Se você trabalha com gestão de frota, logística ou abastecimento, provavelmente já ouviu falar de NCM. Afinal, ela aparece na NF, nos controles fiscais e, vez ou outra, alguém do financeiro pergunta: “Você pode confirmar o NCM desse item?”.
Mas, no dia a dia da operação, o assunto costuma ficar escondido, até o momento em que ele faz diferença direta nos seus custos. Pensando nisso, a seguir, você entende o que é a consulta NCM, por que isso importa para sua empresa e como evitar erros que podem gerar multas e inconsistências fiscais. Vamos lá?
O que é NCM?
Resumidamente, NCM significa Nomenclatura Comum do Mercosul. Isto é, é um código de 8 dígitos usado para classificar mercadorias em toda a região do Mercosul (Brasil, Argentina, Paraguai e Uruguai).
Na prática, ele serve para:
- Identificar o tipo de produto;
- Definir impostos aplicáveis;
- Padronizar informações em notas fiscais;
- Facilitar auditorias e fiscalizações.
Ou seja: é o “CPF do produto”.
Por que gestores de frota precisam se preocupar com isso?
Mesmo que você não esteja no controle financeiro da frota, o NCM aparece em vários pontos da rotina:
- Aquisição de peças e componentes;
- Compra de pneus, óleos e acessórios;
- Contratação de serviços que envolvem itens controlados;
- Requisições e auditorias internas;
- Compliance fiscal.
Quando o código está errado, os riscos aumentam:
- Tributação indevida;
- Possibilidade de multa;
- Questionamentos da fiscalização;
- Divergências em auditorias;
- Retrabalho entre compras + frota + financeiro.
Ou seja: a consulta NCM evita dor de cabeça e garante que sua operação esteja alinhada com a legislação.
Como funciona a consulta NCM?
A consulta NCM serve para confirmar se o código informado na nota fiscal corresponde, de fato, ao produto comprado. Existem três formas de fazer isso:
1. Consulta oficial do Governo
O governo mantém um portal com todos os códigos atualizados. Assim, você pesquisa pelo nome da mercadoria ou pelo código.
2. Consulta via SEFAZ
Algumas Secretarias da Fazenda estaduais oferecem buscadores complementares.
3. Plataforma confiável de consulta
É a opção mais prática se você tem volume e quer evitar erros. Isso porque a plataforma cruza os dados, indica inconsistências e facilita a conferência.
O que você deve verificar ao consultar um NCM?
Sempre observe:
- Descrição do produto: deve combinar com o item real;
- Aplicação: alguns códigos mudam dependendo do uso;
- Tributação: ICMS, IPI e PIS/COFINS podem variar;
- Atualização: o NCM é ajustado com frequência, códigos antigos deixam de valer.
Lembre-se: uma conferência de 2 minutos evita horas de retrabalho depois.
Erros comuns (e como evitar)
Quer saber quais são alguns dos erros mais comuns na consulta NCM? Você provavelmente já viu algum desses acontecer:
- Usar um NCM “parecido”: produtos semelhantes podem ter códigos diferentes e isso muda impostos;
- Reaproveitar código de nota antiga: nem sempre o fornecedor manteve o mesmo NCM ao longo do tempo;
- Confiar 100% no código da nota fiscal: Fornecedores também erram. Por essa razão, é responsabilidade da empresa conferir;
- Ignorar atualizações oficiais: quando um código deixa de existir, o sistema passa a rejeitar a NF.
Por que isso importa para a gestão da sua frota?
Se a sua operação compra peças, pneus, lubrificantes ou qualquer item técnico, manter o NCM correto também significa:
- Menos glosas e retrabalhos;
- Processos de compra mais eficientes;
- Auditorias mais rápidas;
- Compliance fiscal fortalecido;
- Previsibilidade de custos.
Ou seja, é uma daquelas rotinas invisíveis que fazem a gestão funcionar bem.
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Conclusão
Como vimos, a consulta NCM parece burocrática, mas é essencial para a saúde fiscal da sua operação. Afinal, quando você confere o código certo, reduz riscos, melhora a rastreabilidade e garante que toda a cadeia, do fornecedor ao financeiro, fale a mesma língua!
Paulo Silva
Paulo é consultor de gestão de frotas da INFLEET. Passou anos acompanhando operações na estrada e hoje usa dados, experiência e olhar humano para orientar gestores rumo a operações mais seguras, eficientes e sustentáveis.
