos atentos sobre a operação, percebendo erros e problemas, podendo entrar em contato com o motorista para solucioná-los.
USE O SISTEMA DE CONTROLE DA JORNADA DO MOTORISTA
Você pode realizar o controle da jornada dos motoristas de duas maneiras distintas, a depender das ferramentas disponíveis na sua empresa.
No sistema de controle de jornada do motorista, cada motorista dispõe de um dispositivo onde ele insere o horário de início da sua jornada, informa quando está em espera, descanso, almoço ou direção e o horário de término da jornada. Você poderá, então, consultar os relatórios para analisar se os motoristas estão seguindo as regras da Lei do Motorista e se estão iniciando e terminando a jornada no horário definido.
Por outro lado, caso a sua empresa não disponha de um sistema exclusivo de controle de jornada do motorista, você poderá realizar essa tarefa através do sistema de monitoramento de frotas.
Através do rastreamento veicular, o gestor pode acompanhar o horário de saída e chegada do veículo na garagem e paradas realizadas ao longo do dia, inclusive a pausa para o almoço. Com isso, ele poderá avaliar alguns parâmetros da jornada, como a sua duração e se o motorista parou ou não para almoçar e confrontar com as informações reportadas pelos motoristas.
ACOMPANHE AS ORDENS DE SERVIÇO DE MANUTENÇÃO
Você pode não estar presente na empresa para analisar os veículos, suas necessidades de manutenção e levá-los até a oficina. Porém, com o sistema de gestão de manutenções você pode acompanhar as ordens de manutenção e o seu status.
Assim, você poderá saber se o veículo está disponível para trabalhar ou se ele está em manutenção naquele momento, em que oficina ele se encontra (caso esteja em manutenção) e qual serviço está sendo realizado.
O sistema ainda permite com que você mantenha a rotina de manutenções preventivas do plano de manutenção preventiva do veículo. A quilometragem de cada veículo é atualizada com base nas informações do GPS do rastreador veicular, alertando você no momento em que um serviço preventivo precisa ser realizado. Você poderá, então, abrir uma ordem de serviço e solicitar que o veículo seja encaminhado para a oficina.
ACOMPANHE O HISTÓRICO DE ABASTECIMENTOS
Assim como é possível acompanhar a situação de cada serviço de manutenção que está sendo realizado no veículo e manter a sua rotina de manutenções preventivas, é possível também fazer um controle rigoroso do consumo de combustível.
O sistema de controle de abastecimentos, permite com que o gestor analise todo o histórico de abastecimentos realizados e quilometragem percorrida entre um abastecimento e outro. Ele poderá comparar o odômetro do veículo registrado pelo motorista no momento do abastecimento com o odômetro indicado no sistema de monitoramento de frotas para verificar possível divergência e desvio de combustível.
Assim, o gestor terá sempre relatórios de abastecimentos, custos e autonomia dos veículos.
Se mantenha conectado com a sua frota e acompanhe tudo o que acontece com ela de onde você estiver!
