Em qualquer tipo de operação a falta de organização e planejamento causa uma série de problemas, atrasos, falhas e desperdícios. Na gestão de frotas e logística não é diferente.
A gestão de frotas e da cadeia logística de uma empresa exige controle e precisão para coordenar eficientemente todas as etapas do processo. Portanto, muitas empresas tem utilizado a metodologia 5s nas suas operações.
A metodologia 5s é um instrumento de gestão que auxilia o gestor de frotas a criar uma cultura de organização e disciplina dentro da empresa, ajudando a identificar problemas e oportunidades de melhoria na cadeia logística da empresa.
Desta forma, ao reduzir desperdícios nas operações logísticas, o gestor conseguirá melhorar a sua eficiência operacional, reduzindo custos.
O que é a metodologia 5S?
Após a Segunda Guerra Mundial o Japão estava destruído e precisava se reerguer economicamente com poucos recursos que tinha disponível. Para tanto, era necessário utilizar da melhor forma possível os recursos disponíveis, evitando o desperdício. Nesse cenário surgiu a metodologia 5S.
A metodologia 5S tem como principal objetivo criar um ambiente de trabalho que favoreça a alta performance da equipe. Para isso o 5S foca em 3 aspectos: produtividade, qualidade e eliminação de desperdícios.
Para atingir o objetivo de implementar um ambiente de alta performance, focado em qualidade, produtividade e redução de desperdícios, o 5S se baseia em 5 pilares.
Quais são os pilares da metodologia 5S?
A essência da metodologia 5S está nos seus cinco pilares, que constituem uma base sólida para a organização e padronização de processos. Esses pilares podem ser aplicados em diversas áreas e, quando adotados corretamente, promovem uma verdadeira transformação na cultura da empresa.
Seiri (Utilização)
O primeiro pilar, Seiri, está relacionado ao conceito de “utilização”. Seu objetivo é eliminar todos os itens desnecessários que ocupam espaço e geram desorganização no ambiente de trabalho.
Em outras palavras, o Seiri sugere que devemos identificar e remover tudo o que não é essencial para as operações do dia a dia. Esse processo não apenas libera espaço físico, como também ajuda a equipe a focar no que realmente importa, evitando distrações e aumentando a produtividade.
Na prática, o Seiri pode ser aplicado na gestão de frotas ao analisar equipamentos e recursos da frota que são subutilizados ou desnecessários.
Por exemplo, veículos que estão ociosos podem ser vendidos ou realocados, e peças que não estão mais em uso podem ser descartadas, liberando espaço no depósito.
Seiton (Organização)
Seiton refere-se à “organização”. Uma vez que o Seiri tenha eliminado o que é desnecessário, o próximo passo é organizar o que ficou de maneira lógica e eficiente.
Cada item deve ter um lugar específico, de fácil acesso e devidamente identificado, pois facilita o trabalho diário e evita a perda de tempo procurando por ferramentas ou documentos.
Na gestão de frotas, Seiton se traduz na organização de documentos, como licenças, registros de manutenção e dados de telemetria.
Manter esses itens organizados e acessíveis pode agilizar processos de auditoria e gerenciamento de frotas. Além disso, a organização das peças de reposição e ferramentas nos depósitos também segue esse princípio, garantindo que tudo esteja pronto para ser utilizado no momento necessário.
Seiso (Limpeza)
O terceiro pilar, Seiso, significa “limpeza”. Mais do que apenas a higienização do ambiente, Seiso envolve a ideia de manter o local de trabalho limpo e agradável.
Dessa forma, a empresa reduz a probabilidade de falhas operacionais, melhora o bem-estar dos colaboradores e contribui para a imagem da empresa.
No contexto da gestão de frotas, Seiso é aplicado na manutenção regular dos veículos e na limpeza dos locais onde são armazenados. Um ambiente de trabalho limpo também reflete uma cultura de responsabilidade e cuidado, tanto com os veículos quanto com os colaboradores.
Seiketsu (Padronização)
Seiketsu é o pilar que trata da “padronização”. Após implementar os três primeiros S’s, é fundamental criar padrões que garantam a continuidade dessas práticas.
O Seiketsu envolve a criação de procedimentos claros e uniformes que todos os colaboradores devem seguir, assegurando que a organização, limpeza e utilização continuem a ser aplicadas de maneira eficiente.
Na gestão de frotas, a padronização pode incluir cronogramas regulares de manutenção, inspeções periódicas dos veículos e práticas consistentes para o controle de estoque de peças. A padronização também ajuda a manter a qualidade dos serviços prestados, independentemente de mudanças na equipe.
Shitsuke (Disciplina)
O último pilar, Shitsuke, está relacionado à “disciplina”. Ele enfatiza a importância de manter os hábitos criados pelos outros quatro S’s ao longo do tempo.
O sucesso da metodologia 5S depende de uma cultura de disciplina e comprometimento, onde todos na organização seguem os procedimentos estabelecidos e promovem a melhoria contínua.
No caso da gestão de frotas, a disciplina significa garantir que os motoristas e os demais colaboradores cumpram os processos de manutenção preventiva, organizem adequadamente os documentos da frota e sigam os padrões de segurança e organização estabelecidos.
Somente com a disciplina contínua é possível colher os benefícios de longo prazo da metodologia 5S.
Benefícios da aplicação do 5S à gestão de frotas
A aplicação da metodologia 5S na gestão de frotas pode trazer uma série de benefícios práticos, que vão desde a redução de custos até a melhora no desempenho dos veículos e maior segurança no transporte. Vamos explorar alguns dos principais benefícios abaixo.
Redução de custos e desperdícios
O 5S permite que as empresas identifiquem e eliminem os desperdícios em todas as áreas.
Assim, pode incluir a redução de custos com peças desnecessárias, eliminação de veículos ociosos, e até mesmo a melhora no consumo de combustível, já que veículos em bom estado de conservação tendem a ser mais eficientes. Além disso, a aplicação do Seiri ajuda a manter apenas o que é necessário, evitando a compra excessiva de materiais e peças.
Melhoria de qualidade do serviço
Ao adotar o Seiton e Seiketsu, a empresa garante que todos os procedimentos sejam padronizados e organizados, o que resulta em uma melhor qualidade dos serviços.
No caso da gestão de frotas, isso se reflete em veículos mais bem cuidados e prontos para o uso, maior disponibilidade de frota e menos interrupções causadas por problemas mecânicos.
Aumento de produtividade
Quando o ambiente de trabalho é organizado e os processos são padronizados, como sugere o 5S, a produtividade tende a aumentar.
Na gestão de frotas, isso pode ser observado na maior agilidade para acessar documentos, encontrar peças de reposição e realizar manutenções preventivas.
A produtividade aumenta também porque os motoristas têm à disposição veículos em ótimo estado, prontos para o uso.
Maior satisfação dos colaboradores
A aplicação do Seiso e Seiketsu cria um ambiente de trabalho mais limpo, organizado e seguro, o que reflete diretamente na satisfação dos colaboradores.
Com isso, os motoristas se sentem mais confortáveis e motivados a desempenhar suas funções quando trabalham em um ambiente bem organizado e livre de desordem.
Redução de acidentes
Veículos em bom estado de conservação, como resultado da manutenção regular e da limpeza cuidadosa (Seiso), reduzem a probabilidade de acidentes.
A implementação do 5S na gestão de frotas, especialmente no que diz respeito à disciplina (Shitsuke) e à padronização (Seiketsu), ajuda a garantir que os veículos estejam sempre em perfeitas condições, evitando falhas que possam comprometer a segurança dos motoristas e de terceiros.
Como aplicar a metodologia 5S à gestão de frotas
O dia a dia de um gestor de frotas é muito cheio e atarefado, são muitas informações, muitos acontecimentos e problemas para serem resolvidos imediatamente.
O gestor precisa saber onde está cada veículo, qual serviço/entrega ele está realizando, quais já foram realizados, problemas de atraso nos serviços, manutenção dos veículos, abastecimentos, documentação, liberação do veículo para viagem, controle da jornada do motorista, custos, multas. Sem uma organização ótima o gestor de frotas pode ficar facilmente perdido, perder alguma informação, não registrar tudo adequadamente e ter dificuldades para resolver os problemas diários.
Portanto, a aplicação da metodologia 5S pode ser de grande ajuda. Mostramos para você como aplicar cada um dos 5 princípios na gestão de frotas da sua empresa e como isso irá aumentar a sua produtividade.
Aplicando a metodologia Seiri
No gerenciamento de frotas, a aplicação do Seiri começa pela análise do que realmente é necessário.
O senso de utilização é muito importante para a organização do escritório, interior do veículo, armazém e estoque de peças de manutenção. No escritório você pode definir quais são os materiais essenciais para as suas atividades diárias, documentos e eliminar toda a papelada que seja desnecessária.
O mesmo serve para o interior do veículo, organize com base nas necessidades reais do motorista, transporte apenas o necessário.
O armazém e o estoque de peças de manutenção são os grandes beneficiados, mantenha apenas as peças realmente úteis, faça um inventário de todas as peças do estoque e também das ferramentas utilizadas.
Na área de carga e descarga verifique o que é realmente útil, evite deixar caixas, pallets e outras coisas desnecessárias no espaço.
Aplicando a metodologia Seiton
Organize a sua frota, faça um inventário dos veículos, crie uma lista de fornecedores de peças, postos e oficinas conveniadas e utilize a tecnologia para o seu auxílio.
Sistemas de gestão de frotas são grandes aliados para essa organização. Um sistema de gestão de frotas, no qual você pode fazer o rastreamento da sua frota para saber a sua posição em tempo real do seu veículo, ter histórico de abastecimentos realizados, serviços de manutenção, situação de cada veículo, permite com que tudo esteja salvo em um único lugar, de fácil acesso, com informações fáceis de tratar, segmentar e analisar.
Assim, o gestor consegue eliminar fluxos de documentos físicos, necessidade de armazenar uma série de papéis, ter arquivos e de ter muitas planilhas em Excel.
Com relação à área de carga e descarga, tenha uma região específica para guardar caixas, pallets e outros equipamentos utilizados no carregamento/descarregamento dos caminhões. Evite deixá-los largados pela região. Assim, toda a equipe saberá onde buscar os materiais, ganhando tempo e produtividade.
Isso aumentará a sua produtividade, facilitará a comunicação, análise de dados e tomada de decisão.
Aplicando a metodologia Seiso
O senso de limpeza é fundamental para o aumento da vida útil das ferramentas utilizadas para serviços de manutenção, para a organização do armazém, estoque de peças de manutenção e também do veículo.
Um veículo limpo e organizado sofre menos desgaste, com maior vida útil.
O ambiente de carga e descarga limpo e organizado, por sua vez, permite que o processo seja realizado de maneira mais rápida, evita acidentes de trabalho e fornece uma melhor qualidade para os colaboradores.
Aplicando a metodologia Seiketsu
O senso de padronização serve para a manutenção dos equipamentos, padronizando as manutenções preventivas.
Padronize os processos, fluxos de documentos, locais de armazenamento de peças, equipamentos, carga/descarga, estacionamento dos veículos.
Além disso, crie uma rede de fornecedores padronizados, assim você conseguirá negociar melhores preços de combustível e manutenção dos veículos.
Outro ponto importante a ser padronizado são os veículos e motoristas. Veículos e motoristas são a imagem da empresa perante a sociedade e ter uma boa imagem é fundamental para a empresa. Assim, treine os motoristas para que eles tenham uma boa comunicação com os seus clientes, utilizem fardamento e equipamentos de proteção devidos.
Padronize as condutas de direção econômica e utilize sistemas de telemetria veicular para gerenciar o modo de condução de cada motorista, padronizando também a avaliação de desempenho deles através de um ranking de motoristas.
Mantenha os veículos com boa aparência, podendo até mesmo plotar a marca da empresa nos mesmos.
Aplicando a metodologia Shitsuke
O último S se refere ao padrão de comportamento de cada colaborador. Invista em treinamento para que todos os colaboradores estejam alinhados com a cultura da empresa e utilizem todo o seu potencial.
Desta forma, eles perceberão o valor que isso trará para a rotina deles e a melhoria das atividades.
É fundamental que os gestores, gerentes, diretores e todo o corpo administrativo da empresa também estejam engajados para que seja dada legitimidade às mudanças implementadas.
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