Como qualquer gestor de frota sabe, um sistema de gestão de frotas é uma ferramenta indispensável para garantir operações produtivas e econômicas. Do rastreamento preciso de veículos ao gerenciamento de combustível, destacamos os cinco recursos obrigatórios que você precisa em sua frota de veículos e seus benefícios.
No entanto, nem todos os sistemas disponíveis no mercado oferecem as funcionalidades essenciais para uma gestão eficiente.
Por isso, preparamos este artigo para mostrar o que é um sistema de gestão de frotas, como ele impacta a operação e quais são as principais ferramentas que ele deve oferecer para garantir uma gestão completa e eficaz. Continue a leitura e fique por dentro do tema!
O que é um sistema de gestão de frotas?
Um sistema de gestão de frotas é uma plataforma tecnológica que permite monitorar, controlar e otimizar a operação de veículos de uma empresa.
Com isso, ele reúne diversas funcionalidades para acompanhar o desempenho dos motoristas, planejar rotas mais eficientes, controlar o consumo de combustível, gerenciar a manutenção dos veículos e garantir a conformidade com regulamentações do setor.
Com o avanço da tecnologia, esses sistemas se tornaram ainda mais robustos, oferecendo integração com GPS, sensores de telemetria e câmeras veiculares. Dessa forma, o gestor tem acesso a informações detalhadas em tempo real, permitindo decisões mais estratégicas e redução de custos operacionais.
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Como ter um sistema de gestão de frotas impacta uma operação?
A implementação de um sistema de gestão de frotas transforma a maneira como a empresa administra seus veículos e motoristas. Esse impacto pode ser observado em diversas áreas da operação, resultando em maior controle, economia e segurança.
Maior eficiência operacional
Sabemos que a gestão manual de uma frota pode gerar gargalos operacionais, erros humanos e desperdício de tempo.
Por isso, um sistema automatizado melhora o fluxo de trabalho, reduz falhas no controle de veículos e otimiza o uso da frota. Ou seja, você consegue monitorar cada detalhe da operação e tomar decisões baseadas em dados concretos, sem depender de processos demorados e ineficientes.
Redução de custos com combustível, falhas e manutenções
O combustível representa um dos maiores custos para empresas de transporte.
Um sistema de gestão permite acompanhar o consumo em tempo real e identificar padrões que indicam desperdícios, como o modo de condução e rotas ineficientes. Além disso, a manutenção preventiva pode ser programada para evitar falhas mecânicas inesperadas, prolongando a vida útil dos veículos e reduzindo custos com reparos emergenciais.
Aumento da segurança
É importante destacar que um sistema de gestão ajuda a monitorar o comportamento dos motoristas, detectando infrações como excesso de velocidade, freadas bruscas e tempo excessivo ao volante.
Aliás, recursos como câmeras veiculares e alertas de fadiga podem prevenir acidentes e garantir um ambiente de trabalho mais seguro para os condutores.
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Melhora na gestão de documentos
Controlar documentos como licenciamento, seguros, autorizações e certificados de manutenção é essencial para evitar problemas legais.
Assim, um sistema de gestão centraliza todas essas informações, gerando alertas automáticos para vencimentos e garantindo que nenhum documento essencial seja esquecido ou perdido.
Transparência nas operações
Já a tecnologia permite que todas as informações da frota fiquem registradas de forma organizada e acessível. Isso traz mais transparência para a operação, permitindo que gestor, clientes e parceiros tenham uma visão clara do desempenho dos veículos e motoristas.
Tomada de decisão baseada em dados
Ao invés de decisões baseadas em suposições, um sistema de gestão oferece relatórios detalhados e dashboards intuitivos que mostram métricas de desempenho em tempo real.
Logo, permite ajustes rápidos na operação e decisões mais assertivas para aumentar a produtividade e reduzir custos.
Conformidade legal e regulamentar
Empresas de transporte precisam seguir diversas normas e regulamentações para evitar multas e penalidades.
Então, o uso de um bom sistema de gestão ajuda a garantir que todas as exigências legais sejam cumpridas, desde o controle de jornada dos motoristas até a manutenção regular dos veículos.
Quais são as funcionalidades essenciais em um sistema de gestão de frotas?
Um sistema de gestão de frotas eficiente deve contar com funcionalidades que tragam mais controle, segurança e otimização para a operação.
A seguir, veja as principais funcionalidades que um bom sistema deve oferecer.
1. Rastreamento de veículos por GPS
O dispositivo de rastreamento GPS é essencial em um sistema de rastreamento de veículos e gerenciamento de frotas por esse tipo de tecnologia. Depois que o técnico instalar esses dispositivos em sua frota, é possível acessar a localização e o movimento em tempo real de qualquer um de seus veículos.
Esta informação pode ser acedida por meio de um dispositivo para poder saber com precisão onde estão os seus veículos, onde estavam quando iniciaram a viagem, onde pararam e durante quanto tempo.
Além de aumentar a produtividade, o atendimento ao cliente também melhora, pois poderá informar aos clientes os horários de chegada dos veículos. Sensores que detectam níveis de combustível, portas abertas e muito, mas também podem ser adicionados ao sistema para melhorar a economia de custos.
2. Análise do comportamento de condução
Vale destacar que os melhores sistemas de gestão de frotas terão um recurso para monitorar e medir o comportamento de condução.
Um sistema de gestão de frotas deve ser capaz de registrar padrões de direção, como:
- Excesso de velocidade;
- Acelerações e frenagens bruscas;
- Uso excessivo do motor em marcha lenta;
- Tempo de direção contínuo sem pausas.
Com esses dados, o gestor pode identificar motoristas que precisam de treinamento para uma condução mais segura e econômica, reduzindo o risco de acidentes e o consumo desnecessário de combustível. Além disso, a análise do comportamento contribui para a preservação dos veículos, minimizando o desgaste excessivo de peças e componentes.
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3. Alarmes da frota
Já os alarmes são um recurso útil para as empresas responderem rapidamente a qualquer situação difícil em relação às suas frotas.
O sistema de gestão de frota deve permitir que você crie alarmes personalizados de acordo com suas necessidades. Por exemplo, essas alertas podem ser configuradas para diversas situações, como:
- Saída de um veículo da cerca virtual;
- Paradas não autorizadas ou prolongadas;
- Tentativa de desligamento do rastreador;
- Falhas mecânicas detectadas pelos sensores;
- Tempo excessivo ao volante, indicando risco de fadiga do motorista.
Com isso, ficar alerta às mudanças é importante para garantir que os veículos operem de forma econômica e produtiva.
4. Gerenciamento de combustível
O consumo eficiente de combustível é uma preocupação fundamental para os gerentes de frota, pois os custos de combustível representam uma grande parte do orçamento de uma empresa.
Por isso que o Super App Infleet tem o módulo de abastecimento. Com este módulo, você pode monitorar os níveis de combustível 24 horas por dia, 7 dias por semana e ver com que frequência os veículos são reabastecidos e drenados. Isso ajuda você e sua equipe a identificar casos de vazamentos ou roubos rapidamente.
Você pode definir alarmes para avisar você e o motorista imediatamente, sempre que ocorrer a drenagem e obter uma medição permanente do nível de combustível nos tanques. Ainda vale ressaltar que o consumo médio de combustível também é calculado, por veículo e período de tempo.
5. Planejamento e monitoramento de rotas
Sua frota está seguindo a rota otimizada?
Esse recurso ajudará você a monitorar a execução de rotas e antecipar eventos futuros, apoiando suas decisões de gestão de frota, minimizando o consumo de combustível e aumentando a produtividade.
Os clientes desfrutarão de tempos de chegada mais rápidos e, de quebra, ainda promove uma melhor experiência para ele.
6. Assistência
Mesmo com um planejamento eficiente, imprevistos podem acontecer, como falhas mecânicas, acidentes ou emergências. Por isso, contar com uma funcionalidade de assistência integrada no sistema de gestão de frotas é um diferencial importante.
Essa funcionalidade permite que o motorista solicite suporte diretamente pelo sistema em caso de necessidade, agilizando o atendimento e evitando longas paralisações.
Além disso, alguns sistemas contam com integração a serviços de socorro mecânico, reboque e até assistência médica, garantindo mais segurança para os motoristas e para a operação.
7. Possibilidade de integração
Para que a gestão de frotas seja realmente eficiente, o sistema utilizado deve permitir integração com outras ferramentas da empresa, como:
- Ter um módulo de despesas para controlar melhor os gastos da frota;
- Softwares de gestão de manutenção para programar revisões e reparos;
- Plataformas de telemetria para monitoramento avançado da condução;
- Sistemas de controle de jornada dos motoristas para garantir conformidade com as regulamentações trabalhistas.
Com uma plataforma integrada, a empresa tem uma visão completa da operação, reduz retrabalho e melhora a comunicação entre diferentes setores. Ou seja, você terá um fluxo de trabalho mais ágil e eficiente.
Como escolher um sistema de gestão de frotas?
Para escolher a melhor solução para sua empresa, considere os seguintes fatores:
- Facilidade de uso
- O sistema deve ser intuitivo e acessível para gestores e motoristas.
- Suporte técnico
- Contar com um atendimento rápido e eficiente é essencial para resolver problemas sem impactar a operação.
- Escalabilidade
- O software precisa acompanhar o crescimento da frota e da empresa.
- Custo-benefício
- O investimento deve gerar um retorno em economia e eficiência.
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