Cortar e controlar custos da frota. Esse é com certeza um dos principais objetivos de todos os gestores de frota.
Entretanto, como reduzir os custos da sua frota sem antes saber qual a sua composição? Como tomar uma decisão sobre melhores formas de reduzir custos se não sei ao certo quais são os meus maiores gastos, desperdícios e custos ocultos?
É para te ajudar a responder perguntas como essa que entra em cena o TCO (Custo Total do Propriedade) do veículo.
O que é o TCO (custo total de propriedade) de um veículo?
O TCO (Custo Total de Propriedade, do inglês Total Cost of Ownership), é um indicador que estima qual o valor total gasto por uma empresa para ter e manter um veículo na sua operação. É o cálculo geral de todos os custos de aquisição e manutenção dos ativos da frota.
Essa métrica é fundamental para que o gestor possa entender o custo real com os seus veículos e desenvolver a partir uma gestão estratégica de frotas.
No caso de frotas de veículos, o TCO é composto por itens como parcela de financiamento, custos de pneus, manutenção corretiva, manutenção preventiva, combustível, sistemas de gestão, multas, documentos e tudo mais que for necessário gastar para garantir as condições operacionais do veículo.
Principais itens que compõem o TCO
Agora que você já sabe o que é um TCO, vamos mostrar os principais itens que compõem o TCO para que você possa calcular na sua frota.
Custos fixos
São aqueles custos que não variam ao londo do tempo e é muito importante levá-los em consideração. Entre os custos fixos, temos:
- Depreciação do veículo (perda de valor do veículo ao longo do tempo);
- Custo de oportunidade;
- Seguro;
- Sistema de gestão de frota.
Custos variáveis
Esses são os custos que podem ocorrer variação ao longo do tempo e não são necessariamente custos mensais. Os custos variáveis, podem ser:
- Combustível;
- Pneus;
- Manutenção;
- Sinistros não cobertos pelo seguro;
- Multas de trânsito;
- Pedágio.
Custos ocultos
Sabe aqueles custos que não são visíveis, mas ainda fazem parte dos custos na frota? São os custos ocultos. Então, isso pode varia de empresa para empresa.
Mas, por exemplo, os custos com administração são um exemplo de custos ocultos.
Para que serve o cálculo do TCO de um veículo?
É ideal que todos os gestores de frota entendam a composição dos custos dos seus veículos e quanto eles custam para a empresa, para que a partir disso possam elaborar ações assertivas que visem a redução de custos e ganho de eficiência.
O TCO é a principal métrica de avaliação de custos em uma frota e um indicador essencial para avaliar a rentabilidade da sua operação. Sem ele será impossível saber se os seus investimentos estão com retorno positivo ou negativo.
Decisões mais assertivas
Se você quer, por exemplo, tomar uma decisão entre locar, terceirizar, agregar ou ter frota própria, é a partir da comparação do TCO do veículo com o valor cobrado pela locadora, empresa de terceirização ou pelo serviço do motorista agregado, que você conseguirá tomar a decisão correta em termos financeiros.
Se o seu TCO for maior do que o custo com a terceirização, já é um bom indicativo para a mudança. Porém, se você não sabe o valor do seu TCO, não há como decidir.
Outro exemplo, é uma decisão de compra de veículo, a análise de TCO pode mostrar que é melhor comprar um veículo mais caro inicialmente, porém com menor consumo, pois assim, ao longo do ciclo de vida desse veículo o menor custo de uso dele irá compensar o custo de aquisição.
Visibilidade de custos ocultos
Parar para calcular o TCO também ajuda o gestor a ter uma visão mais clara do que está consumindo os seus recursos e às vezes o faz perceber que alguns custos existem e ele não estava atento a sua magnitude.
Assim, é através de uma análise detalhada do TCO que custos ocultos serão descobertos e reduções de custo verdadeiras poderão ser feitas na frota.
Planejamento financeiro assertivo
Por fim, ter uma visão clara do TCO ajudará o gestor a realizar o seu planejamento financeiro e orçamento com mais assertividade, pois ele saberá quanto seu ativo custará tanto no curto quanto no longo prazo.
A clareza com relação aos itens de custo faz com que os seus gastos se tornem mais previsíveis e planejáveis, assim como evita que algo seja esquecido, fique fora do planejamento e provoque um desvio futuro no orçamento.
Projeções precisas
As projeções precisas referem-se à capacidade do TCO de prever, de maneira confiável, os custos futuros associados à manutenção, consumo de combustível, depreciação e outros elementos que compõem os gastos ao longo da vida útil de um veículo.
Ao analisar detalhadamente cada componente do TCO, a empresa pode antecipar despesas futuras, identificar áreas de otimização e tomar decisões informadas sobre a renovação ou substituição de veículos na frota.
Com isso, a precisão nas projeções oferece uma base sólida para a elaboração de orçamentos mais realistas.
Orçamento saudável
Ao adotar uma abordagem baseada no TCO, é possível criar orçamentos mais realistas e alinhados com a realidade operacional de sua frota. Isso significa considerar não apenas os custos iniciais de aquisição de veículos, mas também os custos contínuos ao longo do tempo.
Lembre-se de que a saúde financeira de uma empresa está intrinsecamente ligada à sua capacidade de prever, controlar e otimizar despesas. Assim, o TCO oferece uma estrutura abrangente para avaliar o impacto financeiro de cada veículo na frota.
Com um orçamento saudável, a empresa pode direcionar os recursos de forma eficaz, minimizar gastos desnecessários e ainda promover uma gestão financeira responsável.
Como calcular o TCO de um veículo?
O cálculo de TCO vai depender inicialmente do modelo de frota que a empresa possui, locada ou própria. Em cada caso a composição de custos é um pouco diferente. Por exemplo, no caso de frota própria é preciso considerar seguro, financiamento, manutenção preventiva, emplacamento, licenciamento. Todavia, todos esses itens já estão inclusos na mensalidade do carro alugado, em que você tem basicamente gastos com a mensalidade, manutenção corretiva e combustível.
Mas, de maneira geral, o TCO é composto pelo custo de aquisição, no caso a parcela mensal de financiamento (que não existe no caso de frota alugada), custos de manutenção, utilização e depreciação (também aplicável apenas no carro próprio).
Assim, em linhas gerais temos que:
TCO = (Valor de compra do veículo) + (despesas de uso) + (custos de manutenção) – (valor de revenda do veículo)
- Valor de compra do veículo ou custo de aquisição: representa o total investido para a compra de um ativo ou no caso de uma avaliação mensal, o valor pago mensalmente pelo financiamento.
- Despesas de uso: São todos os custos relacionados ao uso do veículo durante o dia a dia na empresa, como combustível, pedágio, lavagem, etc.
- Custos de manutenção: São os custos relacionados às manutenções corretivas e preventivas dos veículos, necessárias para garantir a sua vida útil e disponibilidade.
- Depreciação: A depreciação é um cálculo bastante difícil de ser feito, pois a operação da empresa impacta diretamente no desgaste e perda de vida útil do veículo, o que impactará no seu valor final de revenda. Mas, em linhas gerais, a depreciação é a perda de valor de mercado ao passar do tempo pelo ativo, onde:
Valor de revenda = Valor de compra – Depreciação
Como todo indicador, a sua capacidade de calcular um TCO preciso dos seus veículos dependerá diretamente da sua capacidade de medir adequadamente cada uma das parcelas de composição do TCO. Por esse motivo é necessário listar os itens que compõe cada uma das categorias citadas acima.
Claro que as variáveis envolvidas nesse cálculo são muitas e nem sempre pode ser necessário ter o esforço gerencial de medir todas. Idealmente você deveria medir cada custo da sua frota, mas sabemos que isso nem sempre é possível e é melhor, às vezes, trabalhar com o Pareto dos 20% de itens que representam 80% dos custos do que despender um esforço gerencial muito grande para medir tudo. Tudo dependerá também do nível de exigência e maturidade em gestão de frotas da sua organização.
Em alguns casos é possível construir uma boa análise de TCO apenas com os principais itens de custo da frota.
Exemplo de cálculo de TCO de veículo
Imagine que você comprou um equipamento por R$ 100 mil, e ele demandará, em 5 anos:
- Custo de manutenção: R$ 30 mil
- Custo de operação: R$ 10 mil
- Custo de manutenções: R$ 30 mil
- Preço final para uma possível revenda: R$ 50 mil (desvalorização de 50%).
No cálculo mais simples, teríamos:
TCO = R$ 100.000,00 + R$ 10.000,00 + R$ 30.000,00 – R$ 50.000,00 = R$ 90.000,00 para um uso projetado em 5 anos.
Com o cálculo de Custo Total de Propriedade, você terá uma visão clara dos valores envolvidos na aquisição de uma máquina ou equipamento. No entanto, esse é apenas um fato a ser considerado antes da compra.
Planilha de cálculo de TCO de um veículo
O uso de planilhas para o cálculo do TCO não é algo muito recomendado. Dada a natureza complexa desse cálculo, quantidade de itens de custo envolvidos, volumes de transações que precisam ser realizadas, é recomendável o uso de um software de gestão de frotas.
Uma ferramenta de gestão de frotas é grande aliada do gestor nesse momento, pois nela o gestor poderá registrar todos os custos de um veículo, categorizar, avaliar a quilometragem percorrida e outros indicadores que o ajudarão no cálculo do TCO. Muitas ferramentas inclusive, quando bem alimentadas, podem fornecer para o gestor o cálculo automático do TCO.
Uma ferramenta de integração de dados também é bastante útil. Uma vez, que no mercado o mais comum é que o gestor de frotas tenha uma solução de abastecimento, uma de rastreamento e telemetria, outra de pedágio e uma de custos de manutenção e despesas gerais, é essencial que tudo isso seja integrado e centralizado em outro local onde o TCO poderá ser efetivamente calculado.
É importante ressaltar também que os custos de uso do veículo podem variar de acordo com o tipo de operação. Por exemplo, em operações de transporte de carga valiosa pode ser necessário ter um seguro mais robusto para a carga, um sistema de telemetria mais completo e um gestor de risco. Enquanto isso, uma operação mais simples pode precisar apenas de um sistema de monitoramento básico sem seguro.
Algumas empresas podem usar um sistema de roteirização e gestão de entregas, mas outras que não são da área de distribuição não tem essa necessidade. Portanto, é preciso entender as particularidades do seu negócio e o que você precisa para mantê-lo em pleno funcionamento.
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